Stan obecny
Obecnie, jeżeli w toku kontroli Państwowa Inspekcja Pracy poweźmie wątpliwości co do prawidłowości podstawy prawnej zatrudnienia, może podjąć następujące działania:
- skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie zmiany podstawy prawnej świadczenia pracy,
- wnieść do sądu pracy powództwo w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy,
- wszcząć postępowanie wykroczeniowe (wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
W ocenie projektodawcy, dotychczasowe środki są niewystarczające, aby skutecznie przeciwdziałać nieprawidłowościom, zwłaszcza w kwestii nieuprawnionego stosowania umów cywilnoprawnych w miejsce umów o pracę. W uzasadnieniu projektu podkreśla się także skalę tego zjawiska. Proponowane zmiany mają więc na celu wprowadzenie bardziej efektywnego mechanizmu w tym zakresie.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Uprawnienia PIP – co się zmieni?
1. Decyzje administracyjne PIP o istnieniu stosunku pracy – właściwi okręgowi inspektorzy pracy zyskają kompetencje do stwierdzania istnienia stosunku pracy, jeżeli umowa cywilnoprawna została zawarta w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Oznacza to możliwość wydania decyzji o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych (czyli np. umów zlecenia, kontraktów B2B, kontraktów menedżerskich) w umowy o pracę. Zrezygnowano natomiast z uprawnień inspektorów do wnoszenia powództw sądowych o ustalenie stosunku pracy, uznając je za mało efektywne ze względu na czasochłonność i ryzyko niekorzystnych rozstrzygnięć.
Decyzje inspektorów będą mogły być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Będą one formalnie ustalały podstawę prawną dla wykonywania praw i obowiązków wynikających z zatrudnienia i będą zawierać następujące elementy:
- rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę;
- datę zawarcia umowy o pracę i datę rozpoczęcia pracy;
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- wymiar czasu pracy;
- wysokość wynagrodzenia za pracę (jeśli zebrany materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie tego, to wskazane zostanie wynagrodzenie minimalne).
2. Możliwość odwołania do GIP – od decyzji okręgowego inspektora pracy będzie można odwołać się do Głównego Inspektora Pracy (GIP). Odwołanie należy złożyć na piśmie w ciągu 7 dni od doręczenia decyzji. Decyzja GIP rozstrzyga odwołanie w administracyjnym toku postępowania.
3. Nowy tryb odwoławczy do sądu pracy – po decyzji GIP strona niezadowolona z rozstrzygnięcia będzie mogła złożyć odwołanie do rejonowego sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania to 1 miesiąc od dnia doręczenia decyzji GIP. Co istotne, GIP będzie mógł przeprowadzić tzw. autokontrolę, czyli od razu zmienić decyzję, jeśli uzna argumenty strony za słuszne, co pozwoli uniknąć konieczności kierowania sprawy do sądu. Zmiany te wymuszą także wprowadzenie szeregu zmian do Kodeksu postępowania cywilnego w celu dostosowania przepisów do funkcjonowania nowego trybu odwoławczego.
4. Natychmiastowa wykonalność decyzji – decyzje okręgowego inspektora pracy będą podlegały natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków wynikających z przepisów prawa pracy, związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałych od dnia jej wydania. Co istotne, wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Oznacza to, że w przypadku uzyskania takiej decyzji, pracodawca powinien niezwłocznie zacząć realizować obowiązki takie jak:
- naliczanie i wypłata wynagrodzenia;
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej;
- przyznanie innych uprawnień pracowniczych, np. urlopów;
- odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od bieżącego wynagrodzenia;
- zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
- naliczanie i odprowadzanie bieżących składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
5. Skutki przed wydaniem decyzji – skutki podatkowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi, które powstały przed wydaniem decyzji, będą wstrzymane do momentu upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania – do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.
6. Kontrole zdalne – wprowadzona zostanie możliwość przeprowadzania przez PIP kontroli zdalnych. Inspektorzy będą mogli żądać przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy przy pomocy odpowiednich urządzeń technicznych. Możliwe mają być również zdalne przesłuchania kontrolowanych i świadków. Czynności kontrolne w tym trybie mają być stosowane jedynie w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli. Ponadto, dokumentacja podczas kontroli, w szczególności protokoły kontroli lub notatki urzędowe, będą mogły być sporządzane także w postaci elektronicznej.
7. Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS – umożliwiona zostanie wymiana danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS na potrzeby kontroli i analizy ryzyka. Szczegóły tej współpracy – m.in. tryb, forma, zasady wspólnych kontroli czy udzielania pomocy – mają zostać określone w osobnym rozporządzeniu.
8. Roczne i wieloletnie plany kontroli – wprowadzony zostanie obowiązek sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka. Aktualnie PIP tworzy programy działania m.in. na podstawie prawdopodobieństwa naruszenia prawa.
9. Dwukrotnie wyższe kary – co najmniej dwukrotnie zwiększone mają zostać maksymalne wysokości kar, np.
- kara grzywny za wykroczenia z art. 281 § 1 Kodeksu pracy ma wynosić od 2.000 zł do 60.000 zł (obecnie: od 1.000 zł do 30.000 zł),
- w postępowaniu mandatowym inspektor będzie mógł nałożyć karę w wysokości 5.000 zł (obecnie: 2.000 zł), a w przypadku recydywy 10.000 zł (obecnie: 5.000 zł).
Kiedy przepisy wejdą w życie?
Nowe przepisy mają wejść w życie już z dniem 1 stycznia 2026 r.
Co ważne – nowe przepisy swoim zakresem obejmą również umowy cywilnoprawne zawarte przed tą datą. Natomiast postępowania kontrolne wszczęte i niezakończone przed tą datą będą prowadzone na dotychczasowych zasadach.
Co warto zrobić już teraz?
Zanim jednak nowe uprawnienia PIP wejdą w życie, warto wykorzystać ten czas na działania prewencyjne, w szczególności przeanalizować obowiązujące w firmie modele współpracy, zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości i odpowiednio dostosować dokumentację. To najbezpieczniejsza strategia przed nadchodzącymi zmianami.
Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią projektu (numer z wykazu prac: UD283).
AUTORKA: Karolina Karpińska, aplikantka adwokacka, Junior Associate, Zespół Kancelarii Prawnej w Grant Thornton