Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) ?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur w formacie XML. Stosowany jest on również do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez sam system KSeF oraz weryfikowania zgodności faktur z określonym wzorem. System służy również do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Obligatoryjne stosowanie systemu spowoduje ujednolicenie sposobu fakturowania.
-
Kto obowiązkowo musi korzystać z KSeF?
KSeF obejmie wszystkich podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Docelowo KSeF ma być stosowany przez wszystkich podatników, bez względu na wielkość przedsiębiorstwa.
-
Od kiedy można korzystać z KSeF?
Wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur w KSeF z dniem 1 lutego 2026 r. Fazowanie przewidziane jest w zakresie obowiązku wystawiania faktur – od 1 lutego 2026 r. KSeF zacznie obowiązywać dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a dla reszty przedsiębiorców z wyjątkiem najmniejszym podmiotów wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obejmie najmniejszych przedsiębiorców których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tyś. zł.
-
Korzyści z bieżącego wsparcia w KSeF?
Korzystając z naszej usługi masz pewność, że w sposób prawidłowy wdrożysz KSeF. Możesz dzięki temu ustrzec się przed karami pieniężnymi, które może nałożyć organ podatkowy w sytuacji, gdy stwierdzi, że faktury ustrukturyzowane wystawiane są w sposób nieprawidłowy.
Zakres wsparcia
-
Szkolenie z zakresu KSeF i spotkania konsultacyjne
- omówienie głównych zagadnień merytorycznych dotyczących e-faktur i KSeF, w zakresie sposobu wystawiania faktur sprzedażowych, jak i odbioru oraz dalszego obiegu faktur zakupowych (faktury, w tym określenie dat ich wystawienia i odbioru oraz nadawanie numerów, faktury korygujące, duplikaty, anulowanie, przechowywanie faktur, wskazywanie dodatkowych danych na fakturach, przesyłanie załączników do faktur);
- omówienie głównych zagadnień technicznych dotyczących e-faktur (nadawanie dostępów, proces wysyłki, autoryzacja, obieg faktur, komunikaty, inne kluczowe aspekty techniczne);
- zaprezentowanie i omówienie struktury logicznej e-faktury.
-
Przeprowadzenie przedwdrożeniowej analizy podatkowej w zakresie prawidłowości procesów fakturowania
- analiza procesu wystawiania faktur i dokumentowania transakcji sprzedażowych pod kątem ich merytorycznej poprawności i zgodności z aktualnymi regulacjami podatkowymi;
- analiza typów i zasad obecnie wystawianych faktur pod kątem zamieszczanych na nich informacji w kontekście wymagań dla faktury ustrukturyzowanej;
- identyfikacja błędów i braków w zakresie procesu fakturowania pod kątem wdrożenia KSeF i rekomendacje dot. modyfikacji.
-
Wsparcie w procesie mapowania transakcji sprzedażowych i zakupowych
- analiza zakresu danych pozyskiwanych/gromadzonych przez spółkę w odniesieniu do poszczególnych transakcji sprzedażowych pod względem kompletności w stosunku do wymogów KSeF;
- wsparcie w przyporządkowaniu (mapowaniu) danych dostępnych w systemie finansowo-księgowym spółki do poszczególnych pól struktury logicznej e-faktury w procesie wystawiania faktur-z uwzględnieniem prowadzonej przez spółkę działalności;
- zidentyfikowanie potencjalnych braków w zakresie danych wymaganych w procesie fakturowania, omówienie ich ze spółką i rekomendacje co do możliwych rozwiązań;
- identyfikacja i ewentualne uwzględnienie w strukturze logicznej e-faktury dodatkowych potrzeb spółki i/lub jej odbiorców w zakresie ujęcia danych dodatkowych na e-fakturze (w zakresie faktur sprzedażowych i zakupowych).
-
Merytoryczne wsparcie przy wdrożeniu KSeF
- wsparcie w procesie dostosowania systemu finansowo-księgowego spółki do KSeF obejmujące bieżące konsultacje z Zamawiającym w zakresie wszelkich kwestii związanych z KSEF, w tym także wsparcie w rozmowach z dostawcą oprogramowania;
- weryfikacja plików wsadowych wygenerowanych z systemu finansowo-księgowego Zamawiającego pod kątem ich zgodności z wymogami KSeF (testy systemu –merytoryczna weryfikacja poprawności generowanych e-faktur).
-
Dostosowanie procedur, regulaminów, umów.
Dostosowanie obowiązujących w spółce procedur należytej staranności, regulaminów oraz umów do nowych regulacji związanych z KSeF
Na pewno będziemy w stanie Ci pomóc. Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Proces realizacji
-
Spotkanie z klientem
Podczas spotkania z klientem omawiane są oczekiwania klienta co do wsparcia Grant Thornton przy wdrożeniu KSeF. Wspólnie z klientem analizujemy specyfikę jego działalności oraz wiążące się z nią wyzwania, jakie mogą pojawić się podczas wdrażania KSeF.
-
Bieżące wsparcie w zakresie wdrożenia KSeF
Dopasowując się do oczekiwań klienta realizujemy wyznaczone przez niego zadania związane z wdrożeniem KSeF. Sprawnie odpowiadamy na jego wątpliwości, bazując na przepisach i dostępnych wyjaśnieniach, jak również aktywnie pozyskując informację z Ministerstwa Finansów. Wynik prac dopasowujemy do oczekiwań klienta. Bierzemy udział w spotkaniach on-line, odpowiadamy na pytania telefonicznie lub przygotowujemy pisemne wyjaśnienia.
-
Szkolenie (opcjonalnie)
Na życzenie klienta przeprowadzamy warsztaty z zakresu stosowania KSeF.
Podczas spotkania z klientem omawiane są oczekiwania klienta co do wsparcia Grant Thornton przy wdrożeniu KSeF. Wspólnie z klientem analizujemy specyfikę jego działalności oraz wiążące się z nią wyzwania, jakie mogą pojawić się podczas wdrażania KSeF.
Przygotuj się do wdrożenia systemu e-faktur
KSeF – najczęstsze pytania
Kiedy zostanie wprowadzony KSeF?
Zgodnie z projektem KSeF 2.0 wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur w KSeF z dniem 1 lutego 2026 r. Fazowanie przewidziane jest jedynie w zakresie obowiązku wystawiania faktur:
- Od 1 lutego 2026 r. KSeF zacznie obowiązywać dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a dla reszty przedsiębiorców z wyjątkiem najmniejszym podmiotów wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 r.
- Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie najmniejszych przedsiębiorców których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi do 10 tyś. zł.
Skorzystaj z pomocy doradcy, jeśli potrzebujesz wsparcia merytorycznego w zakresie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków związanych z KSeF.
Jakie faktury będą wystawiane w KSeF?
Obowiązkowy KSeF będzie dotyczył faktur B2B wystawianych przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (faktury w mechanizmie reverse charge) oraz faktury B2B wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).
Dobrowolny KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na potrzeby VAT, ale nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) oraz faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD, jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.
Kto jest zwolniony z wystawiania faktur w KSeF?
Wyłączenia bez możliwości objęcia dobrowolnym KSeF dotyczą faktur B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej), faktur w procedurach szczególnych: OSS, IOSS oraz przewidzianych w rozporządzeniu przypadków (bilety przewozu osób traktowane jak faktury, przejazdy autostradami, CRCO Eurocontrol).
Poza KSeF znajdzie się rozliczenie VAT z tytułu importu usług, WNT i innych transakcji, w których nie trzeba wystawiać faktury.
Co trzeba zrobić aby korzystać z KSeF?
System przewiduje dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień: elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (KSeF.mf.gov.pl) – podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień oraz w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA).
Aby możliwe było korzystanie z KSeF wymagane jest uwierzytelnienie poprzez: kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany lub unikalny, wygenerowany TOKEN, przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz posiadanych uprawnień.
Jak wystawiać fakturę w KSeF?
E-faktury będą wystawiane przez: programy komercyjne (wewnętrzne systemy podatników) lub dodatkowe platformy/zewnętrzne narzędzia łączące systemy firmy z KSeF lub przez bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Wysyłka interaktywna będzie dotyczyła pojedynczych faktur, a wysyłka wsadowa zbiorczej wysyłki paczek faktur. Faktury będą weryfikowane pod kątem zgodności ze wzorem schemy oraz uprawnień osoby/firmy. Jedynie w następstwie pozytywnej weryfikacji system przydzieli tej fakturze numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF. KSeF nie służy do walidacji faktur, czyli sprawdzenia, czy jest ona wystawiona w sposób zgodny ze wzorem.
W przypadku wysyłki wsadowej, jeśli nawet jedna z faktur nie będzie zgodna semantycznie ze schemą – cała paczka zostanie odrzucona bez informacji, gdzie znajduje się błąd. E-Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przesłania faktury do KSeF i nadania jej numeru KSeF. E-Faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego.
Jak dokonać korekty faktury w KSeF?
KSeF przyniesie określone ułatwienia w rozliczaniu faktur korygujących. U wystawcy e-faktury korygujące in minus będą rozliczane na bieżąco, za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę. W przypadku e-faktur zniesiony będzie uciążliwy obowiązek posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz potwierdzenia, że warunki te zostały spełnione. Nabywca dokona pomniejszenia podatku naliczonego za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał e-fakturę. Dla faktur innych niż e-faktura – zostaną przywrócone przepisy dot. obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Faktury korygujące do faktur wystawionych przed 1.07.2024 r. będą wystawiane wyłącznie przy użyciu KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona wyłącznie w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze schemą, którą udostępnia Minister Finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Obowiązywać będzie jedna struktura dla wszystkich rodzajów faktur (w tym faktura zaliczkowa, faktura korygująca, faktura zbiorcza).
Jak wystawić w KSeF fakturę w walucie obcej?
Z uwagi na fakt, że datą wystawienia e-faktury jest moment przesłania jej do KSeF, a nie wygenerowania dokumentu w wewnętrznym systemie podatnika, wystawianie w KSeF faktur w walucie obcej może być problematyczne, jeśli są one wystawiane w późnych godzinach wieczornych lub z powodów technicznych nie ma gwarancji, że wysyłka zostanie zakończona tego samego dnia, co data w polu P1 (data wystawienia faktury).
Aby uniknąć wątpliwości co do prawidłowości zastosowanego kursu waluty na takiej fakturze, ustawodawca zdecydował się na rozwiązanie, zgodnie z którym w przypadku faktur w walucie obcej, kurs waluty może być utrzymany do następnego dnia po dniu wygenerowania faktury w systemie podatnika.
Oznacza to możliwość utrzymania kursu waluty dla daty z pola P1 nawet, gdy wystawienie faktury w KSeF nastąpi w dniu kolejnym. Rozwiązanie to jest fakultatywne i przyjmowane na wyłączność przypadków problemów technicznych z dostarczeniem faktury do KSeF w celu jej wystawienia – faktury ustrukturyzowanej.
Wystawca faktury nadal będzie mógł stosować kurs waluty obcej z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawiania faktury (wystawienia w KSeF).
Z jakimi wyzwaniami mogą mierzyć się podatnicy wdrażający KSeF?
Dlaczego Grant Thornton?
Zespół ekspertów Grant Thornton posiada wiedzę pozwalającą na merytoryczne wsparcie podatników w zakresie wdrażania KSeF. Z uwagi na obsługę klientów z różnych branż, zespół jest w stanie, uwzględniając specyfikę prowadzonej przez klienta działalności, zidentyfikować możliwe problemy w zakresie wdrażania KSeF i znaleźć rozwiązania. Nasz zespół w sposób sprawny i wyczerpujący udziela również wyjaśnień w zakresie właściwego ujęcia e-faktur w systemie KSeF. Służymy także wsparciem w zakresie wyjaśnień udzielanych organom podatkowym. Jesteśmy zespołem który jest na bieżąco ze wszelkimi zmianami dotyczącymi KSeF – opracowujemy i przekazujemy nasze opinie do Ministerstwa Finansów w zakresie zmian usprawniających podatnikom korzystanie z KSeF.
-
32 lata
działalności w Polsce
-
1200+
pracowników w 7 biurach
-
2500+
zadowolonych klientów rocznie