Kim jest pracownik mobilny?
Pracownicy mobilni stanowią kategorię zatrudnionych wykonujących swoje obowiązki zawodowe w warunkach stałego przemieszczania się (podróży) – z istoty rodzaju wykonywanej pracy wynika, że nie może ona być wykonywana w jednym lub kilku miejscach, ale jest wykonywana w terenie (w różnych lokalizacjach, których liczby nie da się z góry określić). Taka definicja pracownika mobilnego została ukuta w orzecznictwie sądowym – żaden akt prawny nie wskazuje bowiem, kogo należy uznawać za takiego pracownika.
Ważny fragment
W praktyce do grupy pracowników mobilnych zalicza się przedstawicieli handlowych, serwisantów, montażystów, kurierów, sprzedawców terenowych.
Jednocześnie należy wskazać, że kierowcy zawodowi w transporcie krajowym i międzynarodowym, mimo że niewątpliwie istotę wykonywanej przez nich pracy stanowi podróżowanie, traktowani są jako odrębna grupa, do której stosuje się szczególne zasady (określone w ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców).
Miejsce pracy pracownika mobilnego
Wskazanie miejsca pracy stanowi obligatoryjny element umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 KP). Przyjmuje się, że przypadku pracowników, których rodzaj pracy w sposób nierozerwalny jest połączony z przemieszczaniem się po określonym obszarze (czyli pracowników mobilnych), miejsce pracy nie stanowi określonego punktu.
Ważny fragment
W przypadku takich pracownik w umowie o pracę jako miejsce pracy powinien być wskazany pewien obszar geograficzny (np. województwo, kilka województw lub nawet cały kraj).
Przykładowo zatem, jeżeli pracownik ma być przedstawicielem handlowym dla województwa mazowieckiego, a zakres jego obowiązków obejmuje podróżowanie po siedzibach klientów zlokalizowanych w tym województwie, to miejsce pracy tego pracownika wskazane w umowie o pracę powinno obejmować obszar województwa mazowieckiego.
Istotne jest jednak, aby świadczenia pracy faktycznie odbywało się na obszarze określonym jako miejsce pracy. Niezsynchronizowane z rodzajem pracy oznaczenie miejsca pracy może prowadzić do oceny, iż postanowienie dotyczące miejsca pracy jest nieważne (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08). Stwierdzenie wadliwego określenia miejsca pracy może mieć bardzo poważnego konsekwencje na gruncie podatkowym oraz prawa ubezpieczeń społecznych.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Podróże służbowe pracowników mobilnych
Zgodnie z art. 775 § 1 KP pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
W przypadku pracowników mobilnych należy mieć na uwadze, że podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych.
Z tego względu wymagane jest odmienne potraktowanie tej grupy pracujących z punktu widzenia odbywania podróży służbowych. Z przepisu wynika bowiem wprost, że podróż służbowa ma charakter incydentalny. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi, po pierwsze, polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane; nie może mieć charakteru generalnego
Ważny fragment
Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.
Innymi słowy, poruszając się po obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, pracownicy mobilni nie pozostają w podróży służbowej.
W konsekwencji w związku z przemieszczaniem się po przypisanym obszarze pracownikowi mobilnemu nie przysługują należności z tytułu wykonywania podróży służbowych określone w przepisach rozporządzenia (Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych), w szczególności diety, koszty podróży, wyżywienia oraz noclegu.
Jedynie w przypadku gdy pracownik mobilny będzie wykonywał określone zadania na polecenie pracodawcy poza przypisanym mu w umowie o pracę obszarem, można uznać jego wyjazdy za podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 KP. Jednakże w tym przypadku także należy poczynić zastrzeżenie – zadanie, które
wykonuje pracownik poza obszarem swojej zwykłem aktywności zawodowej, powinno mieć charakter wyjątkowy w stosunku do rodzaju zadań wynikających z jego zakresu obowiązków. Jeżeli zatem przedstawiciel handlowy dla województwa mazowieckiego będzie odwiedzał klientów w innych województwach, to podróże do innych województw nie będą stanowiły podróży służbowych. Takie ustalenie będą tym bardziej uzasadnione, jeżeli wyjazdy do innych województw będą odbywały się cyklicznie, z dużą częstotliwością. Wykonywanie zadań wchodzących w zakres zwykłych, pracowniczych obowiązków ubezpieczonego nie stanowi bowiem podróży służbowej tylko z tego powodu, że jest wykonywane poza obszarem przypisanym do zakresu obowiązków pracownika (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 21 lutego 2018 r., III AUa 2456/16).
Konsekwencje nieprawidłowego wskazania miejsca pracy pracownika mobilnego
Należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikowi korzystają ze zwolnień na gruncie przepisów ustawy o podatku PIT oraz przepisów prawa ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że kwalifikacja określonego świadczenia wypłaconego pracownikowi jako należności z tytułu podróży służbowej stanowi przychód nieobciążony należnościami publicznoprawnymi. Jest to duża korzyść zarówno dla pracodawcy jak i pracownika (w szczególności w przypadku gdy ich kwota jest znaczna).
Z tego jednak powodu świadczenia z tytułu podróży służbowych stanowią przedmiot wzmożonego zainteresowania organów kontrolnych, w szczególności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W toku kontroli dochodzi do oceny sposobu świadczenia pracy przez pracowników terenowych oraz oceny, czy wyjazdy pracowników, które zostały zakwalifikowane przez pracodawców jako podróże służbowe, rzeczywiście mogą być za takie uznane. Często dochodzi do zakwestionowania charakter wyjazdów służbowych. Organ kontroli, stwierdzając, że pracodawca wypłacił pracownikowi mobilnemu diety i inne należności nienależnie (gdyż pracownik mobilny w istocie nie przebywał w podróży służbowej), ustalają na nowo podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, przy uwzględnieniu należności, które zostały wypłacone pracownikowi bez dokonywania potrąceń na poczet składek ubezpieczeniowych. W związku z wydaniem przez ZUS decyzji ustalającej nową podstawę wymiaru składek, pracodawca zostaje zobowiązany do uiszczenia zaległości za okres objęty kontrolą.
Warto mieć na uwadze, że kwota zaległych składek ubezpieczeniowych może być znaczna.
Ważny fragment
Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznaje bowiem, że w ramach podstawy wymiaru składek pracownika mobilnego powinno się uwzględniać nie tylko diety z tytułu podróży służbowych, ale także kwoty obejmujące koszt zakwaterowania pracownika mobilnego w trakcie jego wyjazdów służbowych w obszarze, na którym świadczony pracę.
Wykładnia przyjęta przez ZUS zakład bowiem, że pojęcie przychodu określone ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych obejmuje wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników i tym samym stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 10 grudnia 2015 r., III UZP 14/15). Interpretacja ta jest bardzo często aprobowana przez sądy ubezpieczeń społecznych. Rozstrzygając sprawy na kanwie zaliczenia kosztów zakwaterowania zapewnionych pracownikowi mobilnemu sądy dość konsekwentnie stoją na stanowisku, że dobrowolne przyjęcie od pracodawcy nieodpłatnego zakwaterowania leży w interesie pracownika mobilnego, gdyż uzyskuje on w ten sposób wymierną korzyść w postaci uniknięcia kosztów (przysporzenie majątkowe), które musiałby ponieść, skoro zdecydował się na wynikające z umowy o pracę „mobilne” miejsce pracy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 21 lutego 2018 r., III AUa 2456/16). Orzeczenia przeciwne są w zdecydowanej mniejszości.
Co ciekawe, jest to pogląd diametralnie odmienny od reprezentowanego przez sądownictwo administracyjne na gruncie pojęcia przychodu wynikającego z przepisów o podatku PIT. Naczelny Sąd Administracyjny uznaje mianowicie, że wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zapewnienia pracownikowi mobilnemu noclegu w trakcie wyjazdu służbowego związanego z wykonywaniem obowiązków pracowniczych w granicach miejsca pracy (tj. wyjazdu niebędącego podróżą służbową), nie stanowi przychodu ze stosunku pracy opodatkowanego podatkiem dochodowym (w szczególności na stanowisku takim stanął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 2 października 2014 r., II FSK 2387/12).
Powyższa rozbieżność stawia pracodawców i pracowników w niezwykle niekomfortowej sytuacji. Wydaje się jednak, że stan dualizmu orzeczniczego będzie dalej trwał.
Pracownicy mobilni stanowią szczególną grupę z uwagi na sposób wykonywania obowiązków służbowych. Bardzo istotne w przypadku tych pracowników jest prawidłowe ustalenia miejsca wykonywania prac w umowie o pracę oraz przestrzeganie tych postanowień w praktyce. W przypadku bowiem kontroli prowadzone przez organy skarbowe lub rentowe może dojść do zakwestionowania charakteru podróży pracowników mobilnych i nałożenia na pracodawcę obowiązku dopłaty podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
AUTOR: Michał Mieszkowski, Radca prawny, Zespół Prawa Pracy
