Z dniem 1 stycznia 2016 roku wejdą w życie nowe regulacje Ustawy Zasiłkowej dotyczące formy dokumentowania niezdolności do pracy lub konieczności sprawowanie opieki nad chorym członkiem rodziny.
Aby usprawnić system obiegu zwolnień lekarskich, dotychczas wystawianych na drukach ZUS ZLA, wprowadzono tzw. e-zwolnienia, czyli dokumenty wystawiane w formie elektronicznej. Będą one uwierzytelniane przez certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.
Obowiązkowy profil informacyjny płatnika składek
W związku z przejściem na system e-zwolnień znowelizowana ustawa zasiłkowa nałożyła na większość płatników składek obowiązek założenia profilu informacyjnego płatnika. Płatnicy składek powinni to zrobić do końca 2015 roku. ZUS udostępni w tym celu bezpłatny system teleinformatyczny. Z obowiązku tego będą zwolnieni jedynie ci płatnicy, którzy nie są zobowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej (czyli rozliczający składki za nie więcej iż 5 ubezpieczonych lub upoważnieni przez ZUS do składania dokumentów papierowych). Nie oznacza to jednak, że nie mogą oni założyć takiego profilu i posługiwać się systemem e-zwolnień.
Płatnicy, którzy nie założą profilu muszą na piśmie poinformować swoich ubezpieczonych o tym, że powinni przedstawiać zwolnienia w formie papierowej (w formie wydruku z systemu teleinformatycznego opatrzonego podpisem i pieczątką lekarza). W razie założenia profilu ponowna informacja, o zmianie zasad przedkładania zwolnień, powinna zostać skierowana do ubezpieczonych w ciągu 7 dni od założenia profilu.
Wystawione zwolnienie lekarskie będzie wpływało automatycznie na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, a w kolejnym dniu bezpośrednio na skrzynkę płatnika.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
W okresie przejściowym dozwolone papierowe zwolnienia lekarskie
Wprawdzie regulacje te wejdą w życie już od stycznia 2016, to jednak przewidziano termin przejściowy, w którym zwolnienia papierowe nadal będą honorowane. Będzie tak maksymalnie do końca 2017 roku. W praktyce w 2016 i 2017 roku funkcjonować będą trzy formy zwolnień: e-zwolnienie (dokument elektroniczny), wydruk zwolnienia elektronicznego, pisemne zwolnienie lekarskie wystawione na formularzu z systemu (jeśli np. podczas wizyty domowej lekarz nie ma dostępu do internetu i systemu ZUS). W przypadku tego ostatniego będzie musiało być podpisane i opieczętowane przez wystawiającego je lekarza. Lekarz będzie zobowiązany w ciągu 3 dni roboczych przekazać dane i informacje zawarte na zwolnieniu na elektroniczną skrzynkę podawczą w ZUS. Przestaną funkcjonować dotychczasowe druki ZUS ZLA.
Papierowe zwolnienia lekarskie mają zniknąć definitywnie od 1 stycznia 2018 roku.
