Sprawny system wyznaczania celów zarządczych oraz monitorowania sytuacji jest dla wielu firm wyzwaniem, z którym nie wszyscy sobie samodzielnie radzą. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów, w których stał się on potrzebą chwili, z uwagi na pojawiające się zbyt późno ostrzeżenia o nadchodzących trudnościach finansowych. Dylemat zatem nie polega na tym czy i dlaczego warto wdrożyć taki system, ale jak to zrobić aby uwzględniał specyfikę firmy i działał skutecznie.
Kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators – KPI) to finansowe i niefinansowe parametry, stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. KPI są coraz powszechniej wykorzystywanymi parametrami oceny pracy osób zarządzających. Wyznaczane są jako cele do osiągnięcia w danym okresie, a od stopnia ich realizacji zależy między innymi ocena pracy oraz premie.
Wdrażając system wskaźników KPI można jednocześnie ukształtować go jako system okresowo monitorujący sytuację ekonomiczną firmy oraz informujący o pojawiających się problemach. Punktem wyjścia dla doboru wskaźników powinna być strategia organizacji. Wskaźniki powinny dotyczyć zagadnień, które są ważne dla przedsiębiorstwa, stanowią odpowiedź na jego potrzeby i problemy, oraz być dostosowane do jego sytuacji oraz specyfiki branży, w którym ono działa. Liczba wskaźników nie powinna być nadmierna (optymalne systemy składają się z około 10 KPI), gdyż celem programu KPI nie jest mierzenie wszystkiego co jest możliwe, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania wynikami. Wskaźniki wybrane jako KPI powinny uwzględniać najważniejsze procesy i obszary funkcjonowania firmy.