Podróż służbowa samochodem prywatnym pracownika może być dobrym rozwiązaniem dla firm nieposiadających samochodów firmowych. Zwrot poniesionych podczas podróży służbowej kosztów, jest częstą praktyką stosowaną przez przedsiębiorców. Warto w tym przypadku zadbać o prawidłowe wypełnienie obowiązków podatkowych.
Podsumowanie:
- Pracownik może pojechać w podróż służbową własnym samochodem.
- Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów z tytułu wykorzystania prywatnego samochodu do celów służbowych.
- Należności wypłacane pracownikom rodzą skutki podatkowe zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
Podróż służbowa – definicja
Podróżą służbową jest każde świadczenie pracy, na polecenie pracodawcy wykonywane poza miejscowością, w której położone jest stałe miejsce wykonywania pracy.
Szerzej na temat definicji podróży służbowej w artykule TUTAJ
Zdarzają się przypadki, w których pracownik wykorzystuje prywatny samochód w celu dotarcia do wyznaczonego przez pracodawcę celu. Pojazd ten nie stanowi własności podmiotu zatrudniającego.
Ważny fragment
Aby odbyć podróż służbową samochodem prywatnym pracownika, konieczne jest uzyskanie zezwolenia pracodawcy.
Pracownik może sam ubiegać się o wykorzystanie własnego samochodu, niezależnie od tego, czy pracodawca dysponuje pojazdami firmowymi, czy też nie. Wówczas pomiędzy pracodawcą a pracownikiem powinno zostać podpisane odpowiednie porozumienie.
Podpisanie porozumienia, na podstawie którego pracownik będzie wykorzystywał prywatny samochód w celach służbowych wiąże się ze skutkami podatkowymi oraz finansowymi po obydwu stronach.
Podróż służbowa – skutki finansowe
Do kosztów podróży służbowej należy zaliczyć zarówno wydatki poniesione na paliwo, jak i inne koszt związane z użytkowaniem samochodu, takie, jak opłaty drogowe, czy postojowe. W przypadku, podróży samochodem prywatnym pracownika, wydatki te mogą zostać pokryte przez pracodawcę.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje, co do zasady, po jej zakończeniu, na podstawie ewidencji przejazdu, prowadzonej przez pracownika, tzw. kilometrówki.
Ważny fragment
Ewidencja przejazdu jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego pracownik otrzymuje zwrot kosztów podróży służbowej.
Obligatoryjne elementy ewidencji zostały określone w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracownik po podróży służbowej może wnioskować o zwrot kosztów podróży, liczonych jako iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów (wynikających z ewidencji) oraz stawki uzgodnionej z pracodawcą. Nie może ona jednak przekroczyć kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r., tj.:
- dla samochodu osobowego pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
- dla samochodu osobowego pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł.
Podróż służbowa – skutki podatkowe
Po stronie pracownika kwestią kluczową jest ustalenie, czy wypłacone kwoty będą stanowiły przychód ze stosunku pracy.
Zwolnienie z opodatkowania ma miejsce wyłącznie wówczas, gdy obowiązek poniesienia lub zwrotu kosztów wynika z przepisów odrębnych ustaw.
Wyłączone z opodatkowania są natomiast wszelkie należności pracownika za czas podróży służbowej, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Wyłączenie to ma zastosowanie zarówno do diet wypłacanych pracownikom, jak i zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.
Ważny fragment
Wyłączone z opodatkowania są kwoty do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez pracownika.
Po stronie pracodawcy należy rozważyć możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawy o podatkach dochodowych stanowią, iż do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej, po spełnieniu łącznie dwóch warunków:
- wysokość tych wydatków nie przekracza kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- wysokość poniesionych wydatków udokumentowana jest w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez pracownika.
Jeżeli wydatki przekraczają limit wskazany w pkt 1, kosztami uzyskania przychodu będą odpowiednio wydatki do kwoty wynikającej z limitu.
Aby wyzbyć się niepewności związanych ze skutkami podatkowymi podróży służbowych odbywanych samochodem prywatnym pracownika, w naszej opinii warto skorzystać z pomocy praktyków specjalizujących się kompleksowo w tej kwestii.
AUTORZY: Łukasz Boszko, Senior Konsultant Bieżące doradztwo podatkowe oraz Joanna Krajnik
