Zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z postanowieniami od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mają możliwość skrócenia, z dotychczasowych 50 do 10 lat, okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej pod warunkiem przekazania do ZUS informacji, które będą stanowić podstawę do wyliczenia świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, o których mowa w Kodeksie pracy obejmują:

• dokumentację osobową
• dokumentację płacową – dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia

Dotychczas obowiązujące przepisy nakładały na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązek ten uległ zmianie, bowiem pracodawcy mogą teraz przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Przepisy przejściowe w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, pracodawca może zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.

Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.

W celu zabezpieczenia interesów pracowników zmiany będą wprowadzane stopniowo w odniesieniu do grup pracowników zatrudnianych w następujących przedziałach czasowych:

1. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999

Pierwszy przedział to pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku. Dokumentację kadrowo-płacową pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

2. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Drugi przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. W tych przypadkach pracodawca może skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji (obecnych lub byłych pracowników), pod warunkiem, że złoży w ZUS raporty informacyjne, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty za każdego pracownika. Jeśli jednak nie przekaże do ZUS raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą tak jak dotychczas przez 50 lat.

3. Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.

Ostatni przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W tych przypadku dokumentacja będzie przechowywana przez okres 10 lat od dnia ustania stosunku pracy, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne za pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dodatkowe dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Akta osobowe w formie elektronicznej

Obecnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia akt pracowniczych jedynie w postaci papierowej. Od 1 stycznia 2019 r. na podstawie nowelizacji będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w wybranej przez siebie formie – papierowej lub elektronicznej.

Ponowne zatrudnienie

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie mógł kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Przekazanie dokumentacji pracownikowi

Ustawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika. Otóż od 1 stycznia 2019 r. zgodnie z art. 94⁶ Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.