Przetwarzanie danych osobowych kandydatów czy pracowników niezmiennie przysparza pracodawcom trudności. Poniżej kluczowe informacje z tego zakresu, z uwzględnieniem aspektu prawa pracodawców do przeprowadzania testów psychologicznych i oceny kompetencji miękkich.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
- Jakich danych osobowych pracodawca ma prawo wymagać od kandydata do celów rekrutacji?
- Jakie dane osoby zatrudnionej pracodawca może przetwarzać w toku pracy?
- Czy pracodawca ma prawo poddać pracownika lub kandydata testowi psychologicznemu?
- Czy ocena pracownika i kandydata poprzez test psychologiczny lub badanie kompetencji miękkich może odbywać się na podstawie ich zgody?
Zagadnienia związane z zakresem danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika i jakie może wykorzystywać w trakcie realizacji stosunku pracy pozostają istotnym problemem. Tym razem skupimy się na nich pod kątem testów psychologicznych oraz oceny kompetencji miękkich.
Jakich danych można żądać podczas rekrutacji?
Analizując temat zakresu danych pracownika, które pracodawca może wykorzystywać, zawsze punktem wyjścia powinien być art. 221 Kodeksu pracy. Pierwsza częścią tego artykułu dotyczy zakresu danych, jakie można pozyskiwać w trakcie rekrutacji, bazując na realizacji obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lic. c RODO (co istotne, pracodawca ma prawo żądać tych danych). Zgodnie z powyższym artykułem są to następujące dane:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez rekrutowanego,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ważny fragment
Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pracodawca może żądać wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonania pracy określonego rodzaju lub pracy na określonym stanowisku. Mimo, że ustawodawca używa zwrotu niezbędne, nadal pozostawia pewną swobodę interpretacyjną, ponieważ w sektorze prywatnym wymogi stanowiskowe, wymogi korporacyjne czy też wymagany staż pracy, wykształcenie i kwalifikacje, niemalże zawsze pozostają kwestią uznaniową pracodawcy.
Nasz ekspert Kacper Rączkowiak jest do Twojej dyspozycji.
Jakich danych pracodawca ma prawo żądać w toku pracy?
Po zawarciu stosunku pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika dalszych informacji, takich jak:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Ważny fragment
Pracodawca może także żądać innych (od wyżej wymienionych) danych, ale tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa (tj. gdy z obowiązujących regulacji wynika uprawnienie pracodawcy do przetwarzania określonych danych lub obowiązek takiego przetwarzania).
Przetwarzanie danych osobowych pracowników na podstawie ich zgody
Kolejny z przepisów Kodeksu pracy, tj. art. 221a, za podstawę przetwarzania wskazuję dobrowolną zgodę pracownika lub kandydata do pracy. Dane udostępnione na tej podstawie powinny być udostępnione z ich inicjatywy bądź na wniosek pracodawcy. Ustawodawca wskazuje wprost, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika oraz nie może powodować negatywnych konsekwencji, tj.:
- nie może być przyczyną odmowy zatrudnienia,
- nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę,
- nie może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Powyższe oznacza w skrócie, że pracodawca może przetwarzać więcej danych na podstawie zgody pracownika lub kandydata, ale z praktycznego punktu widzenia w zasadzie nie może ich użyć m.in. po to, by wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika.
Testy psychologiczne podczas rekrutacji – czy pracodawca zawsze ma do nich prawo?
Tutaj dochodzimy do sedna zagadnienia wspomnianego na samym początku – odpowiedzi na pytanie czy pracodawca może zawsze stosować obowiązkową ocenę kandydatów polegającą na przeprowadzaniu testów psychologicznych w trakcie rekrutacji. Otóż nie, chyba, że uprawnienie lub obowiązek wykonania takich testów nakłada na pracodawcę przepis prawa (np. w przypadku kierowców czy funkcjonariuszy służb mundurowych).
Czy zatem pracodawca może prosić kandydatów o udział w testach psychologicznych przed ich zatrudnieniem na podstawie udzielonych przez nich zgód? Tak, jednakże działanie takie jest bezprzedmiotowe, ponieważ negatywny wynik takiego testu nie może być formalną podstawą odmowy zatrudnienia. Ponadto w takiej sytuacji pracodawca naraża się na przekroczenie zasady minimalizacji danych.
W praktyce oznacza to, że przeciętny przedsiębiorca nie ma żadnych argumentów i podstaw, aby zmusić osobę ubiegającą się o pracę, czy też pracownika do wykonania testu psychologicznego.
Brak równowagi stron w relacji pracodawca–pracownik
Dla omawianego problemu istotny jest podkreślany od lat brak równowagi stron w relacji pracodawca–pracownik, co podważa zasadność stosowania zgody jako podstawy legalizującej przetwarzanie. Przykład takiego stanowiska jest odzwierciedlony zarówno w orzecznictwie krajowym, tj.: wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. I OSK 249/09, jak i w opracowaniach unijnych, tj.:
Wytyczne dotyczące zgody na mocy rozporządzenia 2016/679. Przyjęte dnia 28 listopada 2017 r…, w których czytamy, że (…) nie jest prawdopodobne, bo pracownik mógł swobodnie odpowiedzieć na wniosek pracodawcy o wyrażenie zgody (…), nie odczuwając presji na wyrażenie zgody.
Warto pamiętać, że test psychologiczny może skutkować także oceną stanu zdrowia pracownika lub kandydata, co powoduje dalsze naruszenia zasady minimalizacji i celowości przetwarzania. Nadto, dane dotyczące stanu zdrowia, jako dane szczególnych kategorii podlegają szczególnej ochronie i wymagają ustalenia dla nich odrębnej podstawy legalizującej przetwarzanie.
Często jednak testy pracowników i kandydatów nazywa się testami psychometrycznymi lub badaniem kompetencji miękkich. W ramach takich testów podkreśla się ich ukierunkowanie na badanie konkretnej cechy, np. asertywności. Analizując stanowisko WSA w Warszawie z 18 grudnia 2008 r. IISa/Wa 1131/08 i poglądy stron tam przytoczone, można doszukać się pewnych podstaw legalizujących badanie kompetencji miękkich w ramach tzw. testów psychometrycznych. Wówczas badanie określonych cech, np. wspomnianej już asertywności, odporności na stres czy umiejętności budowania relacji w zespole oraz z klientem musiałaby być definiowana jako badanie kwalifikacji niezbędnych dla pracy na danym stanowisku (tj. w oparciu o obowiązek wynikający z art. 221 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy).
Ważny fragment
Powyższe nie zmienia jednak faktu, że każdy przypadek powinien być indywidualnie rozpatrzony pod kątem oceny tego, co faktycznie bada dany test, a także pod kątem tego jakie kompetencje są faktycznie niezbędne dla danego stanowiska pracy.
Odpowiadając sobie na powyższe pytanie warto sprawdzić, czy przedstawiony stan faktyczny był inny przed 25 maja 2018 r.? Jeśli nie, jest to kolejny dowód na to, że RODO rewolucją nie było, a co najwyżej wartościowym podwyższeniem świadomości, a – w analizowanym przypadku – podwyższeniem świadomości pracownika i pracodawcy.
AUTOR: Kacper Rączkowiak
