Podpisałeś zagraniczny kontrakt? Planujesz wysłać pracowników do pracy za granicą? Masz wątpliwości czy będzie to jeszcze podróż służbowa czy już oddelegowanie? Poniższy artykuł pomoże Ci podjąć decyzję!
Oddelegowanie a podróż służbowa – podstawowe różnice
W sytuacji kiedy pracodawca zdecyduje się wysłać pracownika za granicę, bardzo ważną kwestią będzie ustalenie czy jest to zagraniczna podróż służbowa czy oddelegowanie. Pojęcia te, choć zbliżone, znacznie się od siebie różnią.
Ustawa z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług definiuje pracownika delegowanego z terytorium RP jako: „pracownika w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego, do którego jest delegowany, wykonującego pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowanego do pracy na terytorium Państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP”.
Pracownik delegowany to pracownik wykonujący tymczasową pracę poza stałym miejscem pracy, które określone jest w umowie, co w konsekwencji zmienia miejsce świadczenia pracy. Z reguły nie należą się żadne dodatkowe świadczenia dla pracownika, ale przepisy wewnątrzzakładowe mogą je uwzględnić.
Podróż służbową natomiast określa uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r. II PZP 11/08) i rozumiana jest jako krótkotrwały, nietypowy, incydentalny charakter i nie następuje zmiana świadczenia przez pracownika pracy, a pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.
Istotną kwestią przy podróży służbowej jest spełnienie łącznie trzech cech, które zostały określone
w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 22 lutego 2008 r. I PK 208/07, które charakteryzują się tym, iż odbywana jest:
- Poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy;
- Na polecenie pracodawcy;
- W celu wykonywania określonego przez pracodawcę zadania.
Pracownik może również w trakcie oddelegowania odbyć podróż służbową w sytuacji kiedy oddelegowany został do pracy w Barcelonie i otrzymał polecenie służbowej, aby udać się do Madrytu w celu wykonania zadania.
W tedy mamy do czynienia z podróżą służbową w okresie oddelegowania do innego kraju.
Oddelegowanie – jakie zmiany w świadczeniu pracy?
Istotną kwestią przy oddelegowaniu będzie zmiana umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy, określenie waluty w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie jak również zasady pokrywania kosztów wyjazdu oraz powrotu. Co do zasady pracownikowi oddelegowanemu do pracy w innym kraju Unii Europejskiej przysługują takie same warunki pracy jak w kraju przyjmującym, m.in. dotyczące:
- Minimalnej stawki wynagrodzenia: wynagrodzenie pracownika oddelegowanego ma być nie mniejsze niż minimalne wynagrodzenie w państwie, w którym będzie wykonywana praca;
- Minimalnego okresu odpoczynku, urlopów wypoczynkowych;
- Maksymalnych okresów pracy;
- Bezpieczeństwa i higieny pracy;
- Równość traktowania w zatrudnieniu kobiet i mężczyzn, przeciwdziałanie dyskryminacji, zasady zatrudniania kobiet w ciąży;
- Święta i dni wolne od pracy.
Pracownik oddelegowany w pierwszej kolejności korzysta z dni wolnych w kraju, do którego zostaje oddelegowany. Jednocześnie może korzystać z dni wolnych obowiązujących w Polsce. Pracownik może jednak zostać zobowiązany do pracy w dniach, które w Polsce są uznawane za święta, ale za ten dzień powinien otrzymać inny dzień wolny od pracy do końca okresu rozliczeniowego.
Składki ZUS
Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 201 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (art. 12 ust. 1) „osoba, która wykonuje obowiązki jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszeństwa państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę”.
W związku z rozporządzeniem oddelegowany pracownik podlega polskiemu ubezpieczeniu. Ważne również jest to, aby pracownik przed oddelegowaniem był objęty ubezpieczeniem w Polsce przez co najmniej miesiąc oraz aby przedsiębiorstwo oddelegowującego prowadziło znaczną cześć działalności w Państwie, w którym ma ono swoją siedzibę (czyli w Polsce). Oznacza to, iż pracodawca ma obowiązek naliczać, pobierać i wpłacać składki w Polsce. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie stanowi przychód pracownika, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym, bez względu na to, gdzie pracownik jest opodatkowany.
Aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek ważne są dwie wartości:
- Prognozowana miesięczna przeciętna kwota wynagrodzenia w Polsce (w 2018 r. to 4443,00 zł brutto);
- Kwota miesięcznego przychodu pracownika oddelegowanego.
Istotną kwestię odgrywa tutaj suma miesięcznego przychodu pracownika. Jeśli po zsumowaniu, przeliczeniu na złote zgodnie z aktualnym kursem walut NBP dochód pracownika jest wyższy, niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie w Polsce należy je obniżyć o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych w kraju do którego pracownik został oddelegowany, za każdy dzień w danym miesiącu (łącznie z sobotami i niedzielami). Nie uwzględnia się natomiast dni, w których pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym, zwolnieniu chorobowym. I tak:
- Jeśli po obniżeniu przychód pracownika jest nadal wyższy niż przeciętne wynagrodzenie to przyjmujemy tą kwotę do obliczenia składek;
- Jeśli po obniżeniu o diety przychód pracownika będzie niższy lub równy prognozowanej miesięcznej kwoty w Polsce to do podstawy wymiaru składek przyjmujemy prognozowaną miesięczną kwotę (czyli 4443,00 zł brutto)
- Jeśli miesięczny przychód będzie niższy lub równy prognozowanej miesięcznej przeciętnej kwoty w Polsce to do podstawy wymiaru składek przyjmujemy faktycznie uzyskany dochód.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Założenia: delegacja do Niemiec, 30 dni, kwota diety za dzień 49 EUR, kurs NBP 4,30 zł, składka wypadkowa 1,8%, kwota wolna, podstawowe koszty uzyskania przychodu
Wynagrodzenie brutto: 4800,00 zł
Składki ZUS pracownika: 658,08 zł
Składka zdrowotna: 372,77 zł
Zaliczka na podatek: 358,00 zł
Wynagrodzenie netto: 3411,15 zł
Diety (zwolnione z podatku i składek ZUS): 6320,56 zł
Wynagrodzenie do wypłaty: 9731,71 zł
Składki ZUS pracodawcy: 989,28 zł
Koszt pracodawcy: 5789,28 zł
Założenia: oddelegowanie do Niemiec, gdzie pracownik przebywał łącznie 30 dni, kwota diety za dzień 49 EUR, kurs NBP 4,30 zł, składka wypadkowa 1,8%, kwota wolna, podstawowe koszty uzyskania przychodu; ze względu na obowiązującą w Niemczech płacę minimalną, wynagrodzenie zasadnicze podwyższone zostało do kwoty 6441,40 zł brutto.
Wynagrodzenie brutto: 6441,40 zł
Podstawa składek na ubezpieczenie społeczne: 6321,00 zł (49 EUR*4,30 zł*30 dni)
Podstawa obniżona do prognozowanej miesięcznej przeciętnej kwoty wynagrodzenia: 4443,00 zł
Składki ZUS pracownika: 609,14 zł
Składka zdrowotna: 345,05 zł
Podstawa opodatkowania: 3935,96 zł ((6441,40-609,14-(6321,00*30%))
Zaliczka na podatek: 345,00 zł
Wynagrodzenie netto/do wypłaty: 5142,21 zł
Składki ZUS pracodawcy: 915,71 zł
Koszt pracodawcy: 7357,11 zł
Podsumowanie
Podsumowując, przed wysłaniem pracownika do innego kraju pracodawca będzie musiał ustalić czy wysyła pracownika w podróż służbową czy oddelegowuje go do innego Państwa, zawrzeć z pracownikiem stosowne porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę, przeanalizować koszty związane z wyjazdem, wynagrodzeniem, przewidzieć ilość dni, które są bardzo istotne w kontekście opłacania składek ZUS i PIT.
AUTOR: Agnieszka Królikowska, Outsourcing kadr i płac