UWAGA! Ministerstwo Finansów 19 stycznia zapowiedziało, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku
7 podstawowych wymagań technicznych, które są istotne w kontekście KSeF
1. Certyfikat kwalifikowany:
Faktury elektroniczne wymagają podpisu elektronicznego opartego na certyfikacie kwalifikowanym, który poświadcza tożsamość właściciela.
2. Integracja z systemami informatycznymi:
Systemy informatyczne firmy muszą mieć możliwość integracji z systemem KSeF, umożliwiającym generowanie, przetwarzanie i przesyłanie faktur elektronicznych.
3. Formaty faktur:
Faktury elektroniczne muszą być wystawiane w zgodnym z regulacjami formacie struktury XML, spełniającym wymagania standardu UBL (Universal Business Language) lub innych formatów zdefiniowanych przez przepisy.
4. Wsparcie dla potwierdzeń odbioru:
System musi umożliwiać otrzymywanie i przetwarzanie potwierdzeń odbioru faktur elektronicznych, potwierdzających, że faktura dotarła do odbiorcy.
5. Kanały przesyłania faktur:
Faktury elektroniczne można przesyłać do KSeF za pośrednictwem systemów dostarczania faktur elektronicznych, takich jak platformy dostawców usług e-faktur.
6. Ochrona Danych i Bezpieczeństwo:
Faktury elektroniczne muszą być przesyłane i przechowywane w sposób bezpieczny, z zachowaniem odpowiednich mechanizmów ochrony danych i zabezpieczeń.
7. Zgodność z zaleceniami Ministerstwa Finansów:
System musi spełniać zalecenia i wymagania Ministerstwa Finansów oraz być zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.
Test bezpieczeństwa IT – dokonaj samooceny w 5 minut i otrzymaj wynik
9 kluczowych działań w zakresie wdrożenia i integracji z KSeF od strony informatycznej
1. Zrozumienie wymagań i planowanie procesu: rozpocznij od zapoznania się z wymaganiami dotyczącymi KSeF, takimi jak formaty i struktura e-faktur, zabezpieczenia, certyfikaty, oraz procesy przesyłania i archiwizacji.
2. Analiza obecnej infrastruktury: wykonaj przegląd systemów księgowych, ERP, CRM i innych narzędzi, aby zidentyfikować, czy wymagają one integracji z KSeF oraz czy są gotowe do obsługi e-faktur.
3. Zgodność z przepisami: sprawdź, czy firma działa zgodnie z przepisami dotyczącymi e-faktur, zarówno podatkowymi, jak i związanymi z ochroną danych osobowych. Upewnij się, że wdrażany system e-faktur jest zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi oraz spełnia wymogi przechowywania faktur.
4. Wybór Oprogramowania: jeśli istnieje potrzeba, przeprowadź wybór oprogramowania lub narzędzi, które umożliwią generowanie, przesyłanie i odbieranie e-faktur oraz integrację z systemami istniejącymi w firmie.
5. Wdrożenie oprogramowania:
-
- Dostosowanie rozwiązania: w zależności od specyficznych potrzeb, często należy dostosować oprogramowanie, aby pasowało do procesów biznesowych i struktury organizacyjnej klienta.
- Instalacja i konfiguracja: należy wykonać instalacje i konfiguracje oprogramowania do obsługi e-faktur, dostosowując je do struktury firmy.
- Migracja danych: jeśli firma posiada bazę dokumentów, należy wykonać migrację danych, przeniesienie istniejących faktur papierowych lub elektronicznych do nowego systemu e-faktur.
- Integracje: jeśli istnieją inne systemy w firmie (np. ERP, CRM), należy dokonać integracji z tymi systemami, umożliwiając płynny przepływ informacji.
- Zabezpieczenia i uwierzytelnianie: należy zweryfikować czy firma posiada odpowiednie zabezpieczenia i certyfikaty wymagane do przesyłania e-faktur, takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i kontrolę dostępu do danych finansowych w systemie e-faktur, upewnić się, że systemy i dane są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych.
- Testowanie: Należy przeprowadzić testy integracji, weryfikacji procesów oraz testów wydajności systemu i bezpieczeństwa, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie.
6. Szkolenia pracowników: dobrze jest przeprowadzić szkolenia dla zespołu IT oraz pracowników obsługujących proces fakturowania, aby zapewnić, że wszyscy wiedzą, jak korzystać z KSeF. Dodatkowo należy przygotować cykliczny plan edukacji pracowników dotyczącej zmian w procesie fakturowania i korzystania z KSeF.
7. Wsparcie techniczne: rekomenduje się przygotowanie zespołu do zapewnienia bieżącego wsparcia technicznego i obsługi systemu KSeF po wdrożeniu.
8. Optymalizacja i doskonalenie: zaleca się monitorowanie działania systemów w połączeniu z KSeF i wprowadzanie poprawek w celu optymalizacji.
9. Monitorowanie, raportowanie i analiza: rekomenduje się przygotowanie narzędzi do monitorowania i analizy przepływu e-faktur oraz ich przetwarzania a także wdrożenie narzędzi umożliwiających raportowanie i analizę danych związanych z e-fakturami.
Czytaj więcej: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – aspekty praktyczne
Przygotowanie się do wdrożenia i integracji z Krajowym Systemem e-Faktur to proces, który wymaga współpracy pomiędzy działem IT a pozostałymi departamentami firmy. Właściwe przygotowanie oprogramowania, infrastruktury IT oraz zasobów ludzkich pozwoli na skuteczne wdrożenie e-faktur, usprawnienie procesu fakturowania i pomyślne zakończenie tego procesu.
Masz pytanie lub wątpliwości? Skontaktuj się z naszym ekspertem! Tomasz Janas, tel. ,
Więcej na: www.gov.pl/krajowy-system-e-faktur
