Szczególną uwagę powinni zwrócić tutaj przedsiębiorcy działający w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), którzy chcą przekształcić się w spółkę.
UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku
Nowy NIP dla spółki przekształconej
Tradycyjnie proces przekształcenia przedsiębiorstwa jest procesem dość przyjaznym, choć niepozbawionym formalności. W procesie zmiany formy prawnej spółki co do zasady nie dochodzi do zmiany Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP). Niemniej w jednym przypadku – przy przekształceniu osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarcza w spółkę – spółka powstała z przekształcenia przedsiębiorcy otrzymuje nowy NIP.
Jedno przekształcenie, wiele czynności
Fakt ten wymusza dokonanie w niedługim czasie po wpisie przekształcenia szeregu czynności, które trzeba odpowiednio zaplanować:
- Spółka przekształcona numer NIP otrzymuje w ramach procedury tzw. jednego okienka. To oznacza, że nie jest składany osobny wniosek do urzędu skarbowego, lecz przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, nadawany jest NIP w ciągu kilku godzin po wpisie spółki, która dostaje o tym informację po ujawnieniu NIP w odpisie aktualnym KRS. W zdecydowanej większości przypadków spółki otrzymują NIP tego samego dnia, lecz niekiedy, w szczególności gdy wpis spółki przekształconej odbywa się z końcem dnia, nastąpi do dnia następnego. Do rzadkości należą sytuacje, gdy okres oczekiwania jest dłuższy, a w przeszłości miało to miejsce wyłącznie w sytuacji awarii systemów informatycznych sądu lub CRP.
- Bez względu na to, czy spółka przekształcona będzie posiadała NIP w dniu przekształcenia czy później, należy pamiętać o dokonaniu rejestracji spółki za pomocą formularza VAT-R w rejestrze podatników VAT w dniu przekształcenia.
- Dodatkowo należy zadbać o porządki na liście tzw. białych podatników, to znaczy jak najszybsze odwzorowanie, iż spółka przekształcona posługuje się rachunkami bankowymi przekształconego przedsiębiorcy, który powinien dokonać wykreślenia z rejestru podatników VAT na formularzu VAT-Z.
Wbrew pozorom, mimo – wydawać by się mogło – krótkiej listy działań, wszystkie te czynności wymagają dużej uwagi i rzetelności w pilnowaniu terminów ze strony przedsiębiorcy i spółki, tak, aby zagwarantować ciągłość działalności.
Oprócz standardowych do tej pory czynności przy przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę, swoją cegiełkę dokłada również KSeF.
Przekształcenie a KSeF
Przed przekształceniem, przedsiębiorca będzie posiadał przepisane do siebie w sposób automatyczny, uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Warto zwrócić uwagę, iż identyfikacja podatnika w KSeF odbywa się w oparciu o numer NIP przedsiębiorcy. Zatem fakt przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę, a co za tym idzie zmiany NIP, będzie wiązał się w koniecznością ponownego przejścia przez proces nadawania uprawnień i doboru formy uwierzytelnienia w KSeF.
Spółka niezwłocznie po przekształceniu będzie zobowiązana do złożenia zawiadomienia o nadaniu uprawnień w KSeF za pomocą formularza ZAW-FA w formie papierowej, gdyż wcześniejsze możliwości uwierzytelnienia były powiązane z NIP przedsiębiorcy. Następnie będzie zobowiązana do doboru formy uwierzytelniania w KSeF co istotne wystąpi konieczność ponownego wyrobienia tokenu lub pieczęci elektronicznej, które są generowane dla konkretnego numeru NIP podatnika.
Należy zatem założyć, że powyższe działania muszą nastąpić bezpośrednio po uzyskaniu NIP dla spółki przekształconej i zarejestrowaniu jej w rejestrze podatników VAT czynnych.
W przypadku przekształcenia JDG w spółkę wszystkie czynności będą wymagały określonego czasu, zanim przywrócona zostanie zdolność fakturowania w systemie KSeF.
Biorąc pod uwagę fakt, iż od 1 lipca 2024 r. KSeF będzie jedynym sposobem wystawiana faktur dla większości podatników VAT w Polsce warto rozważyć przekształcenie wcześniej, aby zminimalizować i tak sporą liczbę czynności do wykonania zaraz po wpisie przekształcenia, co już obecnie wiąże się z pewną dozą stresu i niepewności po stronie przedsiębiorców oraz ich służb księgowych.
Warto nie dokładać zatem niepewności związanej z terminowym wystawianiem faktur w momencie przekształcenia, gdyż niewystawienie e-faktury w terminie rodzić będzie sankcje w postaci kar pieniężnych od 1 stycznia 2025 r.. Nie rekomendujemy odkładać tej decyzji na później i warto rozpocząć korzystanie z KSeF w docelowej formie prawnej.
Zmieniając formę prawną przed wejściem w życie przepisów o KSeF przedsiębiorcy mogą uniknąć niepotrzebnej kumulacji zobowiązań, z których należy się wywiązać bezpośrednio po przekształceniu. W określonych przypadkach może się to wiązać z kilkoma dniami bez możliwości wystawiania e-faktur.
Czytaj więcej: Jak przekształcić przedsiębiorcę w spółkę?
WSPÓŁAUTOR: Krzysztof Selwesiuk, Asystent, Zespół Kancelarii Prawnej Grant Thornton
