JPK_CIT: sprawdź gotowość organizacji i >> POBIERZ CHECKLISTĘ
Księgi rachunkowe a JPK CIT
Rzetelne i dokładne księgi umożliwiają nie tylko wiarygodne przedstawienie sytuacji finansowej i majątkowej firmy w sprawozdaniu finansowym, ale również prawidłową kalkulację zobowiązań podatkowych oraz podejmowanie decyzji zarządczych na podstawie wiarygodnych danych finansowych. Wkrótce nabierze to jeszcze większego znaczenia. Otóż, pełne księgi rachunkowe będą przekazywane do administracji skarbowej w ramach raportowania JPK CIT w formie plików JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR. Oznacza to, że organ podatkowy zyska szybki i szczegółowy wgląd w dane finansowe przedsiębiorstwa, co zwiększy ryzyko kontrolne i prawdopodobnie zmieni charakter samych kontroli – z następczych na bardziej bieżące i analityczne.
Z raportowaniem JPK CIT w pierwszej kolejności zmierzą się największe podmioty, osiągające najwyższe przychody. Obowiązek ten dotyczy okresów rozpoczynających się po 31 grudnia 2024 r., co w praktyce oznacza konieczność złożenia pierwszych raportów w 2026 roku. Dla firm, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, termin ten przypadnie na 31 lipca 2026 r. Kolejne grupy przedsiębiorców zostaną objęte obowiązkiem raportowania etapowo, w 2027 i 2028 roku.
Jakie niedopatrzenia pojawiają się podczas prowadzenia ksiąg?
W praktyce księgowej można spotkać się z problemem, że księgi rachunkowe nie zawsze prowadzone są z należytą starannością i w sposób odpowiadający rosnącym wymaganiom raportowym. Tymczasem wraz z rozwojem obowiązków, takich jak JPK CIT, ustawodawca oczekuje coraz większej szczegółowości, spójności i jakości danych. W efekcie nawet drobne niedopatrzenia, które dotychczas nie miały większego znaczenia, mogą dziś generować realne ryzyka podatkowe. Do najczęstszych problemów należą przede wszystkim:
- nieprawidłowo opracowany plan kont,
- niepełne opisy księgowe,
- braki lub niska jakość dokumentów,
- błędnie ustalone wartości środków trwałych.
- brak spójności danych pomiędzy sprawozdaniem finansowym i księgami rachunkowymi a danymi raportowanymi w deklaracjach podatkowych.
Źródła tych niedociągnięć są różne. Często wynikają z wykorzystywania systemów księgowych, które nie zostały dostosowane do nowych wymogów lub nie są odpowiednio zintegrowane z innymi narzędziami w firmie. Istotną rolę odgrywa także czynnik ludzki. Otóż, przy dużej liczbie operacji i presji czasu łatwo o uproszczenia, które obniżają jakość danych. Zdarza się również, że zespoły księgowe nie mają jeszcze wypracowanych procedur odpowiadających nowym obowiązkom raportowym.
W kontekście nadchodzącego raportowania JPK CIT kluczowe staje się więc nie tylko samo prowadzenie ksiąg, ale także ich jakość, spójność i gotowość do przekazania danych w ustrukturyzowanej formie. W dalszej części artykułu wskazano najważniejsze obszary, na które warto zwrócić uwagę zarówno przy ocenie pracy własnego zespołu księgowego, jak i przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych.
Ważny fragment
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Plan kont
Pierwszym wyznacznikiem prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych jest wprowadzony w jednostce plan kont. To właśnie plan kont umożliwia prawidłową analizę danych finansowych, pokazuje z jakich tytułów firma osiąga przychody oraz gdzie generuje koszty. Prawidłowo zbudowany plan kont umożliwia szczegółową identyfikację procesów, mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa. Powinien on uwzględniać specyfikę branży, rodzaje prowadzonych działalności. Inaczej budowany jest plan kont w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jeszcze inaczej w usługowych bądź handlowych. Dobre wykonanie tego zadania wymaga dłuższego zastanowienia się nad specyfiką działalności i szczegółowości jaką chcemy osiągnąć. Po zbudowaniu planu kont, niezwykle ważne jest ujmowanie transakcji na kontach księgowych, które rzeczywiście są dla nich dedykowane. Tutaj zdarzają się błędy. Przykładem może być ujęcie sprzedaży środka trwałego na koncie dotyczącym sprzedaży usług.
Opisy księgowe
Kolejnym ważnym aspektem jest odpowiednia szczegółowość opisów księgowych. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, by z treści operacji gospodarczej wynikało: co to za transakcja, z kim została zawarta oraz jakiego okresu dotyczy. Takie prowadzenie opisów umożliwia niejednokrotnie szybkie zidentyfikowanie błędów. Przykładowo, w przypadku usług ciągłych rozliczanych w okresach miesięcznych, mając w opisie informację jakiego miesiąca dotyczy usługa, można w sprawny sposób przeanalizować, czy w danym roku obrotowym są ujęte wszystkie faktury, a jeśli nie, której brakuje.
Jednocześnie warto także, zwrócić uwagę na prawidłowość wprowadzania dat. Mowa tu zarówno o datach ujęcia w księgach czy datach ujęcia w deklaracjach podatkowych, jaki i terminach płatności. Daty te determinują prawidłowe dane finansowe w sprawozdaniu finansowym, prawidłowe rozliczenia podatkowe, ale także umożliwiają chociażby windykację należności oraz terminową zapłatę zobowiązań. Niestety nadal na rynku dostępne są systemy księgowe, które nie umożliwiają otrzymania takich danych.
Jakość dokumentów
Kolejnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest jakość dokumentów przekazywanych do księgowości. W wielu firmach powszechnie wykorzystuje się karty kredytowe przypisane pracownikom. Choć jest to rozwiązanie wygodne na co dzień, w praktyce często generuje problemy po stronie księgowości.
Najczęściej wynikają one z nieterminowego lub niekompletnego przekazywania dokumentów potwierdzających dokonane płatności. Brak faktur czy paragonów utrudnia prawidłowe ujęcie transakcji w księgach, a w konsekwencji może prowadzić do błędów w ewidencji oraz problemów w raportowaniu. W warunkach rosnących wymagań dotyczących jakości danych, takich jak JPK CIT, tego typu niedopatrzenia nabierają szczególnego znaczenia i wymagają uporządkowania odpowiednich procedur wewnętrznych.
Ustalenie wartości początkowej środków trwałych
Warto zwrócić uwagę także na obszar inwestycji w środki trwałe, który jest naturalnym elementem działalności większości firm. W tym przypadku, kluczowe znaczenie ma tu prawidłowe ustalenie wartości początkowej środka trwałego, jego klasyfikacji według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) oraz określenie właściwej stawki amortyzacyjnej. Te czynności wymagają współpracy działu księgowego z osobami, które znają specyfikę nabywanych urządzeń. W przeciwnym wypadku mogą pojawić się błędy w określeniu prawidłowej stawki amortyzacyjnej, a tym samym naliczaniu prawidłowej amortyzacji, która jest kosztem podatkowym.
Brak spójności danych
W dobie przygotowania wszystkich sprawozdań zarówno finansowych jak i podatkowych w formie elektronicznej, w postaci plików xml, organy mają ułatwione zadanie porównania danych. W związku z tym niezwykle istotna jest spójność wszystkich deklaracji podatkowych z ewidencją księgową oraz sprawozdaniem finansowym.
Przedsiębiorcy koncentrując się na prowadzeniu biznesu, nie zawsze weryfikują jakość danych księgowych. Warto jednak mieć świadomość, że pliki JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR będą zawierać dane wprowadzone do systemu księgowego. W związku z tym, księgi muszą spełniać wymagania dookreślone przez ustawę o rachunkowości oraz ustawy podatkowe. Odpowiednia szczegółowość i rzetelność zapisów księgowych jest niezbędna do przekazania prawidłowych danych w powyższych plikach.