Księgowość w erze cyfryzacji
W ostatnim czasie wyraźnie zmienił się sposób postrzegania spraw księgowo-podatkowych. Otóż nie można już traktować ich jako zadania należącego wyłącznie do działu księgowego lub zewnętrznego biura rachunkowego. Nowe obowiązki cyfrowe wkraczają bowiem w obszar organizacji pracy całej firmy, a kwestie takie jak: podział odpowiedzialności, obieg dokumentów i informacji oraz spójna organizacja procesów nabierają jeszcze większego znaczenia.
W związku z tym niezbędne staje się:
- dostosowanie narzędzi informatycznych,
- zapewnienie pracownikom dostępu do portali rządowych i systemów raportowania,
- zadbanie o zastępowalność kluczowych osób, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych.
W praktyce oznacza to, że prawidłowe realizowanie obowiązków księgowych dotyczy nie dotyczy już tylko stricte finansów. Wymaga także zaangażowania i dobrej organizacji pracy także po stronie: zarządu, administracji, działów IT oraz osób odpowiedzialnych za procedury wewnętrzne.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Nie tylko KSeF i JPK CIT – rosnąca list obowiązków cyfrowych
Myśląc dziś o cyfrowych obowiązkach księgowych, na pierwszy plan wysuwa się integracja z KSeF. Choć jest to kluczowa zmiana, firmy nie mogą tracić z pola widzenia innych wymogów, które już obowiązują lub wkrótce zaczną mieć istotne znaczenie.
Do obowiązków, które już weszły w życie lub są w trakcie wdrażania, należą przede wszystkim: JPK CIT, e-Doręczenia czy raportowanie CbCR. Każdy z nich rządzi się odrębnymi zasadami i terminami oraz wymaga zaangażowania różnych obszarów organizacji, ponownie – nie tylko działu finansowego.
Natomiast w dalszej perspektywie, firmy powinny mieć na uwadze rozwiązania przygotowywane na poziomie unijnym. Wśród nich pojawia się tzw. Pakiet ViDA (VAT in the Digital Age). Zakłada on m.in. cyfrowe raportowanie transakcji wewnątrzunijnych w czasie zbliżonym do rzeczywistego oraz rozszerzenie zasad e-fakturowania na całą UE. Zmiany te mają na celu zmniejszenie luki VAT, przeciwdziałanie nadużyciom podatkowym, ustandaryzowanie rozliczeń i dostosowanie do realiów współczesnej gospodarki. Kolejnym elementem zwiększającym transparentność obrotu gospodarczego jest nadchodząca zmiana w płatnościach bankowych.
Ważny fragment
Od przyszłego roku numer KSeF będzie obowiązkowo uwzględniany w przelewach, co pozwoli bezpośrednio powiązać fakturę z przepływem środków pieniężnych. Rozwiązanie to ułatwi automatyzację rozliczeń pomiędzy firmami, a jednocześnie umożliwi prześledzenie całego procesu rozliczenia transakcji, od wystawienia faktury aż po jej zapłatę.
Cyfryzacja księgowości na tle unijnym
Warto podkreślić, że Polska nie jest jedynym krajem wprowadzającym cyfrowe rozwiązania. Włochy, Francja czy Niemcy również rozwijają własne modele e-fakturowania i raportowania podatkowego. Dlatego firmy działające transgranicznie muszą również śledzić harmonogram zmian unijnych. Na zaznaczenie zasługuje także fakt, że choć Polska wdraża cyfryzację zgodnie z kierunkiem wskazanym przez ViDA, to dokonuje tego szerzej i szybciej niż wiele innych państw UE.
W efekcie duże zmiany w obszarze raportowania i rozliczeń pojawiają się niemal równolegle. Im więcej obowiązków cyfrowych funkcjonuje jednocześnie, tym trudniej traktować je jako odrębne zadanie. Coraz częściej wymagają one spójnego podejścia, integracji procesów i koordynacji działań w całej organizacji.
Na kim spoczywa odpowiedzialność za dopełnienie obowiązków księgowych?
Pomimo rosnącego stopnia cyfryzacji, odpowiedzialność za rachunkowość jednostki niezmiennie ciąży ma kierowniku jednostki. I tak, w spółkach kapitałowych tę rolę pełnią, co do zasady, członkowie zarządu. Warto również podkreślić, że nie jest to wyłącznie odpowiedzialność organizacyjna lub cywilna wobec spółki. W określonych sytuacjach może ona mieć również wymiar karny lub karno-skarbowy.
Co więcej, odpowiedzialność ta nie zniknie nawet wówczas, gdy prowadzenie ksiąg i spraw podatkowych zostanie powierzone specjalistom zewnętrznym lub wewnętrznym. Nie ma więc znaczenia, czy będzie to biuro rachunkowe, główna księgowa, centrum usług wspólnych czy dział finansowy ulokowany za granicą. W praktyce oznacza to, że zarząd musi rozumieć, jakie obowiązki ciążą na spółce, jakie terminy obowiązują i kto w organizacji za ich realizację odpowiada. Brak tej wiedzy nie zwalnia z odpowiedzialności wynikającej z przepisów.
Ważne
Konsekwencje zaniedbań wykraczają bowiem poza ryzyko sankcji skarbowych. Otóż instytucje finansowe nierzadko uzależniają decyzje kredytowe lub finansowanie od terminowej dostępności sprawozdań finansowych, a opóźnienia w raportowaniu mogą skutkować utratą zaufania kontrahentów i partnerów biznesowych.
Nowy model kontroli podatkowych w cyfrowej rzeczywistości
Dzięki postępującej cyfryzacji, organy skarbowe mają dziś dostęp do danych znacznie szybciej i w dużo większym zakresie niż jeszcze kilka lat temu. Już obecnie podatnicy są typowani do kontroli nie tylko na podstawie deklaracji podatkowych, lecz także w oparciu o e-sprawozdania finansowe, akty notarialne, raporty bankowe, dane z platform sprzedażowych oraz informacje z wielu innych źródeł.
W rezultacie kontrole podatkowe coraz rzadziej mają charakter przypadkowy. Urzędnicy nie działają „w ciemno”, lecz opierają się na wskazaniach algorytmów, które zestawiają ze sobą dane cyfrowe z różnych źródeł oraz oceniają ich spójność i ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Zaawansowane narzędzia analityczne, wykorzystujące m.in. dane z KSeF i JPK CIT, w istotny sposób zwiększą skuteczność takich analiz. Podatnicy muszą, więc liczyć się z coraz większą skalą i precyzją czynności sprawdzających oraz kontroli podatkowych.
Dlatego z perspektywy zarządu najważniejsze jest dziś nie tylko wdrożenie kolejnych narzędzi, ale przede wszystkim upewnienie się, że w firmie jasno określono:
- jak wygląda przepływ informacji?
- kto ma dostęp do odpowiednich systemów?
- kto odpowiada za poszczególne obowiązki?
- czy kontrola wewnętrzna działa skutecznie?
- czy wykryte nieprawidłowości są na bieżąco korygowane?
Cyfryzacja podatków i raportowania to nie jednorazowy projekt. To trwała zmiana modelu funkcjonowania administracji skarbowej, a co za tym idzie – również podatników. Kolejne obowiązki będą się pojawiać, a każdy z nich będzie wymagał nie tylko odpowiednich narzędzi, ale również sprawnie działających procesów po stronie firmy. Im wcześniej organizacja potraktuje ten obszar jako temat strategiczny, a nie wyłącznie techniczny, tym mniejsze ryzyko błędów, opóźnień i potencjalnych sankcji.
Szczegółowe informacje na temat najważniejszych obowiązków księgowych oraz praktyczne wskazówki będziemy przedstawiać w najbliższym czasie w kolejnych częściach cyklu „Nowe obowiązki cyfrowe w firmie” na stronie Grant Thornton.