Ozdoby świąteczne w firmie – rozliczenia w CIT i VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Ważny fragment
Biorąc to pod uwagę, w większości przypadków wydatki na ozdoby świąteczne w miejscu pracy, takie jak: choinki, światełka czy dekoracje biurowe, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile nie mają charakteru luksusowego ani wystawnego.
Dekoracje powinny, więc pełnić funkcję estetyczną i integracyjną, a nie reprezentacyjną czy promocyjną.
Natomiast, w przypadku podatku VAT naliczonego przy zakupie ozdób świątecznych, możliwe jest jego odliczenie, jeżeli taki wydatek związany jest z działalnością opodatkowaną. Oznacza to, że podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną VAT mogą odliczyć podatek od faktur dokumentujących zakup dekoracji wykorzystywanych w biurze w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Choć wydatki te nie generują bezpośrednio przychodu ze sprzedaży opodatkowanej VAT, dekoracje firmowe stały się zarówno tradycją, jak i standardem w prowadzeniu działalności gospodarczej. W związku z tym są powiązane z wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi.
Firmowe kartki świąteczne – rozliczenie w CIT i VAT
Podobne zasady rozliczeń można zastosować także do wydatków poniesionych na kartki świąteczne. Takie kartki wysyłane do kontrahentów, klientów czy partnerów biznesowych, szczególnie te zawierające logo firmy, mogą pełnić funkcję reklamową, jeśli ich głównym celem jest promocja przedsiębiorstwa, budowanie wizerunku marki oraz utrzymywanie i wzmacnianie relacji biznesowych. W takim kontekście wydatki poniesione na ich zakup mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w CIT. Stanowisko to jest potwierdzane w licznych interpretacjach organów podatkowych (np. w interpretacji o syg. IPPB5/423-184/13-4/KS).
Do odliczenia VAT kwalifikują się również zakupy kartek świątecznych wysyłanych kontrahentom przez podatników, których czynności są opodatkowane. Stanowią one zakupy towarów wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a głównym celem takiej działalności jest reklama lub utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami. W konsekwencji podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną mogą odliczać VAT z faktur dokumentujących zakup kartek świątecznych wysyłanych do kontrahentów lub potencjalnych kontrahentów.
Dokumentacja i praktyczne wskazówki
Prawidłowe udokumentowanie wydatków na ozdoby i kartki świąteczne jest kluczowe, aby można je było uznać za koszty uzyskania przychodu i w przypadku zakupów powiązanych z działalnością firmy odliczyć VAT.
Ważny fragment
Podstawą są oczywiście faktury lub paragony, ale warto także sporządzić krótką notatkę służbową lub opis w księgach, w którym wskazane będą: cel zakupu, grupa odbiorców oraz krótki opis wydatku. Dodatkowo, dobrą praktyką jest prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej – np. ile kartek wysłano, do ilu kontrahentów, jakie dekoracje zostały zakupione i w jakim celu.
W przypadku większych firm, które organizują świąteczny wystrój w kilku oddziałach, warto rozdzielić koszty na poszczególne lokalizacje i udokumentować ich przeznaczenie.
Ważne jest również zachowanie dowodów potwierdzających związek wydatku z działalnością firmy. Dla kartek reklamowych mogą to być listy odbiorców lub notatki o kampanii promocyjnej, dla ozdób – zdjęcia biura, zestawienie zakupionych dekoracji lub opis przeznaczenia w miejscu pracy. Takie dokumenty mogą być istotne w razie kontroli podatkowej i pomagają wykazać, że wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego lub luksusowego. Dzięki odpowiedniej dokumentacji firma może w sposób przejrzysty wykazać koszty w księgach rachunkowych i korzystać z przysługujących odliczeń VAT, a także minimalizować ryzyko kwestionowania wydatków przez organy podatkowe.
Zadbanie o świąteczny klimat w firmie to tradycja, która pozytywnie wpływa na nastrój wśród pracowników w tym okresie, a także stanowi element podtrzymywania relacji z kontrahentami. Warto jednak pamiętać, że tworzy to także obowiązek związany z rozliczeniami księgowymi i podatkowymi po stronie przedsiębiorców, który w wielu przypadkach może okazać się skomplikowany. Z tego względu warto dokładnie zapoznać się z zasadami dotyczącymi rozliczeń ozdób czy też kartek świątecznych.
Czytaj więcej: