Praca zdalna i pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 to od dwóch lat wyrażenia niemal nierozłączne. Jaki jest status prawny „home office” obecnie i jakie są perspektywy na jego usankcjonowanie?

„Tatę z BBC”, Roberta Kelly’ego, profesora nauk politycznych, rozsławiły na cały świat jego dzieci, które weszły do pokoju, gdy ich tata wypowiadał się dla brytyjskiej telewizji na żywo, pracując z domu. Profesor robił wszystko, aby zachować powagę, mimo zabawnej i nieoczekiwanej sytuacji. Nagranie krążyło w mediach społecznościowych od 2017 roku, a drugą młodość przeżyło w roku 2020, kiedy wszystkim nam dane było spróbować pracy zdalnej, zwanej czasami home office.

Praca zdalna, telepraca – Kodeks pracy i „specustawa covidowa”

W polskim systemie prawnym, w związku z postępującą digitalizacją i rozwojem elektronicznych środków komunikowania się na odległość istnieje od dawna kilka pojęć na określenie pracy wykonywanej z domu. Mamy więc (póki co): telepracę (uregulowaną w kodeksie pracy, która z jakiegoś powodu zupełnie nie jest szeroko stosowana), mamy pracę zdalną, pracę online, home office, pracę z domu. Ale w rzeczywistości dopiero pandemia Covid-19 spowodowała, że wszyscy masowo zaczęliśmy pracować z domu, być na home office. Ten stan trwa nadal i w zasadzie nie wiemy, kiedy się skończy albo, jeśli się skończy, czy warunki świadczenia pracy nadal będą takie same, czy pracownicy będą chcieli wrócić na stałe do swoich klasycznych miejsc pracy.

W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów znajduje się projekt zmian do Kodeksu pracy i niektórych innych ustaw, który ma m. in. na stałe uregulować pracę zdalną. Stanowi on połączenie dwóch wcześniejszych projektów nowelizacji Kodeksu pracy. Praca zdalna ma zostać w końcu przyjęta jako rozwiązanie stałe. Projektodawcy podkreślają, że liczne postulaty w zakresie umożliwienia stronom stosunku pracy stosowania tej formy wykonywania pracy także po odwołaniu stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19 na obszarze Polski pochodziły zarówno od pracowników, jak i od organizacji pracodawców, które dostrzegły zalety tej formy wykonywania pracy. Ale nie o projekcie ustawy tutaj. Bardziej interesujące na tę chwilę jest, co mamy teraz?

Oprócz uregulowanej w Kodeksie pracy (i „nieużywanej”) telepracy, mamy pracę zdalną w celu przeciwdziałania Covid-19 podlegającą reżimowi specustawy covidowej (ustawa z 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid -19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych) oraz tzw. zwykłą pracę zdalną (na razie nieuregulowaną).

Ważny fragment

Pamiętajmy zatem, że praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 to nie to samo, co zwykła praca zdalna, z którą mamy jednak w praktyce do czynienia od lat.

Home office naszym zdaniem nie doczeka się regulacji i będzie nadal pojęciem stosowanym potocznie na oba powyższe rodzaje pracy świadczonej na odległość. Ale może ustawodawca nas zaskoczy?

Masz pytanie lub wątpliwość?

Nasz ekspert Jolanta Zarzecka-Sawicka jest do Twojej dyspozycji.

Praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 – warunki obecnie, brak zgody pracownika i regulamin pracy zdalnej

Obecnie w zasadzie wszyscy pracodawcy, powierzając wykonywanie pracy zdalnej, korzystają z jednego przepisu specustawy z 2 marca 2020r. (słynny art. 3). Jednak praca zdalna przewidziana specustawą ma charakter tymczasowy i może być polecona tylko w celu przeciwdziałania Covid-19. Zgodnie z art. 3, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu Covid-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Wykonywanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19 może zostać polecone, jeżeli: pracownik ma (i) umiejętności oraz (ii) możliwości techniczne oraz (iii) lokalowe do wykonywania takiej pracy i (iv) pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Więc jeżeli pracownik nie ma umiejętności, ani możliwości technicznych, ani lokalowych do wykonywania pracy zdalnej, to pracodawca nie może mu jej skutecznie polecić.

Tryb wdrożenia pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19

Wprowadzenie pracy w celu przeciwdziałania Covid-19 jest bardzo mało sformalizowane. Do jej wprowadzenia potrzebne jest w zasadzie jedynie odgórne polecenie pracodawcy. Forma polecenia może być dowolna – pisemna, mailowa, w intranecie, a nawet ustna. Nie ma tu wniosku pracownika ani wymogu konsultacji z przedstawicielami pracowników – nie ma konieczności uzgadniania warunków ani zawierania porozumienia.

Ważny fragment

Jednakże wysoce rekomendowane byłoby wprowadzenie odrębnego regulaminu pracy zdalnej (także bez konieczności konsultacji ze stroną społeczną), w którym uregulowane zostałyby warunki i okoliczności wykonywania takiej pracy.

Wydając proste polecenie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19, pracodawca mógłby wtedy odsyłać do przyjętych u siebie wewnętrznych regulacji, np. nakazując wykonywanie pracy w miejscowości, gdzie znajduje się siedziba zakładu pracy, zakazując świadczenia pracy poza granicami kraju (co jest szczególnie rekomendowane w świetle przepisów podatkowo-składkowych), określając wyraźnie zasady bhp, zasady dostępności pracownika w określonych godzinach, itd. Uczulamy, że gdyby pracodawca zdecydował jednak o wprowadzeniu pracy zdalnej do regulaminu pracy, a nie odrębnego regulaminu pracy zdalnej, wtedy musiałby przejść proces konsultacji i uzgodnień z organizacjami związkowymi funkcjonującymi u danego pracodawcy i odczekać dwutygodniowy okres od ogłoszenia do wejścia w życie.

Ponadto, na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Pracownik ma obowiązek sporządzać ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy (albo regulaminie pracy zdalnej, o którym mowa powyżej). Warto pamiętać, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19 oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma obowiązek zapewnić pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Sprawy, o których tutaj mowa także warto uregulować w odpowiednim regulaminie pracy zdalnej.

Pracownik wykonujący pracę zdalną w tym trybie nie jest zobowiązany pracować z domu, może ją wykonywać w zasadzie z dowolnego miejsca, przy zachowaniu warunków, o których mowa wyżej oraz przestrzegając zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Skorzystaj z naszych usług w zakresie: Kancelaria prawna
Dowiedz się więcej

Odwołanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19

Praca zdalna musi zostać zniesiona w zakładzie pracy przez pracodawcę najpóźniej po upływie 3 miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Ustawodawca do zniesienia odwołania pracy zdalnej także nie przewidział żadnej specjalnej formy ani dokonywania uzgodnień z przedstawicielami pracowników.

CZYTAJ: Praca zdalna a COVID-19. Dokąd zmierzamy? Projekt nowelizacji Kodeksu pracy. Część II

Pamiętajmy!

Praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 to nie to samo, co równolegle do niej stosowana i znana przed wprowadzeniem specustawy zwykła praca zdalna (nazywana też potocznie home office), nadal nigdzie nieuregulowana. Ale o tym w części drugiej naszej serii o pracy zdalnej.

Masz pytania? Skontaktuj się!

Porozmawiajmy o Twoich wyzwaniach

Świadczymy usługi w zakresie Kancelaria prawna

Skontaktujmy się z Tobą w najbliższym dniu roboczym aby porozmawiać o Twoich potrzebach i dopasować do nich naszą ofertę.

Poproś o kontakt

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.