Po ponad 20 latach obowiązywania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe doczekaliśmy się nowych przepisów w tym zakresie. Weszły one w życie 17 listopada 2023 r. Nowe przepisy mają stanowić odpowiedź na współczesny postęp technologiczny, jak również odpowiadać znowelizowanym przepisom prawa pracy, np. w zakresie pracy zdalnej.

Stanowisko pracy według nowych przepisów

Zgodnie z poprzednio obowiązującymi przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973), przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmujące:

  • wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek,
  • wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball,
  • wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek.

Z kolei według nowych przepisów Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. poz. 2367), stanowisko pracy jest to przestrzeń pracy wraz z:

  • wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
  • krzesłem i stołem,
  • opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Zapewnienie przez pracodawcę szkieł kontaktowych

Ważny fragment

Do tej pory, pracodawca, zgodnie z przepisami, był obowiązany zapewnić pracownikom jedynie okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Nowe rozporządzenie rozszerza ten katalog, uwzględniając w nim obowiązek pracodawcy do zapewnienia pracownikowi w powyższym przypadku także szkieł kontaktowych. Zdaje się jednak, że jest to jedynie novum legislacyjne, gdyż praktyka już od dłuższego czasu wskazuje na to, że pracodawcy w swoich wewnętrznych dokumentach uwzględniają także zapewnienie pracownikom szkieł kontaktowych. Zasadność takiego rozwiązania była potwierdzana zarówno przez m.in. ówczesne Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, jak i przez Ministerstwo Finansów (gdyż prawidłowo przyznane świadczenia w postaci szkieł kontaktowych są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych oraz od składek ZUS).

Praca przy laptopie

Ustawodawca podjął także kwestię stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy. Przepisy rozporządzenia nie definiują w żaden sposób tego pojęcia, jednak wskazuje się, że dotyczy to m.in. laptopów. Zgodnie z tym, w przypadku, gdy pracownik pracuje przy laptopie co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno być wyposażone w:

  • stacjonarny monitor ekranowy lub
  • podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika,
  • oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.
Skorzystaj z naszych usług z zkaresu: Prawo pracy
Dowiedz się więcej

Skutki w kontekście pracy zdalnej

Zmiana rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe ma również kluczowe znaczenie w kontekście przygotowania stanowiska pracy zdalnej. Co prawda to nadal pracodawca odpowiada za realizację w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązków w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określonych w dziale dziesiątym Kodeksu pracy z uwzględnieniem ustawowego wyłączenia niektórych z tych obowiązków (dział dziesiąty Kodeksu pracy dotyczy bezpieczeństwa i higieny pracy). Wskazanemu wyłączeniu podlega m.in. obowiązek osoby kierującej pracownikami organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem, określony w art. 212 pkt 1 oraz pkt 4 Kodeksu pracy. Oznacza to, że to właśnie na pracownika wykonującego pracę zdalną przeniesiony został obowiązek organizacji swojego stanowiska pracy w miejscu przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą.

Ponadto, pracownik zdalny składa pracodawcy stosowne oświadczenia m.in. w zakresie:

  • potwierdzenia zorganizowania przez pracownika stanowiska pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz uwzględniając wymagania ergonomii oraz
  • zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązania się do ich przestrzegania.

Zgodnie z powyższym, pracodawca jest zobowiązany do opracowania, na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego, informacji zawierającej m.in.:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, jak również
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Powyższe informacje stanowią dla pracowników wskazówki odnośnie tego, jak stanowisko pracy zdalnej powinno wyglądać, aby czynić zadość wszelkim wymogom prawnym. Stąd też zmiana omawianych przepisów może skutkować koniecznością wprowadzenia pewnych modyfikacji w powyższej informacji dotyczącej BHP przekazywanej pracownikom zdalnym.

Dodatkowo pracodawca może skontrolować pracownika zdalnego w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

5-minutowa przerwa bez zmian

Kilka kluczowych kwestii wynikających z poprzedniego brzmienia rozporządzenia pozostaje niezmienionych. Mowa tu m.in. o co najmniej 5-minutowej przerwie przysługującej pracownikom po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego (wliczana do czasu pracy), czy o definicji pracownika, który jest uprawniony do korzystania z powyższej przerwy. W świetle nowych przepisów, pracownikiem nadal jest osoba zatrudniona przez pracodawcę, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (w tym także praktykant i stażysta).

Ile czasu mają pracodawcy na dostosowanie się do nowych wymogów?

Nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe weszły w życie 17 listopada 2023 r. Zgodnie z nimi, pracodawcy będą zobowiązani do dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Oznacza to, że pracodawcy (u których przed 17 listopada 2023 r. funkcjonowały już stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe) powinni mieć przygotowane stanowiska pracy według nowych regulacji już w okolicy połowy maja 2024 r.

Zamieszczamy link do zmian, które 17 listopada 2023 r. weszły w życie i zachęcamy Państwa do szczegółowej weryfikacji utworzonych w Państwa organizacjach stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, a także przeglądu wzorów dokumentów dotyczących BHP, w szczególności w pracy zdalnej: Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dziennikustaw.gov.pl)

Autorki: Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny, Partner, Karolina Karpińska, Junior Associate, Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach

Świadczymy usługi w zakresie Prawo pracy

Skontaktujemy się z Tobą w najbliższym dniu roboczym aby porozmawiać o Twoich potrzebach i dopasować do nich naszą ofertę.

Poproś o kontakt

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.