Kodeks pracy wskazuje na obowiązek tworzenia planów urlopowych u Pracodawców u których działa zakładowa organizacja związkowa i za jej zgodą z tworzenia takiego planu nie zrezygnowano. Zatem większość Pracodawców nie jest obowiązana do tworzenia sformalizowanego dokumentu zwanego „planem urlopów” z mocy samego prawa pracy.
Czy to jednak zwalnia Pracodawcę z planowania urlopów?
Art 163 Kodeksu pracy przewiduje, że w przypadkach w których nie ma obowiązku tworzenia „planu urlopów” pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. Jak ten przepis rozumieć w praktyce? Oznacza to po prostu, że pracodawca i pracownik powinni się indywidualnie porozumieć co do planu wykorzystania przysługującego urlopu. Nie jest też wskazane przepisami prawa po której stronie stosunku pracy ciąży obowiązek zainicjowania takiego porozumienia. Z inicjatywą zaplanowania urlopu może wystąpić zarówno przełożony – planujący pracę dla swojego zespołu – jak i pracownik – planujący wypoczynek wakacyjny. Nie jest też wskazana forma zawierania tego porozumienia – ale dla celów eliminowania ewentualnych sporów na tym tle, warto by strony zrobiły to w formie pisemnej.
Czy Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika co do terminu planowanego urlopu?
Otóż nie – pamiętajmy jedynie że w przypadku złożenia wniosku przez pracownicę lub ojca wychowującego dziecko udzielania urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim – Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w terminie wskazanym przez Pracownika ( art.1672). Podsumowując – pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika – chociażby ze względu na konieczność zapewnienia normalnego toku pracy i takie działanie zgodnie z orzecznictwem nie jest naruszeniem obowiązków wobec pracownika ani nie wyczerpuje znamion mobbingu (por.wyr. SN z 16.12.2008 r. czy wyr. SA w Białymstoku z 17.4.2013 r).
Pamiętajmy jednak że plan urlopów, niezależnie od jego formy, ma dla stron stosunku pracy charakter wiążący w zakresie ustalonych w nim terminów urlopów.
Powyższe nie oznacza jednak, że pracownik nie musi już składać wniosku urlopowego. Do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, nawet urlopu udzielanego w trybie na żądanie, niezbędny jest akt pracodawcy wyrażający akceptację wniosku urlopowego pracownika ( najczęściej procedura udzielania urlopów opisana jest w regulaminie pracy). Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Udanie się na urlop – bez akceptacji pracodawcy – może być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
