Zarząd w spółce z o.o. – ponad 20 pytań i odpowiedzi

6. Z jakim momentem powołanie i odwołanie nowego członka zarządu staje się skuteczne?

Zarówno powołanie jak i odwołanie członka zarządu wywołuje skutek w chwili podjęcia odpowiedniej uchwały zgromadzenia wspólników albo z chwilą wskazaną w treści uchwały (np. powołanie w określonym terminie). Wpis zmian w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że jedynie potwierdza fakt powołania bądź odwołania członka zarządu, a powołany członek zarządu może pełnić swoje funkcje jeszcze przed wpisem zmian do KRS.

Należy również zaznaczyć, że aktualizacja danych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jest przy tym obowiązkowa, a wniosek w tym zakresie powinien być złożony w ciągu 7 dni od zmiany.

Ponadto, w zależności od struktury własnościowej spółki bądź grupy spółek, niezbędne może się okazać również ujawnienie bądź aktualizacja danych członka zarządu spółki jako beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych w ciągu 14 dni roboczych od powołania czy też odwołania członka zarządu, nie od dnia rejestracji zmiany w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

7. Kiedy wygasa mandat członka zarządu spółki z o.o.?

Mandat członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wygasa wskutek jego śmierci, rezygnacji lub odwołania ze składu zarządu, a także wskutek upływu okresu, na jaki członek zarządu został powołany. Mandat wygasa wtedy wraz z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, przy czym co do zasady jest to sprawozdanie za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji, jeśli natomiast okres powołania członka zarządu jest dłuższy niż rok, jest to sprawozdanie za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji. Co ważne, ustawodawca pozostawia przestrzeń do odmiennego uregulowania wskazanej kwestii w umowie spółki.

Mając na uwadze powyższe, warto podkreślić, że w sytuacji, gdy członkowie zarządu powoływani są na wspólną kadencję, ich mandaty co do zasady wygasają w tym samym momencie, nawet jeśli któryś z nich został powołany później. Istnieje jednak możliwość wprowadzenia odmiennych regulacji w umowie spółki.

Niezależnie od momentu wygaśnięcia mandatu członka zarządu, zasadniczo może on być w każdej chwili odwołany z pełnienia funkcji przez uprawnione do tego osoby albo organy, jak również może zrezygnować.

8. W jaki sposób odwołuje się członków zarządu spółki z o.o.?

Co do zasady członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być odwołany z funkcji na mocy uchwały wspólników, przy czym umowa spółki może uregulować kwestię odwoływania członków zarządu w dowolny sposób. Odwołanie nie powoduje jednocześnie wygaśnięcia stosunków i roszczeń przysługujących członkowi zarządu z innego tytułu, na mocy którego jest powiązany ze spółką, np. umowy o pracę. Uchwała odwołująca członka zarządu może zostać podjęta w każdym czasie oraz z dowolnych powodów, pod warunkiem, że umowa spółki nie przewiduje ograniczeń w tym zakresie. Jeśli członka zarządu łączy ze spółką dodatkowa umowa np. umowa o pracę, zlecenie itp., a osoba ta definitywnie rozstaje się spółką, należy zadbać o rozwiązanie tych umów, niezależnie od odwołania członka z pełnionej w zarządzie funkcji.

9. Czy członek zarządu spółki z o.o. może otrzymywać wynagrodzenie?

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie funkcji. Wysokość wynagrodzenia, a także wysokość innych świadczeń, może być ustalona uchwałą wspólników lub inny określony umową spółki sposób. Dodatkowo, członkowie zarządu mogą być wynagradzani na podstawie umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie, kontrakt menedżerski itp.).

KSH nie zawiera przepisu, z którego wynikałby obowiązek wynagradzania członka zarządu. Jednak mając na uwadze obowiązujące przepisy podatkowe, nieekwiwalentne świadczenie usług na rzecz spółki przez członka zarządu może wywołać skutki podatkowe względem spółki. W określonych przypadkach może bowiem powstać po stronie spółki przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Sytuacja taka ma miejsce przede wszystkim, gdy członek zarządu nie pobiera wynagrodzenia z tytułu żadnej innej funkcji pełnionej w spółce bądź w grupie spółek lub nie jest wspólnikiem. Oznacza to, że członek zarządu spółki niepobierający wynagrodzenia z tytułu pełnionej funkcji, natomiast wynagradzany w ramach jednoczesnego pełnienia funkcji m.in. wspólnika spółki bądź członka zarządu spółki matki, co do zasady nie będzie generował przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Należy pyzy tym podkreślić, że każdą sytuację należy rozpatrywać indywidualnie a powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia będzie ściśle uzależnione od konkretnego stanu faktycznego.

10. Na jakich podstawach członek zarządu spółki z o.o. może otrzymywać wynagrodzenie?

Wybierając rodzaj stosunku prawnego, który ma łączyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i członka zarządu, warto wziąć pod uwagę cele spółki, potencjalne konsekwencje prawne i podatkowe dla obu stron nawiązywanego stosunku. Wynagrodzenie może być wypłacane członkowi zarządu na podstawie podjętej uchwały zgromadzenia wspólników powołującej do pełnienia funkcji członka zarządu. Poza wynagrodzeniem z powołania, członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia, kontraktu menadżerskiego czy też umowy B2B. Ponadto możliwe jest również nawiązanie stosunku pracy z członkiem zarządu w drodze zawarcia umowy o pracę regulowaną przez Kodeks Pracy.

Wśród wskazanych powyżej rodzajów stosunków prawnych najmniej uregulowanym jest wypłacanie wynagrodzenia na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, co wiąże się z większą dowolnością w kształtowaniu stosunku prawnego, natomiast nie daje takiego zabezpieczenia od strony prawnej, jak szczegółowo uregulowana umowa o pracę. Wybór formuły między wynagrodzeniem z powołania, umową o pracę i umowami cywilnoprawnymi uzależniony jest przede wszystkim od całokształtu relacji i oczekiwań stron i powinien być dostosowany indywidualnie, a pod uwagę należy brać m.in. takie elementy jak: poziom szczegółowości uregulowań i towarzyszący temu poziom elastyczności, warunki jakie należy spełnić by móc stać się stroną umowy takie jak odpowiednie wykształcenie czy status przedsiębiorcy, opodatkowanie i oskładkowanie, rozkład ciężaru odpowiedzialności za dopełnianie obowiązków prawno-podatkowych i konsekwencji za ich niedopełnienie, a także przepisy prawne jakim dany stosunek prawny podlega.

11. Jaki jest zakres uprawnień członka zarządu spółki z o.o.?

Z mocy ustawy członek zarządu jest uprawniony do prowadzenia wewnętrznych spraw spółki i jej reprezentowania na zewnątrz we wszystkich czynnościach sądowych i pozasądowych, a wszelkie ograniczenia w tym zakresie nie są skuteczne wobec osób trzecich. W stosunkach wewnętrznych pomiędzy spółką a członkiem zarządu zakres uprawnień członka zarządu może być jednak uregulowany w sposób bardziej szczegółowy.

W zakresie kompetencji zarządu pozostają co do zasady wszelkie sprawy, niezastrzeżone przepisami prawa dla innych organów spółki. W przypadku powzięcia wątpliwości, któremu z organów spółki przysługuje realizacja danego zadania bądź uprawnienia, a nie istnieją regulacje w przedmiotowym zakresie, przyjmuje się, że będzie ono należeć do kompetencji zarządu. Niezależnie od wskazanej zasady, regulacje KSH w niektórych przypadkach jednoznacznie wskazują obowiązki i uprawnienia, które należą wyłącznie do kompetencji zarządu, np. kompetencję do:

• zwołania zgromadzenia wspólników;
• wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników;
• wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały wspólników sprzecznej z ustawą.

12. Jaki jest zakres obowiązków członka zarządu spółki z o.o.?

Najważniejszym obowiązkiem członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest prowadzenie jej spraw. W praktyce oznacza to, że członkowie zarządu zajmują się całą bieżącą działalnością spółki, za którą nie odpowiadają inne organy. Wśród obowiązków korporacyjnych członków zarządu można wskazać m.in. na:

• obowiązek wypełniania corocznych obowiązków sprawozdawczych, związanych ze składaniem sprawozdań finansowych i wymaganych przepisami prawa uchwał do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
• obowiązek prowadzenia księgi udziałów i księgi protokołów,
• obowiązek składania sądowi rejestrowemu aktualnej listy wspólników każdorazowo, w przypadku zmiany w tym zakresie,
• obowiązek udzielania biegłemu rewidentowi żądanych wyjaśnień,
• obowiązek składania przez zarząd, na żądanie rady nadzorczej, sprawozdań i wyjaśnień.

13. W jaki sposób członkowie zarządu reprezentują spółkę z o.o.?

W przypadku zarządu jednoosobowego członek zarządu reprezentuje spółkę samodzielnie. Natomiast w przypadku zarządu wieloosobowego, sposób reprezentacji powinien być określony w umowie spółki. Jeśli umowa spółki nie określa sposobu reprezentacji, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu z prokurentem. Jeżeli jednak to spółce składane są oświadczenia, wówczas wystarczające jest dokonanie ich wobec jednej osoby – członka zarządu lub prokurenta.

14. Jak podejmowane są uchwały zarządu spółki z o.o.?

Uchwały zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą być podejmowane:

• na posiedzeniu zarządu, ale także
• w trybie pisemnym,
• przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub
• na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu,

chyba że umowa spółki stanowi inaczej co do sposobów podejmowania uchwał.

Uchwały podjęte na posiedzeniu zarządu są ważne, jeśli wszyscy członkowie zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu.

Uchwały zarządu zapadają co do zasady bezwzględną większością głosów.

Przy podejmowaniu uchwał należy pamiętać o zachowaniu obowiązku protokołowania uchwał, wynikającego z art. 208¹ KSH. Ponadto zachować ostrożność, ponieważ niektóre uchwały wymagają zachowania dodatkowych warunków, przewidzianych w KSH.

15. Czy możliwe jest zdalne podjęcie uchwał zarządu spółki z o.o.?

KSH przewiduje możliwość podjęcia uchwały zarządu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, uzależniając tę możliwość od braku przeciwwskazań wynikających z umowy spółki.

16. Kto w spółce z o.o. może powołać oraz odwołać prokurenta?

W przypadku braku innych ustaleń wynikających z umowy spółki, prokurenta co do zasady powołuje zarząd spółki w drodze  uchwały, podpisanej przez wszystkich członków zarządu i odpowiednio zaprotokołowanej. Prokurent zaczyna pełnić swoją funkcję w dniu podjęcia decyzji albo z dniem wskazanym w uchwale. Następnie niezbędne jest zgłoszenie prokurenta w ciągu 7 dni elektronicznym wnioskiem złożonym w Portalu Rejestrów Sądowych, celem ujawnienia zmiany w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis ma deklaratywny charakter, co oznacza że prokurent może pełnić funkcję jeszcze przed wpisem do rejestru.

Z kolei w braku innych ustaleń w umowie spółki, prokurenta co do zasady odwołać może jeden z członków zarządu w drodze oświadczenia. Tak jak w przypadku powołania, również przy odwołaniu prokurenta, jest ono skuteczne z datą wskazaną w oświadczeniu o odwołaniu prokurenta. Zarejestrowanie zmiany w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma jedynie charakter deklaratoryjny.

W przypadku gdy prokurent pełni funkcję w spółce również na podstawie umowy zawartej ze spółką, w tym  umowy o pracę, umowa ta będzie wymagać odrębnego wypowiedzenia. Odwołanie z funkcji w przypadku umowy o pracę nie będzie się równało wypowiedzeniu umowy o pracę. Podobnie, jeśli prokurent wykonuje swoje obowiązki na podstawie innych umów o cywilnoprawnym charakterze.

17. W jaki sposób członkowie zarządu spółki z o.o. mogą powołać prokurenta?

Prokura to rodzaj pełnomocnictwa, którego może udzielić przedsiębiorca posiadający wpis do rejestru, w tym spółka z o.o., prowadząca działalność gospodarczą. Członkowie zarządu nie zawsze mają możliwość osobiście dokonywać wszystkich czynności prawnych, w szczególności, kiedy na stałe przebywają poza siedzibą spółki. Prokurent  w takich sytuacjach wspiera zarząd w prowadzonej działalności gospodarczej poprzez jej reprezentację. Prokurentem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Powołanie prokurenta, jako czynność wywierająca istotny wpływ na działanie spółki, wymaga zgody wszystkich członków zarządu, przy czym późniejszego odwołania prokury każdy z członków zarządu może dokonać już samodzielnie.

Uchwałę taką można podjąć w trybie przewidzianym dla podejmowania uchwał zarządu.

18. Jakie są wyjątki od zasady reprezentacji?

Członkowie zarządu działając w imieniu spółki, mają obowiązek dbać o jej interesy, jednakże zdarzają się sytuacje, gdy interes spółki stoi w sprzeczności z interesem członka zarządu. W takich przypadkach ustawodawca przewidział rozwiązanie polegające na reprezentacji spółki przez radę nadzorczą albo też pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników, co pozwala ochronić interesy spółki.

Zgodnie z art. 210 §  1 KSH, w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Skutkiem zawarcia umowy z pominięciem wskazanego przepisu jest nieważność czynności prawnej (może to dotyczyć np. umowy o pracę albo kontraktu zawartą pomiędzy członkiem zarządu, a reprezentowaną przez niego spółką). Podpisanie umowy przez innego członka zarządu, uprawnionego do reprezentacji, niczego nie zmienia w tej sytuacji, bo nadal konieczne jest działanie w specjalnym, przewidzianym w ustawie trybie.

Należy także zwrócić uwagę na pewną sytuację szczególną – gdy jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, każda czynność między nim a spółką musi mieć formę aktu notarialnego, z wyjątkiem czynności dokonywanych przy wykorzystaniu wzorca z systemu teleinformatycznego.

Co więcej, na gruncie art. 15 § 1 KSH , zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej. Zgodnie z art. 15 § 2 KSH zawarcie takiej umowy przez spółkę zależną z członkiem zarządu, (prokurentem lub likwidatorem) spółki dominującej wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia spółki dominującej.

Czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej.

19. Czy członek zarządu spółki z o.o. może prowadzić działalność konkurencyjną wobec spółki?

Zgodnie z art. 211 § 1 KSH, członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może prowadzić działalność konkurencyjną wobec niej tylko pod warunkiem, że organ spółki, który jest uprawniony do powołania zarządu, wyraził na to zgodę. Co do zasady zakazane jest więc nie tylko prowadzenie konkurencyjnej działalności, ale także uczestnictwo w konkurencyjnej spółce cywilnej, osobowej lub kapitałowej, czy też innej konkurencyjnej osobie prawnej (jako członek organu), a nawet udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej, jeśli posiada w niej co najmniej 10% udziałów lub akcji albo prawo do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

20. Odpowiedzialność członka zarządu? kiedy i za co członek zarządu odpowiada

Z uwagi na to, że członek zarządu ma obowiązek działać w interesie spółki i dokładać przy tym należytej staranności, jeśli spółce zostanie wyrządzona szkoda, odpowiada on za nią jeśli:

• istnieje związek przyczynowo-skutkowy między działaniem lub zaniechaniem członka zarządu a powstałą szkodą,
• działanie członka zarządu było sprzeczne z prawem lub umową spółki,
• działanie członka zarządu było zawinione.

Odpowiedzialność przewidziana przez ustawodawcę za spowodowanie szkody może oprócz konsekwencji prawnocywilnych nieść za sobą także konsekwencje prawnokarne. Kodeks karny w artykule 296 stanowi, że wyrządzenie znacznej szkody majątkowej spółce z o.o., a nawet samo sprowadzenie bezpośredniego niebezpieczeństwa jej wyrządzenia, przy spełnieniu określonych w tym przepisie warunków, jest zagrożone karą pozbawienia wolności nawet do lat 10.

Zgodnie z art. 299 § 1 KSH, członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są odpowiedzialni za zobowiązania spółki, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Członkowie zarządu odpowiadają za niespłacone zobowiązania solidarnie, całym swoim majątkiem. W orzecznictwie i doktrynie przyjęto, że członek zarządu nie ponosi odpowiedzialności przedstawionej wskazanym przepisem za zobowiązania spółki, które nie istniały w czasie sprawowania przez niego mandatu. Nie będzie on zatem odpowiadać za długi spółki powstałe po odwołaniu z pełnienia funkcji członka zarządu.

Zgodnie z art. 293 § 1 KSH członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu spółki, chyba że nie ponoszą winy. Jak wskazuje art. 293 § 3, członek zarządu nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.

Należy mieć również na uwadze, że składając rezygnację z pełnienia funkcji, członek zarządu odpowiada za zobowiązania, gdy nadal funkcjonuje w zarządzie spółki. Należy mieć zatem na uwadze faktyczne pełnienie przez niego obowiązków. Zakresem odpowiedzialności objęte są zatem wszelkie zobowiązania spółki istniejące w czasie, kiedy członek zarządu pełnił funkcję, za które spółka nie dokonała spłaty;

Zgodnie z art. 116 § 2 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność w zakresie zobowiązań publicznoprawnych, w tym podatkowych i z tytułu składek do ZUS powstałych w czasie pełnienia przez nich obowiązków.

Ponadto członkowie zarządu będą ponosić odpowiedzialność również za inne obowiązki wynikające ze specyfiki branży, w której działa spółka, należy w tym zakresie zweryfikować treść aktów prawnych regulujących daną dziedzinę aktywności gospodarczej.

Członkowie zarządu mogą również ponosić konsekwencje na gruncie prawa karnego za działania i zaniechania. Zgodnie z art. 586 KSH, członek zarządu, który nie zgłasza wniosku o upadłość spółki pomimo zaistnienia ku temu podstaw, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jak wskazuje art. 18 par. 2 KSH popełnienie niektórych przestępstw z Kodeksu karnego lub KSH może wiązać się z zakazem pełnienia funkcji członka zarządu. Ponadto sąd może orzec grzywnę, karę ograniczenia lub pozbawienia wolności. Odpowiedzialność karna może wynikać z naruszenia m.in.:

• Przepisów karnych KSH
• Naruszenia przeciwko prawom pracowniczym
• Przestępstw karno-skarbowych, naruszenia norm z zakresu finansów i rachunkowości
• Przestępstw przeciwko obrotowi gospodarczemu
• a także innym, takim jak: oszustwo, przestępstwa przeciwko dokumentom, poświadczenie nieprawdy, fałsz intelektualny.

21. Czy członek zarządu może odpowiadać za zobowiązania spółki z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością co do zasady jest samodzielnym bytem, osobą prawną o majątku odrębnym od majątków swoich wspólników czy członków organów, którzy co do zasady nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki z o.o. Zdarzają się jednakże sytuacje, w których za zobowiązania spółki, z racji pełnionej przez siebie funkcji, odpowiadać mogą członkowie zarządu. Taką sytuacją jest niezaspokojenie wierzyciela z egzekucji prowadzonej z majątku spółki, jeśli okazała się ona bezskuteczna, chyba, że członek zarządu w odpowiednim czasie złoży właściwy wniosek o ogłoszenie upadłości, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego itp. Należy jednak pamiętać, że zachowanie przez członka zarządu należytej staranności, w tym szczególnie bieżące monitorowanie stanu finansów i zobowiązań spółki pod kątem wystąpienia przesłanek upadłościowych i przy ich wystąpieniu złożenie stosownego wniosku o ogłoszenie upadłości, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego czy zatwierdzenie układu, może uchronić członka zarządu przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki.

22. Czy członek zarządu może odpowiadać za zaległości podatkowe spółki z o.o.?

Członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może odpowiadać za zaległości podatkowe spółki. Powstanie takiej odpowiedzialności ma swoje źródło w przepisach Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą jeśli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma zaległości podatkowe, a egzekucja z jej majątku okazała się częściowo lub całkowicie bezskuteczna, członek zarządu odpowiada swoim całym majątkiem, jeśli:

1. nie wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub też zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne,
2. nie wykaże, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nie było z jego winy oraz

• nie wskazał majątku spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych w znacznej części.

Nadal jednak członek zarządu ponosi odpowiedzialność tylko za zaległości podatkowe z tytułu zobowiązań, których termin płatności upływał w czasie pełnienia przez niego obowiązków członka zarządu.

23. Czy członek zarządu odpowiada za treść sprawozdania finansowego spółki z o.o. oraz za niezłożenie go w terminie?

Zgodnie z przepisem art. 4a ustawy o rachunkowości, za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, którym w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest członek zarządu (gdy organ ten jest jednoosobowy) lub też członkowie zarządu w przypadku zarządu wieloosobowego, oraz organ nadzorczy, jeżeli został ustanowiony. W związku z tym członkowie zarządu odpowiadają za szkody, które powstaną w wyniku ich działania lub zaniechania, jeśli są one naruszeniem obowiązku zapewnienia zgodności sprawozdania finansowego z ustawą, a odpowiedzialność ta jest solidarna. Zgodnie z art. 77 Ustawy rachunkowości niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w nim nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

W przypadku niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie, sąd rejestrowy może wszcząć względem spółki postępowanie przymuszające i wezwać spółkę do złożenia dokumentów finansowych. W razie braku złożenia dokumentów przez spółkę w ciągu 7 dni od wezwania, sąd może następnie nałożyć karę finansową, która może być ponawiana, a jej ogólna suma nie może przewyższać miliona złotych. Sąd może również wszcząć postępowanie o rozwiązanie spółki bez prowadzenia postępowania finansowego jeżeli mimo wezwania, sprawozdanie finansowe nie zostało złożone za kolejne dwa lata. Co do zasady odpowiedzialność za  prowadzenie spraw spółki spoczywa na członkach zarządu. Niedopilnowanie terminowego złożenia dokumentów finansowych i wynikające z tego konsekwencje mogą zatem rodzić wewnętrzną odpowiedzialność członków zarządu względem spółki oraz wywierać negatywny wpływ na wizerunek spółki.

24. Czy członek zarządu  spółki z .o.o. ma obowiązek posiadania podpisu elektronicznego?

Polski ustawodawca nie ustanawia wprost obowiązku posiadania podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego przez członka zarządu, jednakże pozyskanie go może okazać się niezbędne dla wypełnienia obowiązków przewidzianych obowiązującymi przepisami.

Przykładowo, zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, natomiast na podstawie art. 52 sprawozdanie powinno być podpisane przez zarząd spółki, w przypadku zarządu wieloosobowego – przez wszystkich jego członków, bądź przez co najmniej jednego członka zarządu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Z powyższych zapisów wynika, że aby sprawozdanie finansowe spełniało wszystkie wymogi, przynajmniej jeden członek zarządu powinien posiadać jeden z powyżej wskazanych podpisów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku niektórych deklaracji podatkowych.

Ponadto zgodnie z Ustawą AML, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązane są do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji. Zgłosić informacje do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych można jedynie drogą elektroniczną, a zgłaszającym jest członek bądź członkowie zarządu w zależności od zasad reprezentacji. Zatem posiadanie jednej ze wskazanych form podpisu elektronicznego przez co najmniej jednego Członka Zarządu przy samodzielnej reprezentacji oraz przez co najmniej dwóch Członków Zarządu przy reprezentacji łącznej jest niezbędne dla wypełnienia wyżej wskazanych obowiązków ustawowych.

Jednym z elementów postępującego procesu elektronizacji obiegu dokumentów w Polsce jest wejście w życie Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa o e-Doręczeniach przewiduje obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń dla spółek zarejestrowanych w KRS przed dniem 10 grudnia 2023 w terminie do 10 marca 2023 r. Realizacja tego obowiązku przez spółki wiąże się z obowiązkiem wyznaczenia administratora skrzynki do e-Doręczeń. Administratorem może być dowolna osoba, jednak najbardziej intuicyjnym wyborem jest wskazanie jednego z członków zarządu spółki. Osoby pełniące funkcję administratora skrzynki do e-Doręczeń wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego.

Niezależnie od wymogów przewidzianych przepisami prawa, posiadanie możliwości elektronicznego podpisu dokumentów jest rozwiązaniem bardzo praktycznym i rekomendowanym.

Należy przy tym również zaznaczyć, że dla pozyskania zarówno podpisu zaufanego, jak i osobistego, niezbędne jest posiadanie numeru PESEL. Kwalifikowany podpis elektroniczny można z kolei pozyskać na bazie numeru PESEL bądź alternatywnie, dla członków zarządu nieposiadających numeru PESEL, na bazie dokumentu identyfikującego członka zarządu rozpoznawanego międzynarodowo, takiego jak ważny paszport.

Współautorzy: Magdalena Wołczek, Junior Associate i Łukasz Wojdanowicz, Senior Associate w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton