Kodeks pracy wskazuje na obowiązek tworzenia planów urlopowych u Pracodawców u których działa zakładowa organizacja związkowa i za jej zgodą z tworzenia takiego planu nie zrezygnowano. Zatem większość Pracodawców nie jest obowiązana do tworzenia sformalizowanego dokumentu zwanego „planem urlopów” z mocy samego prawa pracy.
Czy to jednak zwalnia Pracodawcę z planowania urlopów?
Art 163 Kodeksu pracy przewiduje, że w przypadkach w których nie ma obowiązku tworzenia „planu urlopów” pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. Jak ten przepis rozumieć w praktyce? Oznacza to po prostu, że pracodawca i pracownik powinni się indywidualnie porozumieć co do planu wykorzystania przysługującego urlopu. Nie jest też wskazane przepisami prawa po której stronie stosunku pracy ciąży obowiązek zainicjowania takiego porozumienia. Z inicjatywą zaplanowania urlopu może wystąpić zarówno przełożony – planujący pracę dla swojego zespołu – jak i pracownik – planujący wypoczynek wakacyjny. Nie jest też wskazana forma zawierania tego porozumienia – ale dla celów eliminowania ewentualnych sporów na tym tle, warto by strony zrobiły to w formie pisemnej.
Czy Pracodawca jest związany wnioskiem pracownika co do terminu planowanego urlopu?
Otóż nie – pamiętajmy jedynie że w przypadku złożenia wniosku przez pracownicę lub ojca wychowującego dziecko udzielania urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim – Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w terminie wskazanym przez Pracownika ( art.1672). Podsumowując – pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu w terminie wnioskowanym przez pracownika – chociażby ze względu na konieczność zapewnienia normalnego toku pracy i takie działanie zgodnie z orzecznictwem nie jest naruszeniem obowiązków wobec pracownika ani nie wyczerpuje znamion mobbingu (por.wyr. SN z 16.12.2008 r. czy wyr. SA w Białymstoku z 17.4.2013 r).
Pamiętajmy jednak że plan urlopów, niezależnie od jego formy, ma dla stron stosunku pracy
Powyższe nie oznacza jednak, że pracownik nie musi już składać wniosku urlopowego. Do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego, nawet urlopu udzielanego w trybie na żądanie, niezbędny jest akt pracodawcy wyrażający akceptację wniosku urlopowego pracownika ( najczęściej procedura udzielania urlopów opisana jest w regulaminie pracy). Pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Udanie się na urlop – bez akceptacji pracodawcy – może być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.