Stan obecny
Obecnie, jeżeli w toku kontroli Państwowa Inspekcja Pracy poweźmie wątpliwości co do prawidłowości podstawy prawnej zatrudnienia, może podjąć następujące działania:
- skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie zmiany podstawy prawnej świadczenia pracy,
- wnieść do sądu pracy powództwo w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy,
- wszcząć postępowanie wykroczeniowe (wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).
W ocenie projektodawcy, dotychczasowe środki są niewystarczające, aby skutecznie przeciwdziałać nieprawidłowościom, zwłaszcza w kwestii nieuprawnionego stosowania umów cywilnoprawnych w miejsce umów o pracę. W uzasadnieniu projektu podkreśla się także skalę tego zjawiska. Proponowane zmiany mają więc na celu wprowadzenie bardziej efektywnego mechanizmu w tym zakresie. Pomimo licznych głosów krytycznych względem zaproponowanych rozwiązań, zaktualizowana wersja projektu, opublikowana na stronach Rządowego Centrum Legislacji, pozostaje wierna pierwotnym założeniom.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Uprawnienia PIP – co się zmieni?
1. Decyzje administracyjne PIP o istnieniu stosunku pracy – właściwi okręgowi inspektorzy pracy zyskają kompetencje do stwierdzania istnienia stosunku pracy, jeżeli umowa cywilnoprawna została zawarta w warunkach określonych w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z najnowszą wersją projektu (listopad 2025 r.), analogiczne uprawnienie będzie przysługiwało PIP również w przypadku, gdy strony nie zawrą między sobą żadnej umowy, ale dana osoba będzie faktycznie świadczyła na rzecz przedsiębiorcy pracę za wynagrodzeniem.
Oznacza to możliwość wydania decyzji o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych (czyli np. umów zlecenia, kontraktów B2B, kontraktów menedżerskich) oraz stosunków zobowiązaniowych w umowy o pracę.
Na gruncie znowelizowanych przepisów, inspektor pracy będzie mógł wybrać jedną z dwóch alternatyw: wydać decyzję o przekwalifikowaniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę bądź wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy (co jest istotną zmianą względem pierwotnego projektu nowelizacji, który zakładał rezygnację z uprawnień inspektora w zakresie wystąpienia do sądu o ustalenie istnienia stosunku pracy).
Decyzje inspektorów będą mogły być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Będą one formalnie ustalały podstawę prawną dla wykonywania praw i obowiązków wynikających z zatrudnienia i będą zawierać następujące elementy:
- rodzaj zawartej pomiędzy stronami umowy o pracę, przy czym w przypadku braku wystarczającego materiału dowodowego umowa zostanie uznana za zawartą na czas nieokreślony;
- datę zawarcia umowy o pracę i datę rozpoczęcia pracy, przy czym w przypadku braku wystarczającego materiału dowodowego, przyjęte zostanie, że data rozpoczęcia świadczenia pracy jest datą zawarcia umowy o pracę;
- datę ustania stosunku pracy, o ile wykonywanie pracy zakończy się przed wydaniem decyzji;
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy, przy czym w przypadku braku wystarczającego materiału dowodowego wskazana zostanie siedziba pracodawcy;
- wymiar czasu pracy, przy czym w przypadku braku wystarczającego materiału dowodowego wskazany zostanie pełny wymiar czasu pracy;
- wysokość wynagrodzenia za pracę (jeśli zebrany materiał dowodowy nie pozwoli na ustalenie tego, to wskazane zostanie ostatnie wynagrodzenie minimalne na gruncie Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
2. Możliwość odwołania do GIP – od decyzji okręgowego inspektora pracy będzie można odwołać się do Głównego Inspektora Pracy (GIP).
3. Nowy tryb odwoławczy do sądu pracy – po decyzji GIP strona niezadowolona z rozstrzygnięcia będzie mogła złożyć odwołanie do rejonowego sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania to 1 miesiąc od dnia doręczenia decyzji GIP. Co istotne, GIP będzie mógł przeprowadzić tzw. autokontrolę, czyli od razu zmienić decyzję, jeśli uzna argumenty strony w całości za słuszne, co pozwoli uniknąć konieczności kierowania sprawy do sądu. Zmiany te wymuszą także wprowadzenie szeregu zmian do Kodeksu postępowania cywilnego w celu dostosowania przepisów do funkcjonowania nowego trybu odwoławczego.
4. Natychmiastowa wykonalność decyzji – decyzje okręgowego inspektora pracy będą podlegały natychmiastowemu wykonaniu w zakresie skutków wynikających z przepisów prawa pracy, związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych, a także ubezpieczenia zdrowotnego i obowiązkowych wpłat na fundusze, powstałych od dnia doręczenia decyzji pracodawcy. Co istotne, wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji w tym zakresie. Oznacza to, że w przypadku uzyskania takiej decyzji, pracodawca powinien niezwłocznie zacząć realizować obowiązki takie jak:
- naliczanie i wypłata wynagrodzenia;
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej;
- przyznanie innych uprawnień pracowniczych, np. urlopów;
- odprowadzenie zaliczek na podatek dochodowy od bieżącego wynagrodzenia;
- zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
- naliczanie i odprowadzanie bieżących składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
- odprowadzanie stosownych należności na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniach, a także odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, o ile taki Fundusz został utworzony.
Dodatkowo, decyzja nie będzie mogła być podstawą do niekorzystnego traktowania pracownika, w tym w szczególności nie będzie mogła stanowić podstawy wypowiedzenia stosunku pracy lub rozwiązania go bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
Natychmiastowa wykonalność decyzji będzie mogła być uchylona przez Głównego Inspektora Pracy w postępowaniu odwoławczym bądź przez sąd pracy w postępowaniu sądowym, w przypadku, gdy stwierdzone zostanie ryzyko istotnych i nieodwracalnych skutków dla pracodawcy lub osoby, której praw i obowiązków dotyczy wydana decyzja inspektora PIP.
5. Skutki przed wydaniem decyzji – skutki prawne, podatkowe i związane z ubezpieczeniami społecznymi, które powstały przed wydaniem decyzji, będą wstrzymane do momentu upływu terminu na wniesienie odwołania, a w przypadku wniesienia odwołania – do dnia prawomocnego orzeczenia sądu.
Dodatkowo, zgodnie z najnowszym tekstem projektu, reklasyfikacja umowy będzie mogła dotyczyć okresu maksymalnie trzech lat wstecz od daty wszczęcia postępowania przez inspektora PIP. Oznacza to, że nawet w przypadku utrzymania decyzji przez sąd, stosunek pracy nie zostanie stwierdzony z dniem zawarcia przez strony umowy, a dopiero z dniem przypadającym na trzy lata przed rozpoczęciem kontroli.
6. Kontrole zdalne – wprowadzona zostanie możliwość przeprowadzania przez PIP kontroli zdalnych. Inspektorzy będą mogli żądać przeprowadzenia oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy przy pomocy odpowiednich urządzeń technicznych. Możliwe mają być również zdalne przesłuchania kontrolowanych i świadków. Czynności kontrolne w tym trybie mają być stosowane jedynie w uzasadnionych przypadkach, jeżeli nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli. Ponadto, dokumentacja podczas kontroli, w szczególności protokoły kontroli lub notatki urzędowe, będą mogły być sporządzane także w postaci elektronicznej.
7. Wymiana danych między PIP, ZUS i KAS – umożliwiona zostanie wymiana danych pomiędzy PIP, ZUS i KAS na potrzeby kontroli i analizy ryzyka. Szczegóły tej współpracy – m.in. tryb, forma, zasady wspólnych kontroli czy udzielania pomocy – mają zostać określone w osobnym rozporządzeniu.
8. Roczne i wieloletnie plany kontroli – wprowadzony zostanie obowiązek sporządzania przez PIP rocznych i wieloletnich planów działań dla kontroli celowych na podstawie analizy ryzyka. Aktualnie PIP tworzy programy działania m.in. na podstawie prawdopodobieństwa naruszenia prawa.
9. Dwukrotnie wyższe kary – co najmniej dwukrotnie zwiększone mają zostać maksymalne wysokości kar, np.
- kara grzywny za wykroczenia z art. 281 § 1 Kodeksu pracy ma wynosić od 2.000 zł do 60.000 zł (obecnie: od 1.000 zł do 30.000 zł),
- w postępowaniu mandatowym inspektor będzie mógł nałożyć karę w wysokości 5.000 zł (obecnie: 2.000 zł), a w przypadku recydywy 10.000 zł (obecnie: 5.000 zł).
10. Możliwość dochodzenia odszkodowania od Skarbu Państwa – wnosząc odwołanie od decyzji Głównego Inspektora Pracy, utrzymującej w mocy decyzję w przedmiocie reklasyfikacji umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę, odwołujący będzie miał prawo zgłosić roszczenie odszkodowawcze wobec Skarbu Państwa, żądając naprawienia szkody za niezgodne z prawem reklasyfikowanie umowy. Orzekając w przedmiocie odwołania od decyzji, sąd powinien orzec również o odszkodowaniu w przypadku, gdy w toku postępowania wykazana zostanie szkoda po stronie podmiotu odwołującego się od decyzji.
Kiedy przepisy wejdą w życie?
Konsekwentnie już od pierwotnej wersji projektu, planowany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2026 r. Zgłaszane w tym zakresie poprawki do ustawy są konsekwentnie odrzucane, a Ministerstwo wskazuje wprost, że ustalony termin 1 stycznia 2026 r. zapewnia realizację kamienia milowego w ramach Krajowego Planu Odbudowy i jest zgodny z zasadą dostatecznego vacatio legis w świetle proponowanych zmian.
Co ważne – nowe przepisy swoim zakresem obejmą również umowy cywilnoprawne zawarte przed tą datą. Natomiast postępowania kontrolne wszczęte i niezakończone przed tą datą będą prowadzone na dotychczasowych zasadach.
Co warto zrobić już teraz?
Zanim jednak nowe uprawnienia PIP wejdą w życie, warto wykorzystać ten czas na działania prewencyjne, w szczególności przeanalizować obowiązujące w firmie modele współpracy, zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości i odpowiednio dostosować dokumentację. To najbezpieczniejsza strategia przed nadchodzącymi zmianami.
Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią projektu (numer z wykazu prac: UD283).
AUTORZY:
Wojciech Kruk, Radca Prawny, Senior Associate oraz Karolina Karpińska, aplikantka adwokacka, Junior Associate, Zespół Kancelarii Prawnej w Grant Thornton