Różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem pracownika

Oddelegowanie a podróż służbowa – podstawowe różnice

W sytuacji kiedy pracodawca zdecyduje się wysłać pracownika za granicę, bardzo ważną kwestią będzie ustalenie czy jest to zagraniczna podróż służbowa czy oddelegowanie. Pojęcia te, choć zbliżone, znacznie się od siebie różnią.

Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług definiuje pracownika delegowanego z terytorium RP jako: „pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium Państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP”.

Pracownik delegowany to pracownik wykonujący tymczasową pracę poza stałym miejscem pracy, które określone jest w umowie, co w konsekwencji zmienia miejsce świadczenia pracy. Z reguły nie należą się żadne dodatkowe świadczenia dla pracownika, ale przepisy wewnątrzzakładowe mogą je uwzględnić.

Podróż służbową natomiast określa uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r. II PZP 11/08) i rozumiana jest jako krótkotrwały, nietypowy, incydentalny charakter i nie następuje zmiana świadczenia przez pracownika pracy, a pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.

Istotną kwestią przy podróży służbowej jest spełnienie łącznie trzech cech, które zostały określone
w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 r. I PK 208/07, które charakteryzują się tym, iż odbywana jest:

1. Poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy;
2. Na polecenie pracodawcy;
3. W celu wykonywania określonego przez pracodawcę zadania.

Pracownik może również w trakcie oddelegowania odbyć podróż służbową w sytuacji kiedy oddelegowany został do pracy w Barcelonie i otrzymał polecenie służbowej, aby udać się do Madrytu w celu wykonania zadania.
W tedy mamy do czynienia z podróżą służbową w okresie oddelegowania do innego kraju.

Oddelegowanie – jakie zmiany w świadczeniu pracy?

Istotną kwestią przy oddelegowaniu będzie zmiana umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy, określenie waluty w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie jak również zasady pokrywania kosztów wyjazdu oraz powrotu. Co do zasady pracownikowi oddelegowanemu do pracy w innym kraju Unii Europejskiej przysługują takie same warunki pracy jak w kraju przyjmującym, m.in. dotyczące:

• Minimalnej stawki wynagrodzenia: wynagrodzenie pracownika oddelegowanego ma być nie mniejsze niż minimalne wynagrodzenie w państwie, w którym będzie wykonywana praca;
• Minimalnego okresu odpoczynku, urlopów wypoczynkowych;
• Maksymalnych okresów pracy;
• Bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Równość traktowania w zatrudnieniu kobiet i mężczyzn, przeciwdziałanie dyskryminacji, zasady zatrudniania kobiet w ciąży;
• Święta i dni wolne od pracy.

Pracownik oddelegowany w pierwszej kolejności korzysta z dni wolnych w kraju, do którego zostaje oddelegowany. Jednocześnie może korzystać z dni wolnych obowiązujących w Polsce. Pracownik może jednak zostać zobowiązany do pracy w dniach, które w Polsce są uznawane za święta, ale za ten dzień powinien otrzymać inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego.

Składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 201 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (art. 12 ust. 1) „osoba, która wykonuje obowiązki jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszeństwa państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę”.

W związku z rozporządzeniem oddelegowany pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu. Ważne również jest to, aby pracownik przed oddelegowaniem był objęty ubezpieczeniem w Polsce przez co najmniej miesiąc oraz aby przedsiębiorstwo oddelegowującego prowadziło znaczną cześć działalności w Państwie, w którym ma ono swoją siedzibę (czyli w Polsce). Oznacza to, iż pracodawca ma obowiązek naliczać, pobierać i wpłacać składki w Polsce. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie stanowi przychód pracownika, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, bez względu na to, gdzie pracownik jest opodatkowany.

Aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek ważne są dwie wartości:

• Prognozowana miesięczna przeciętna kwota wynagrodzenia w Polsce (w 2018 r. to 4443,00 zł brutto);
• Kwota miesięcznego przychodu pracownika oddelegowanego.

Istotną kwestię odgrywa tutaj suma miesięcznego przychodu pracownika. Jeśli po zsumowaniu, przeliczeniu na złote zgodnie z aktualnym kursem walut NBP dochód pracownika jest wyższy, niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w Polsce należy je obniżyć o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych w kraju do którego pracownik został oddelegowany, za każdy dzień w danym miesiącu (łącznie z sobotami i niedzielami). Nie uwzględnia się natomiast dni, w których pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym. I tak:

• Jeśli po obniżeniu przychód pracownika jest nadal wyższy niż przeciętne wynagrodzenie to przyjmujemy tą kwotę do obliczenia składek;
• Jeśli po obniżeniu o diety przychód pracownika będzie niższy lub równy prognozowanej miesięcznej kwoty w Polsce to do podstawy wymiaru składek przyjmujemy prognozowaną miesięczną kwotę (czyli 4443,00 zł brutto)
• Jeśli miesięczny przychód będzie niższy lub równy prognozowanej miesięcznej przeciętnej kwoty w Polsce to do podstawy wymiaru składek przyjmujemy faktycznie uzyskany dochód.

Ujęcie podatkowe

Przy ustalaniu, gdzie ma być odprowadzany podatek posiłkujemy się ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 „osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy)”. Jednak przy oddelegowaniu pracownika do Państwa UE należy również wziąć pod uwagę przepisy poszczególnych zawartych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Aby podatki były odprowadzane w Polsce muszą zostać spełnione łącznie 3 warunki:

• Oddelegowany pracownik pracuje za granicą przez okres nie dłuższy niż 183 dni (6 miesięcy) w ciągu roku podatkowego;
• Wynagrodzenie wypłacane jest przez pracodawcę, który nie ma siedziby w kraju, do którego został oddelegowany pracownik;
• Wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład, który pracodawca posiada w kraju, do którego został oddelegowany pracownik.

Przy niespełnieniu jednego z tych warunków podatek będzie odprowadzany w kraju, do którego został pracownik oddelegowany. Natomiast pracownicy, którzy przebywają dłużej niż 183 dni w kraju, do którego zostali oddelegowani podlegają już ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli będą płacić podatki w Polsce jedynie od przychodów uzyskanych za pracę w Polsce.

Należy też wziąć pod uwagę, iż przychody uzyskane przez pracownika oddelegowanego do pracy za granicą pomniejszyć można zgodnie z wytycznymi art. 21 ust. 1 pkt. 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. za każdy dzień pobytu za granicą, w którym pracownik pozostawał w stosunku pracy – o kwotę stanowiącą równowartość 30% diety przysługującej pracownikom sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej.

Poniżej przedstawiamy kwotową analizę porównawczą, aby zobaczyć, jakie różnice w składkach ZUS, podatkach oraz koszcie pracodawcy występują pomiędzy omówionymi rozliczeniami:

Podsumowanie

Podsumowując, przed wysłaniem pracownika do innego kraju pracodawca będzie musiał ustalić czy wysyła pracownika w podróż służbową czy oddelegowuje go do innego Państwa, zawrzeć z pracownikiem stosowne porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę, przeanalizować koszty związane z wyjazdem, wynagrodzeniem, przewidzieć ilość dni, które są bardzo istotne w kontekście opłacania składek ZUS i PIT.

AUTOR:  Agnieszka Królikowska, Outsourcing kadr i płac