Zwiększenie stanu zatrudnienia pracowników i przekroczenie określonego w przepisach prawa pracy progu zatrudnienia, wywołuje określone obowiązki dla pracodawców. Jednym z nich jest tworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS).
Obowiązek utworzenia ZFŚS powstaje, gdy pracodawca zatrudnia według stanu na dzień
1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełen etat. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników ma możliwość dobrowolnego utworzenia ZFŚS.
Korzyści płynące z utworzenia ZFŚŚ
Tworzenie ZFŚS wiąże się zarówno z szeregiem korzyści dla pracodawców i pracowników, jak i ze zwiększeniem pewnych obowiązków dla pracodawcy. Korzyści związane są z możliwością dokonania wypłaty dla pracownika bez konieczności odprowadzania składek do ZUS, a w przypadku niektórych świadczeń, także podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: pdof). Wszystkie świadczenia z ZFŚS, czy to wydawane w formie rzeczowej czy pieniężnej, są zwolnione ze składek ZUS. Ponad to, zarówno świadczenia pieniężne jak i rzeczowe (oprócz bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi), do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł na pracownika, są zwolnione z pdof. Niektóre świadczenia są w całości zwolnione z pdof, jak na przykład świadczenia związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach oraz dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18.
Należy jednak pamiętać, że środki ZFŚS mogą być wydatkowane tylko i wyłącznie w celu finansowania działalności socjalnej (na przykład dofinansowanie wypoczynku, opłacenie działalności kulturalno-oświatowej (bilety do kina, teatru), sportowo-rekreacyjnej (karnety na obiekty sportowe, basen), udzielanie pomocy materialnej czy zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe), dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Kto jest uprawniony do korzystania z ZFŚŚ?
Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS. Dodatkowym kryterium stosowanym przy wydatkowaniu świadczeń z ZFŚS jest kryterium socjalne, czyli wypłacanie większych świadczeń dla osób o niższym dochodzie na członka rodziny w gospodarstwie domowym. Nie spełnienie kryterium właściwego przeznaczenia środków lub kryterium socjalnego, może wiązać się z zakwestionowaniem przez ZUS czy Urząd Skarbowy, możliwości zwolnienia określonych świadczeń z oskładkowania lub opodatkowania.
Dodatkowe obowiązki przy tworzeniu ZFŚS
Tworzenie ZFŚS wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Przede wszystkim należy utworzyć regulamin ZFŚS, w którym określa się jaka działalność oraz w jakiej wysokości będzie finansowana przez pracodawcę, jakie kryteria dochodowe będą stosowane oraz w jaki sposób pracownik powinien wnioskować o określone świadczenia. Następnie co roku należy obliczać wysokość odpisu na ZFŚS zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: uozfśs), dokonać wpłaty środków na wyodrębniony do celów ZFŚS dodatkowy rachunek bankowy oraz pozyskiwać od pracowników oświadczenia o wysokości dochodu na członka rodziny.
W związku z powyższymi obowiązkami, wielu pracodawców, szczególnie tych których stan zatrudnienia nieznacznie przekracza 20 pracowników, rezygnuje z tworzenia ZFŚS. Decyzja o nietworzeniu ZFŚS wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową lub jeśli ta nie działa w zakładzie pracy, z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, a następnie z wprowadzeniem odpowiedniego zapisu do układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania. Pracodawcy nietworzący ZFŚS, czy to w związku z brakiem obowiązku czy w związku z rezygnacją jego tworzenia, mają obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych.
Brak ZFŚS a obowiązek wypłaty świadczeń urlopowych
Świadczenie urlopowe jest w całości zwolnione ze składek ZUS, pod warunkiem że zostało wypłacone pracownikowi, który skorzystał z urlopu wypoczynkowego trwającego co najmniej 14 dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia urlopowego nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi obowiązkami jak w przypadku ZFŚS. Wysokość świadczenia limitowana jest wysokością odpisu podstawowego właściwego dla określonej grupy pracowników. Oznacza to, że nie może być wyższa niż określona w przepisach, ale również, że pracodawca ma możliwość określić niższą wartość tego świadczenia.
Wysokość odpisów
Wysokość odpisu podstawowego, wynosi na jednego zatrudnionego, 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z uozfśs dla 2016 roku właściwą podstawą do obliczenia odpisu, jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 roku. W związku z tym w 2016 roku maksymalna wysokość świadczenia urlopowego wyniesie 1093,93 zł. Pracownicy zatrudnieni na część etatu, są uprawnieni do świadczenia urlopowego w wysokości proporcjonalnej do wymiaru etatu, czyli na przykład pracownik zatrudniony na ½ etatu, będzie uprawniony do świadczenia urlopowego w maksymalnej wysokości wynoszącej 546,97 zł. Uozfśs określa również dodatkowe grupy pracowników, dla których odpis tworzony jest w innej wysokości. Odpis na pracownika, wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, tworzony jest w wysokości 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2016 roku świadczenie urlopowe może wynieść maksymalnie 1458,57 zł. Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, czyli w 2016 roku świadczenie urlopowe może wynieść odpowiednio: 145,86 zł, 175,03 zł i 204,20 zł.
Jeśli pracodawca zdecyduje, że chciałby także zrezygnować z wypłaty świadczeń urlopowych, powinien wprowadzić odpowiedni zapis do układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania, a jeśli nie są tworzone w zakładzie pracy, powinien poinformować pracowników w terminie do 31 stycznia danego roku, w sposób u niego przyjęty, że świadczenia urlopowe nie będą wypłacane. Nie wypłacanie świadczenia urlopowego, podobnie jak nie tworzenie ZFŚS, w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, objętych układem zbiorowym albo regulaminem wynagradzania, musi być uzgodnione z zakładową organizacją związkową lub w przypadku gdy ta nie działa u pracodawcy, z pracownikiem wybranym przez załogę, do reprezentowania jej interesów.
