Czy każda szkoda w spółce oznacza nadużycie?
W zdecydowanej większości przypadków mojej praktyki, czynnikiem inicjującym postępowanie wyjaśniające jest identyfikacja zdarzenia gospodarczego, którego wynikiem jest poniesienie przez spółkę, nawet jeszcze bliżej nieokreślonej, szkody. Ładunek emocjonalny oraz działanie w oparciu o subiektywne postrzeganie, np. postawy pracownika, czy środowiska – skłania ku błędnej na tym etapie konkluzji, że doszło do celowego oszustwa. W rzeczywistości, powstanie szkody może być również wynikiem m.in.:
- błędu,
- niedochowania należytej staranności,
- rażącego niedbalstwa,
- non-compliance,
- złej decyzji biznesowej.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Kiedy możemy mówić o nadużyciu?
Warunkiem koniecznym do uznania danego zdarzenia gospodarczego jako nadużycie jest umyślność. Dopiero w przypadku stwierdzenia faktycznego celowego działania osoby lub osób w wyniku którego doszło do poniesienia szkody przez spółkę, czy wspólnika możemy mówić o nadużyciu.
Jednocześnie, podkreślenia wymaga fakt, że stwierdzenie umyślności zwykle bywa dużym wyzwaniem. Intencja jest zwykle nienamacalna – złożenie podpisu pod dokumentem nie przesądza, co „miał w głowie” składający podpis – mógł zatwierdzić niekorzystną umowę zarówno nie wiedząc co podpisuje (rażące niedbalstwo), czy wierząc, że umowa będzie dla spółki korzystna (zła decyzja biznesowa), jak i celowo działając na szkodę spółki (nadużycie). Pomocna w takim wypadku okazuje się np. identyfikacja sygnałów wskazujących na ryzyka, czy niekorzystność umowy, które trafiały do decydenta przed złożeniem podpisu, czy burzliwe dyskusje świadczące o ignorowaniu tych sygnałów, czy sprzeciwu innych pracowników. Tego typu obserwacje nie stanowią wprost dowodu o umyślności działania, ale mogą stanowić istotne przesłanki pozwalające uprawdopodobnić wystąpienie potencjalnego nadużycia, które wraz z innymi poszlakami pomagają w zbudowaniu pełnego obrazu sytuacji.
Należy jednocześnie zwrócić uwagę na fakt, że jeżeli osoba działała z pełną świadomością, najprawdopodobniej świadomie też ukrywała swoje prawdziwe intencje. Oszust nie działa przypadkowo – celowo szkodzi spółce i wie, jaką cenę może za to zapłacić.. W związku z powyższym, zwykle oszuści zachowują szczególną staranność, by zatrzeć jak najwięcej śladów, w szczególności umyślności ich działania. Dlatego też, proste sprawy, w których łatwo zidentyfikować szkodę i umyślność, należą do rzadkości, a ustalenie pełnego obrazu wymaga wiedzy eksperckiej i doświadczenia w tego typu sprawach.
Jak wzmocnić obraz sytuacji zbudowany poszlakowo?
W przypadku, gdy zidentyfikowaliśmy (słabsze lub mocniejsze) przesłanki świadczące o celowym działaniu pracownika, kluczową okolicznością wspierającą jest ewentualne zidentyfikowanie korzyści jaką odniosła dana osoba w związku z podjętym działaniem (lub zaniechaniem działania). Zdarzają się przypadki oczywiste – np. przekierowanie przelewu na swoje własne konto. Jednak, co do zasady, identyfikacja faktycznej korzyści jest bardziej skomplikowana – zwykle z podobnych względów co w kwestii umyślności – jeżeli ktoś działa świadomie – świadomie również chce ukryć fakt, że czerpie z danego zdarzenia korzyści. I tak, identyfikacja korzyści znów często ma charakter poszlakowy – np. poprzez identyfikację nieujawnionych wcześniej powiązań osobowych, działanie w konflikcie interesów, czerpanie korzyści w ramach nieuczciwej konkurencji, pojawiające się wątki kopert, dużej ilości gotówki. Wszelkie tego typu obserwacje uprawdopodabniają celowość, co do której powzięto wcześniej przesłanki – składając się na pełniejszy obraz sytuacji.
Jednocześnie, stwierdzenie faktycznie odniesionej korzyści nie jest warunkiem koniecznym do ustalenia popełnienia nadużycia. Ostatecznie, korzyść może mieć też formę niewymierną – zdarzają się sytuacje, w których jedyną korzyścią rozgoryczonego brakiem podwyżki, premii, awansu pracownika było wygenerowanie poważnego problemu u jego przełożonego, który np. jest ostatecznie odpowiedzialny za wszelkie przelewy wychodzące z firmy. Tak jak w przypadku samej intencji działania – nie wiemy, co ostatecznie „siedzi w głowie” osoby popełniającej nadużycie. Rolą śledczego jest jedynie stwierdzić fakty, które mogą nakierować/uprawdopodobnić jakiś motyw.
Co zrobić ze zgromadzonym materiałem dowodowym?
W hipotetycznej sytuacji, gdy mamy zgromadzony materiał dokumentujący szkodę, względną umyślność, korzyść – należy postawić sobie pytanie – co z tym, zwykle obszernym materiałem zrobić. Na takie pytanie nie ma jednej odpowiedzi – wszystko zależy od:
- siły materiału/argumentów,
- kontekstu
- celów jakie chce osiągnąć inicjator postępowania.
Z perspektywy stwierdzenia stanu faktycznego – wartościową częścią postępowania jest rozmowa konfrontacyjna z osobą, która miała się dopuścić nadużycia. Taka rozmowa wnosi dodatkową wartość m.in. poprzez:
- poznanie stanowiska drugiej strony,
- możliwość weryfikacji części wstępnych konkluzji,
- obserwację reakcji pracownika na poszczególne fakty, z którymi jest konfrontowany,
- uzyskanie dodatkowych istotnych okoliczności, w tym innych osób zaangażowanych,
- przyznanie się do winy.
Należy jednak mieć na uwadze, że:
- zwykle ma się jedną szansę na taką rozmowę (z doświadczenia, w szczególności w przypadku mocnych dowodów, drugiej rozmowy już nie będzie),
- w przypadku planowania ew. sporu sądowego – może to być błędny krok z punktu widzenia strategii procesowej – z racji przedstawienia drugiej stronie sporu części dowodów, którymi dysponujemy.
Każdorazowo należy rozpatrzeć za i przeciw takiej inicjatywy.
Nadużycia rozprzestrzeniają się jak wirus – w środowisku, gdzie istnieje przekonanie braku konsekwencji, a wręcz niedopowiedziane przyzwolenie na nadużycia – ich skala będzie narastała. Jednocześnie należy pamiętać, że nadużycia w firmach to statystyka, a nie wypadek – w każdej organizacji mierzymy się z nimi w większym lub mniejszym stopniu. W związku z powyższym, moją zdecydowaną rekomendacją jest wyciągnięcie proporcjonalnych konsekwencji i transparentność wobec pozostałych pracowników. Czy konsekwencje skończą się na reprymendzie, działaniach dyscyplinarnych, czy krokach prawnych – wszystko zależy od danego przypadku.
FAQ – Nadużycia, oszustwa i audyt śledczy w spółce
Czy każda szkoda w spółce oznacza nadużycie lub oszustwo?
Co odróżnia nadużycie od zwykłego błędu lub złej decyzji biznesowej?
Jak ustalić, czy działanie było umyślne?
Dlaczego ustalenie umyślności jest tak trudne?
Czy korzyść sprawcy musi być finansowa, aby mówić o nadużyciu?
Na czym polega rola rozmowy konfrontacyjnej w audycie śledczym?
Czytaj więcej:
- Audyt śledczy – kiedy nie należy go przeprowadzać
- Audyt śledczy w polskich spółkach Skarbu Państwa
- Ile kosztują usługi śledcze? Success fee a niezależność i bezstronność
- Sygnalista zgłosił nadużycie. Co dalej? Audyt śledczy jako zabezpieczenie postępowania wyjaśniającego po zgłoszeniu sygnalisty
- Konflikt interesów w organizacji – ryzyko prawne, reputacyjne i operacyjne