Ważne: Obowiązek dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG od 1 października 2026 r.
Ważny fragment
Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie również przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., którzy nie zostali objęci tym obowiązkiem wcześniej. Przedsiębiorcy powinni utworzyć i aktywować adres do e-Doręczeń najpóźniej do 30 września 2026 r.
Nie warto odkładać tego na ostatni moment, ponieważ aktywacja adresu wymaga przejścia procedury weryfikacyjnej, a brak aktywnego adresu do e-Doręczeń po upływie ustawowego terminu może utrudniać komunikację z organami administracji publicznej oraz realizację obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca może złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń online za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Po pozytywnej weryfikacji adres zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a przedsiębiorca uzyska dostęp do skrzynki do odbierania i wysyłania korespondencji elektronicznej z podmiotami publicznymi.
Skutki braku adresu do e-Doręczeń 1 stycznia 2026 r.
Choć obecnie brak adresu do e‑Doręczeń nie wiąże się z żadnymi sankcjami, formalny obowiązek posiadania skrzynki przez podmioty niepubliczne pozostaje w mocy od 1 kwietnia 2025r.
Od początku 2026 r. podmioty publiczne doręczają korespondencję wyłącznie w formie elektronicznej – także do spółek, które nie zarejestrowały skrzynki. W takich przypadkach zastosowanie może znaleźć tzw. powszechna usługa hybrydowa – dokument nadany w formie elektronicznej przez instytucję publiczną trafia do operatora wyznaczonego (obecnie Poczty Polskiej), gdzie zostaje przekształcony w tradycyjny list papierowy. List zostanie następnie wydrukowany, zakopertowany i doręczony adresatowi w sposób analogiczny do klasycznej przesyłki pocztowej.
Powszechna usługa hybrydowa pozostaje jednak rozwiązaniem budzącym wątpliwości w zakresie bezpieczeństwa, kosztów, efektywności oraz zgodności z ideą pełnej cyfryzacji administracji. W związku z tym warto rozważyć założenie własnej skrzynki do e‑Doręczeń, która jako jedyna zapewni zachowanie bezpośredniości w komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi.
Gogole news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Jeżeli w strukturach spółki choć jedna osoba uprawniona do jej reprezentacji posiada numer PESEL oraz profil zaufany, proces tworzenia skrzynki jest stosunkowo prosty.
Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku przez profil zaufany osoby reprezentującej spółkę. Po jego rozpatrzeniu przez Ministerstwo Cyfryzacji koniecznym jest dokonanie aktywacji skrzynki, którą następnie można skonfigurować dostosowując jej ustawienia odpowiednio do swoich potrzeb, np. zmienić administratora, dodać innych użytkowników skrzynki. Co istotne, wszystkie osoby uprawnione do korzystania ze skrzynki e-doręczeń muszą posiadać numer PESEL.
W razie braku numeru PESEL oraz profilu zaufanego osób upoważnionych do reprezentacji spółki, skrzynkę można założyć udzielając odpowiedniego pełnomocnictwa osobie je posiadającej. Pełnomocnictwo to musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Elementem koniecznym podczas składania skrzynki do e-Doręczeń jest ustanowienie administratora – osoby ze spółki (może, lecz nie musi być to osoba uprawniona do reprezentacji spółki), która będzie odpowiedzialna za dalszą konfigurację skrzynki, zarządzanie użytkownikami oraz nadzór nad jej działaniem. Administrator musi posiadać numer PESEL oraz profil zaufany. Jeżeli wyznaczona osoba jest cudzoziemcem, wymagane będzie także posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, niezbędnego do założenia profilu zaufanego.
Jak możemy pomóc w implementacji e-Doręczeń w Państwa firmie?
Świadczymy kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia e-Doręczeń. Chętnie wesprzemy Państwa w zarówno w uzyskaniu numerów PESEL, jak i kwalifikowanych podpisów elektronicznych, złożymy w imieniu spółki wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń, przygotowując wcześniej odpowiednie pełnomocnictwo, a także wesprzemy Państwa w założeniu profilu zaufanego, oraz na etapie aktywacji i konfiguracji skrzynki podczas spotkania online.
Jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób możemy wesprzeć Państwa firmę w zakresie założenia skrzynki do e-Doręczeń oraz powiązanych z tym obowiązkach, z przyjemnością omówimy szczegóły w dogodnym dla Państwa terminie.
AUTORKA: Katarzyna Mazanowska, Associate, Zespół Korporacyjnego Doradztwa Prawnego, Kancelaria Prawna
Czytaj więcej: Upływa termin na założenie skrzynki e-Doręczeń – co musisz zrobić przed 1 kwietnia 2025?