Sprawozdanie z działalności jednostki jest integralną częścią sprawozdawczości finansowej jednostek gospodarczych. Może być przydatnym narzędziem w analizie standingu finansowego podmiotu oraz jego osiągnięć biznesowych w mijającym roku.
Kogo obowiązuje sprawozdanie z działalności jednostki
Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki dotyczy: spółek kapitałowych (tj. spółek z ograniczoną odpowiedzialności i spółek akcyjnych), spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych.
Nie tylko ustawa o rachunkowości
Zakres sprawozdania z działalności może różnić się zależnie od otoczenia, w którym działa spółka. Inne regulacje dotyczą spółek działających w oparciu o wspomnianą ustawę o rachunkowości, zaś odmienne wymogi nałożono na spółki giełdowe notowane na rynku podstawowym czy New Connect. W tych dwóch przypadkach mówi się o sprawozdaniu z działalności emitenta i przy przygotowaniu sprawozdania z działalności niezbędne jest uwzględnienie przepisów zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 19 lutego 2009 roku w sprawie informacji bieżących i okresowych przekazywanych przez emitentów papierów wartościowych oraz warunków uznawania za równoważne informacji wymaganych przepisami prawa państwa niebędącego państwem członkowskim.
Procedura złożenia sprawozdania z działalności
Odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania z działalności ponosi kierownik jednostki oraz członkach rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego. W odróżnieniu jednak od sprawozdania finansowego raportu z działalności nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki, jeżeli nie jest członkiem zarządu.
Sprawozdanie z działalności jednostki składa, we właściwym rejestrze sądowym, jej kierownik, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, opinią biegłego rewidenta (o ile sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu – w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Podmioty notowane na rynku głównym dodatkowo sporządzają sprawozdanie z działalności jednostki łącznie ze sprawozdaniem półrocznym. Co ważne jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to biegły rewident w opinii z badania sprawozdania finansowego zamieszcza objaśnienie, w którym stwierdza, że sprawozdanie z działalności jednostki jest kompletne w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz innych przepisów regulujących sprawozdawczość, zaś informacje zawarte w sprawozdaniu z działalności są zgodne z danymi zawartymi w sprawozdaniu finansowym.
Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton
Istotne informacje o kondycji finansowej
Zgodnie z wymogami art. 49 ustawy o rachunkowości każde sprawozdanie z działalności musi zawierać istotne informacje o stanie majątkowym jednostki i jej aktualnej oraz przewidywanej sytuacji finansowej wraz z oceną osiąganych efektów z działalności. Należy dokonać także analizy możliwych zagrożeń, jak i czynników ryzyka. Uwzględnić należy osiągnięcia w zakresie prac badawczych i rozwojowych, a także opisać przewidywane kierunki rozwoju jednostki. Nie można pominąć zdarzeń wpływających w istotny sposób na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie powinno zawierać informacje o nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia. Wymienić należy posiadane oddziały (zakłady).
Duża znaczenia ma opis posiadanych instrumentów finansowych w zakresie ryzyka (w postaci zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej), na jakie narażona jest jednostka, przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.
O ile jest to kluczowe dla oceny kondycji jednostki, w sprawozdaniu powinny znaleźć się również wskaźniki finansowe i niefinansowe, czynniki środowiskowe czy dotyczące warunków zatrudnienia, a także dodatkowe wyjaśnienia do kwot wykazanych w sprawozdaniu finansowym.
Ustawodawca nie narzuca żadnego wzoru sprawozdania. Co ważne wskazany jest jedynie zakres informacji, które należy w nim uwzględnić, przy czy nie jest to zbiór zamknięty. Jest to minimalny zakres, ale należy zwrócić uwagę, że nadmiar informacji może zamazywać prawdziwy obraz sytuacji finansowej i majątkowej przedsiębiorstwa. To jednostka musi zadecydować, co jest kluczowe do właściwej oceny, w jaki sposób zaprezentować te dane oraz jak duże nakłady finansowe na przygotowanie takiego sprawozdania jest w stanie ponieść.
Pomoc w sporządzeniu sprawozdania
Sprawozdanie z działalności ma charakter zindywidualizowany, dlatego nie możliwe jest wprowadzenie sztywnego wzorca dla wszystkich przedsiębiorstw. Musi ono w rzetelny sposób obrazować sytuację finansową i majątkową podmiotu. Pomocnym przy sporządzaniu tego sprawozdania może więc być Krajowy Standard Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności”.
Wskazówki zawarte w tym standardzie odnoszą się zarówno do jednostek sporządzającej jednostkowe sprawozdania finansowej, jak i do grup kapitałowych. W standardzie czytamy, że sprawozdanie z działalności ma wzbogacić wiedzę o jednostce dzięki dostarczaniu – w sposób wyważony i obiektywny – jego użytkownikom istotnych informacji uzupełniających sprawozdanie finansowe oraz informacji dodatkowych ułatwiających ocenę działalności, sytuacji i zamierzeń jednostki. W szczególności może pomóc przy ocenie działalności członków organów i udzielenia im absolutorium, dlatego powinno być wiarygodne, przydatne, zrozumiałe oraz porównywalne w czasie. Standard służy również upowszechnieniu dobrych praktyk w prezentacji informacji finansowych (na przykład ważne informacje finansowe, np. przychody ze sprzedaży, powinny być przedstawiane w ujęciu kilkuletnim, co umożliwia ocenę tendencji i trendów). Co ważne, w sytuacji w której jednostka nie omówiła w sprawozdaniu z działalności zagadnień wymienionych w art. 49 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, w sprawozdaniu z działalności należy umieścić komentarz lub przypis jasno wskazujący, że pominięcie to jest zamierzone i uzasadnione.
Sprawozdanie z działalności jako ważne narzędzie w rękach kierownictwa jednostki
Sprawozdanie z działalności to istotny dokument pozwalający na przedstawienie lepszego i pełniejszego obrazu sytuacji finansowej i majątkowej jednostki. Jest to zatem duży atut w rękach kierownictwa danego podmiotu stanowiąc cenne źródło informacji o danym podmiocie, jak również o ryzykach, na jakie jest on narażony. Mimo to sprawozdanie z działalności jest często sporządzane w sposób uproszczony i niewyczerpujący tematu. Dlatego tak ważne jest upowszechnianie dobrych praktyk opisywanych w Krajowym Standardzie Rachunkowości 9 i wdrażanie przedstawionych w nim wskazówek odnośnie do sporządzania sprawozdania zarządu, gdyż przynoszą one korzyści zarówno jego czytelnikom, jak i sporządzającym sprawozdania dzięki poprawie spójności tego ważnego źródła informacji.