Nowelizacja kodeksu spółek handlowych prócz ustanowienia przepisów dotyczących grup spółek oraz regulacji znacząco umacniających pozycję rad nadzorczych, wprowadza również inne istotne zmiany mające zastosowanie do wszystkich podmiotów, także tych które nie będą korzystać z reżimy holdingowego, a które na uwadze powinni mieć przede wszystkim członkowie organów spółek kapitałowych, a w szczególności zarząd.
Podsumowanie:
- Ustawa nowelizująca kodeks spółek handlowych potwierdziła obowiązek protokołowania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółki w odniesieniu do sp. z o.o. i dookreśliła, w jaki sposób protokołowane powinny być uchwały tych organów we wszystkich spółkach kapitałowych.
- Zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora albo prokurenta został rozszerzony o osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w art. 228–231 Kodeksu karnego.
- Kadencję członków zarządu, rady nadzorczej, czy komisji rewizyjnej obliczać się będzie w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa bądź statut spółki stanowił będzie inaczej. Co ciekawe, znowelizowane przepisy będą miały zastosowanie także do członków zarządu powołanych jeszcze przed wejściem w życie przepisów.
- Rozszerzono zostanie zastosowanie biznesowej oceny sytuacji, tzw. Business judgement rule.
Zaznajomienie się przez członków organów z nowymi obowiązkami oraz pozostałymi zmianami w funkcjonowaniu spółek kapitałowych jest niezbędne szczególnie z uwagi na fakt, że większość wprowadzonych ustawą modyfikacji weszła w życie już 13 października 2022 r.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich:
Uchwały zarządu oraz rady nadzorczej
W przypadku spółki z o.o., obowiązek sporządzania protokołu z posiedzeń rady nadzorczej już przed nowelizacją był wprost wskazany w ustawie. W przypadku zaś zarządu, obowiązek protokołowania uchwał wynikał tylko pośrednio. Jednakże, jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy, w obu przypadkach regulacje dotyczące przedmiotowej materii pozbawione były szczegółów.
Podobnie, zakres obowiązków związanych z protokołowaniem uchwał zarządu i rady nadzorczej spółki akcyjnej oraz organów prostej spółki akcyjnej. Co prawda obowiązek protokołowania uchwał tych organów był już przewidziany, jednak regulacje pozbawione były istotnych, z praktycznego punktu widzenia, detali.
Dlatego też, celem uniknięcia wątpliwości, nowe przepisy wprost określają obowiązek protokołowania uchwał zarządu w spółce z o.o. Dodatkowo, w stosunku do wszystkich wskazanych wyżej organów spółek kapitałowych precyzują, co mają zawierać omawiane protokoły.
W związku ze wskazanymi zmianami, protokoły muszą zawierać:
- imiona i nazwiska obecnych członków organów (w przypadku spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej nazwiska członków organów uczestniczących w głosowaniu);
- treść uchwał;
- liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały (w stosunku do prostej spółki akcyjnej ustawodawca posłużył się sformułowaniem „wynik głosowania”);
- zdanie odrębne zgłoszone przez członka organu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem;
- podpis co najmniej członka organu prowadzącego posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
Dodatkowo, w zakresie rady nadzorczej w spółce z o.o., regulacje uzupełniono także o określenie większości, jaką zapadają jej uchwały (bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej).
Wobec wspomnianych zmian, spółka powinna przygotować wzorce protokołu z posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółki, odpowiadające powyższym wymaganiom.
Nasz ekspert Justyna Nykiel jest do Twojej dyspozycji.
Rozszerzenie katalogu przestępstw uniemożliwiających pełnienie funkcji w organach spółki
Zakaz pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora albo prokurenta został rozszerzony o osoby, które zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w art. 228–231 Kodeksu karnego. Przestępstwa te obejmują zachowania polegające m.in. na:
- przyjmowaniu, w związku z pełnieniem funkcji publicznej, korzyści majątkowej lub osobistej albo jej obietnicy;
- udzieleniu albo obietnicy udzielenia korzyści majątkowej lub osobistej osobie pełniącej funkcję publiczną w związku z pełnieniem tej funkcji;
- wypełnieniu znamion tzw. płatnej protekcji;
- działaniu na szkodę interesu publicznego lub prywatnego poprzez przekroczenie swoich uprawnień lub nie dopełnienie obowiązków, przez funkcjonariusza publicznego.
Uzasadnienie dla rozszerzenia katalogu przestępstw uniemożliwiających pełnienie funkcji w organach spółki umotywowane jest przede wszystkim okolicznością, że osoby takie wykazały się nieuczciwością, co wywołuje poważne wątpliwości co do tego, czy będą właściwie wykonywać swój mandat.
Zastosowanie zasady biznesowej oceny sytuacji
Również od dnia 13 października 2022 r. rozszerzone zostało zastosowanie tzw. zasady biznesowej oceny sytuacji (Business Judgement Rule). Instytucja ta, znana prostej spółce akcyjnej, wprowadzona zostanie także w odniesieniu do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej.
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy, powyższa zasada ma na celu wyłączenie odpowiedzialności członka zarządu, rady nadzorczej bądź likwidatora (oraz w przypadku spółki z o.o. także członka komisji rewizyjnej), za szkodę wyrządzoną spółce na skutek decyzji jej organów, które okażą nietrafne, jeżeli zostały one podjęte w granicach uzasadnionego ryzyka biznesowego. Zgodnie z brzmieniem przepisów, decyzje te muszą być podjęte w oparciu o informacje, analizy i opinie, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny.
Dodatkowo, osoba taka, by stwierdzić, że nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, musi postępować w sposób lojalny wobec spółki.
Mandat i kadencja członka organu
Dotychczasowe ujęcie wygaśnięcia mandatu w związku upływem kadencji przysparzało wiele problemów natury praktycznej oraz powodowało rozbieżności w literaturze. Dotychczas ustawodawca wskazywał jedynie, że mandat członka organu (zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej) wygasa najpóźniej z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu.
W związku z nowelizacją, wprowadzono dodatkowo zasadę, że kadencję członków zarządu, rady nadzorczej, czy komisji rewizyjnej obliczać się będzie w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa bądź statut spółki stanowią inaczej.
Wynikiem tej zmiany jest usunięcie wątpliwości w zakresie obliczania okresu umocowania członka takiego organu. Dla przykładu, na gruncie nowych regulacji, mandat członka wskazanego organu, powołanego dnia 1 maja 2021 r. na trzyletnią kadencję w spółce, której rok obrotowy jest zbieżny z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2024.
Ważny fragment
Należy mieć na uwadze, że do mandatów i kadencji członków organów, trwających w dniu wejścia w życie ustawy nowelizującej, stosuje się nowe przepisy.
Przedstawione zmiany w kodeksie spółek handlowych ocenić należy pozytywnie. Ustawodawca bowiem rozwiał wiele trudności z którymi w praktyce spotkają się przedsiębiorcy, szczególnie w zakresie ustalania wygaśnięcia mandatu członków organów. Powyższe modyfikacje determinują jednocześnie powinność po stronie członków organów spółek przeanalizowania nowych regulacji, możliwości pełnienia przez siebie funkcji, czasu wygaśnięcia mandatów oraz okoliczności, czy należycie protokołują uchwały, a także konieczność dostosowania wewnętrznych regulacji korporacyjnych do zmienionych przepisów.
AUTORKA: Zuzanna Piątek, Junior Associate w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton
Czytaj więcej o zmianach w KSH:
- Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych – kogo dotyczą zmiany?
- Istotne zmiany dla członków organów spółek kapitałowych
- Dla kogo grupa spółek? Nowelizacja KSH i prawo holdingowe
- Zmiany w KSH – wzmocnienie pozycji rad nadzorczych
