Rzeczywistość pandemiczna wywarła bezprecedensowy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Przerwanie łańcuchów dostaw, wywołane sytuacją dostawców azjatyckich, przyczyniło się do wstrzymania produkcji
w fabrykach w odległych od dostawców lokalizacjach. Obszar zakupowy stanął przed trudnym wyzwaniem – zmitygować negatywny wpływ kryzysu, skutecznie zarządzić ryzykiem zakupowym i zapewnić ciągłość dostaw.
Podsumowanie:
- Działania związane z zarządzaniem ryzykiem zakupowym i zapewnieniem ciągłości dostaw zyskały w obecnej sytuacji priorytetowe znaczenie.
- Mitygacja ryzyka zakupowego posiadać powinna charakter proaktywny.
- Rola obszaru zakupowego nabiera na znaczeniu w organizacjach różnych branż.
Kluczowe znaczenie zarządzania ryzykiem zakupowym.
Priorytetowe znaczenie z dnia na dzień zyskały działania związane z zarządzaniem ryzykiem zakupowym i zapewnieniem ciągłości dostaw, w tym szczególnie te, dotyczące:
- identyfikacji alternatywnych źródeł dostaw,
- redystrybucji wolumenu zakupowego,
- identyfikacji i weryfikacji materiałów krytycznych,
- eliminacji lub redukcji zapotrzebowania w pozostałych obszarach.
Firmy skupiły się również na:
- tworzeniu bądź weryfikacji procedur zakupowych,
- analizie pozacenowych warunków współpracy z dostawcami.
Ważny fragment
Działania związane z zarządzaniem bazą dostawców, popytem, całkowitym kosztem posiadania (TCO), obszarem operacyjnym oraz poprawą cash flow stanowią jedynie przykłady możliwych operacji, mających na celu redukcję prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk wewnętrznych lub zewnętrznych bądź eliminacji / ograniczenia ich negatywnych konsekwencji. Realizowane obecnie, bardzo często mają jednak jedynie charakter reaktywny, nastawione są na zaspakajanie bieżących potrzeb oraz rozwiązywanie problemów ad hoc. Aby skuteczniej zaadresować zagadnienie zarządzania ryzykiem zakupowym, należy potraktować je w sposób proaktywny.
Podejście proaktywne kompleksowo adresuje zagadnienie ryzyka
Kompleksowe podejście procesowe (Supply Risk Management), tj. identyfikacja, analiza możliwych ryzyk, a następnie opracowywanie planu działania wraz ze strategią zarządzania ryzykiem oraz jego monitoringu, pozwala przedsiębiorstwu mitygować ryzyko zaistnienia zakłóceń bądź – w razie ich wystąpienia – minimalizować/eliminować ich skutki dzięki sprecyzowanemu planowi działań (contingency plan).
Dzięki stosowanej metodyce usprawniona zostaje identyfikacja potencjalnie niekorzystnych zdarzeń, usystematyzowana, usprawniona i przyspieszona reakcja na nie.
Systemowe podejście umożliwia poprawę koordynacji i komunikacji w razie wystąpienia takich okoliczności, czego rezultatem jest mitygacja ich negatywnych efektów.
Nie tylko zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem zakupowym jest jednym z obszarów działań strategicznych, na którymi Działy Zakupów powinny skupić się w czasach kryzysu. Warto także skupić się na działaniach optymalizujących szeroko pojęty obszar zakupowy oraz poprawnym ukształtowaniu i skutecznym zarządzaniu relacjami z dostawcami.
Rosnąca rola obszaru zakupowego organizacji
Sprawnie funkcjonujący obszar zakupowy każdej organizacji z funkcji wspierającej – reaktywnej, dzięki działaniom o charakterze strategicznym (w tym odpowiednim zarządzaniu ryzykiem zakupowym, zaangażowaniu i wykorzystaniu odpowiednich narzędzi i technik), ma dziś szansę stać się źródłem zmian i w znaczący sposób wpłynąć na sukces całej firmy. Czas pandemii paradoksalnie może przyczynić się do umocnienia jego pozycji w zakresie kreowania wartości dodanej oraz tworzenia przewagi konkurencyjnej.
AUTOR: Paweł Pokora, ekspert w zarządzaniu strategicznym oraz operacyjnym obszarem zakupowym przedsiębiorstw
