fbpx

GrantThornton

Treść artykułu

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie definicji pojęcia podróży służbowej oraz zwolnień z tytułu świadczeń wypłacanych podczas odbywania podróży służbowej przez pracownika.

Pojęcie podróży służbowej

Ustawodawca wspomina o podróży służbowej w art. 775 § 1 Ustawy – Kodeks Pracy, zgodnie z którym:

Ważny fragment

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przytoczony artykuł określa zarazem, jakie przesłanki podróż musi spełnić, aby można było ją określić mianem służbowej:

  • wyraźne polecenie pracodawcy,
  • określone zadanie związane z podróżą,
  • praca poza stały miejscem wykonywania pracy lub poza siedzibą pracodawcy.

Warto również wskazać, iż delegowanie pracownika ma charakter incydentalny, okazjonalny oraz tymczasowy. Nie jest to wyjazd długoterminowy lub stały.

Ustawodawca nie wprowadził przepisu, który w sposób bezpośredni określałby maksymalny czas trwania delegacji. Niemniej, z innych regulacji kodeksu pracy można wywnioskować, iż podróż służbowa może trwać do trzech miesięcy łącznie w ciągu roku. Przekroczenie tego terminu wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych formalności ze względu na bardziej formalny charakter wyjazdu pracownika.

Sprawdź Doradztwo podatkowe Grant Thornton

Podróż służbowa – diety

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

  • podróży służbowej pracownika,
  • podróży osoby niebędącej pracownikiem

do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Co istotne, przywołany powyżej przepis ma zastosowanie jedynie do tych osób, do których podmiot wypłacający dietę pełni rolę płatnika (tzn. jest zobowiązany do obliczenia i potrącenia podatku od kwot wypłacanych podatnikom). Niemniej jednak, przepis ten może być podstawą do ustalenia wysokości diet wypłacanych osobom przykładowo współpracującym na zasadach B2B.

W przypadku pracowników istotne jest Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w którym określone zostały stawki przebywania pracownika w podróży służbowej.

I tak przykładowo na podstawie § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
  3. przejazdów,
  4. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  5. noclegów,
  6. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zapewnienie powyższych świadczeń jest wolne od podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne do limitów określonych w rozporządzeniu. Wszystkie świadczenia wypłacone ponad ten limit będą natomiast podlegały opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Sprawdź Doradztwo podatkowe Grant Thornton

Podróż służbowa za granicę – diety zagraniczne

Kwota limitu zwolnienia z tytułu podróży służbowej za granicę również została określona w rozporządzenia dla każdego z państw.

Co istotne, za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, natomiast:

  1. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  2. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  3. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  4. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Osobno należy również rozpatrywać koszty dojazdu zarówno w przypadku podróży służbowej krajowej jak i zagranicznej.

Podsumowując, przy wysyłaniu pracownika w podróż służbową każdorazowo należy sprawdzić, do jakiej wysokości kwota wypłaconych diet będzie korzystała ze zwolnienia.

AUTOR: Łukasz Boszko, Senior Konsultant, Bieżące doradztwo podatkowe

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Doradztwo podatkowe Zobacz wszystkie

Najczęściej czytane