W takich sprawach przewagę daje wiedza o tym, gdzie znajduje się dowód, kto ma nad nim kontrolę i jak zgodnie z prawem można go pozyskać. Bo w sporach międzynarodowych podejrzenia nie wystarczą, istotne jest to, co da się udowodnić. A do tego potrzeba szczególnych kompetencji.
Spis treści
- Dlaczego pozyskiwanie dowodów za granicą jest wyzwaniem?
- Jak przygotować mapę dowodów przed sporem transgranicznym?
- Jak legalnie zabezpieczyć dowody przed wszczęciem postępowania?
- Jakich granic nie może przekroczyć audyt śledczy?
- Jak zabezpieczyć dowód i uzyskać dokumenty w Polsce?
- Jak pozyskać dowody w Unii Europejskiej i poza UE?
- Jak pozyskać e-dowody z chmury, komunikatorów i poczty?
- Jak legalnie przetwarzać dane i chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
- Co daje audyt śledczy w sporze międzynarodowym?
- Jak zbudować strategię pozyskiwania dowodów za granicą?
Dlaczego pozyskiwanie dowodów za granicą jest wyzwaniem?
Współczesne sprawy gospodarcze coraz rzadziej mieszczą się w granicach jednego państwa. Polska spółka może mieć umowę z podmiotem z Czech, fakturę od firmy z Holandii, podwykonawcę w Rumunii, serwer w Irlandii, komunikację prowadzoną przez amerykańską platformę i płatność przekierowaną na rachunek w kolejnym kraju. Z perspektywy biznesowej to codzienność. Z perspektywy dowodowej – układanka, w której każdy element może podlegać innym regułom.
Takie problemy pojawiają się przy fraudach płatniczych, w sporach z zagranicznymi dostawcami usług IT, przy fikcyjnych usługach doradczych świadczonych przez podmioty z innych państw, w konfliktach z byłymi pracownikami lub wspólnikami, którzy przenieśli know-how za granicę, a także przy podejrzeniach zmowy dostawców w międzynarodowej grupie. Podobny mechanizm występuje przy wyprowadzaniu środków przez sieć spółek, pośredników i podwykonawców albo przy naruszeniu praw własności intelektualnej.
Ważny fragment
W każdej z tych spraw podstawową potrzebą przedsiębiorcy jest szybkie i precyzyjne zebranie dowodów. Jednak w sprawach transgranicznych dowód trzeba najpierw zlokalizować, ustalić, kto ma nad nim kontrolę, a dopiero potem znaleźć legalną drogę jego pozyskania.
Jak przygotować mapę dowodów przed sporem transgranicznym?
Uruchomienie lokalnego pełnomocnika za granicą, złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, złożenie wniosków o zabezpieczenie dowodów – zanim to wszystko nastąpi, trzeba wiedzieć, gdzie i czego dokładnie należy szukać.
Mapa dowodów nie jest prostą listą dokumentów. To próba uporządkowania całej sprawy: jakie fakty należy wykazać, które dokumenty, dane lub osoby mogą je potwierdzać, gdzie mogą znajdować się poszczególne dowody, kto nimi dysponuje, czy można je uzyskać dobrowolnie, we własnym zakresie, czy dopiero z udziałem sądu? Jak będzie to wyglądało z tech-nicznego punktu widzenia? Osobnej oceny wymaga ryzyko usunięcia, zmiany albo nadpisania danych oraz rozróżnienie dowodów krytycznych od tych, które jedynie uzupełniają obraz sprawy i mogą zostać pozyskane w drugiej kolejności.
Jak legalnie zabezpieczyć dowody przed wszczęciem postępowania?
Pierwsze czynności można podjąć bez sądu i bez kosztownych działań za granicą.
Ważny fragment
Audytor śledczy może pracować na materiałach, do których klient ma legalny dostęp, a także, co nie pozostaje bez znaczenia, na źródłach otwartych – w drodze OSINTu, czyli profesjonalnej analizy informacji pozyskanych ze źródeł publicznie dostępnych.
Może analizować umowy, faktury, korespondencję, dokumentację projektową, dane, które pozostały w sys-temach klienta etc. W praktyce istotne bywa także zabezpieczenie skrzynek e-mail, plików, historii komunikacji, które klient posiada lokalnie – czyli u siebie.
Równolegle można przeprowadzić research pod kątem danych zagranicznych kontrahentów, beneficjentów rzeczywistych, domen, adresów, numerów telefonów, profili zawodowych, postępowań sądowych i dostępnych rejestrów.
To etap, który pozwala ustalić, czy dowód znajduje się w konkretnym banku, u danego operatora poczty elektronicznej, podwykonawcy, byłego pracownika albo zagranicznego kontrahenta. Można też ocenić, czy zasadne jest skierowanie wezwania do zabezpieczenia danych przed utratą, jeżeli taka ścieżka ma sens w danej jurysdykcji i jest zgodna z przyjętą strategią prawną.
Dobry audytor śledczy wie nie tylko, czego i gdzie szukać. Wie również, czego robić nie wolno.
Jakich granic nie może przekroczyć audyt śledczy?
W sprawach transgranicznych pokusa szybkiego działania, bez refleksji nad konsekwencjami, bywa duża. Skoro dane istnieją, ktoś może uznać, że najważniejsze jest, aby je błyskawicznie zdobyć. To błąd. Audyt śledczy nie zastępuje organów ścigania, nie daje prawa do włamywania się do skrzynek, obchodzenia zabezpieczeń, przejmowania cudzych kont, podszywania się pod inne osoby ani pozyskiwania informacji podstępem.
Legalność pozyskania materiału ma znaczenie nie tylko etyczne, ale także praktyczne. Dowód zdobyty w sposób wadliwy może stać się dla firmy obciążeniem: procesowym, reputacyjnym, regulacyjnym, a czasem również karnym. W sporze gospodarczym nie chodzi o to, by zgromadzić jak najwięcej danych. Chodzi o to, by zgromadzić materiał, który można bezpiecznie wykorzystać.
Jak zabezpieczyć dowód i uzyskać dokumenty w Polsce?
Z polskiej perspektywy punktem odniesienia mogą być między innymi przepisy o zabezpieczeniu dowodu.
Ważny fragment
Art. 310 k.p.c. pozwala na zabezpieczenie dowodu przed wszczęciem postępowania na wniosek, a w toku postępowania również z urzędu, jeżeli istnieje obawa, że przeprowadzenie dowodu stanie się niewykonalne albo zbyt utrudnione, albo gdy z innych przyczyn zachodzi potrzeba stwierdzenia istniejącego stanu rzeczy.
Znaczenie może mieć także art. 248 k.p.c., dotyczący obowiązku przedstawienia dokumentu znajdującego się w posiadaniu danej osoby, jeżeli dokument stanowi dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy. W praktyce wymaga to jednak precyzji. Trzeba wiedzieć, jaki dokument ma zostać przedstawiony, kto go posiada i jakie okoliczności ma on potwierdzać.
To pokazuje, dlaczego etap audytu śledczego jest tak istotny. Sąd nie zareaguje na ogólnikową prośbę o „sprawdzenie wszystkiego” w ramach sprawy. Potrzebuje konkretu: dokumentu, nośnika, danych, osoby, zdarzenia, rachunku, śladu technicznego. Im lepiej przygotowana mapa dowodowa, tym większa szansa, że działania procesowe będą celowe.
Ważny fragment
Trzeba jednak uczciwie powiedzieć, że polskie instrumenty mają ograniczoną skuteczność, gdy dowód fizycznie lub prawnie znajduje się w innym państwie. Wtedy konieczne może być uruchomienie mechanizmów międzynarodowych albo działań przed sądem zagranicznym.
Jak pozyskać dowody w Unii Europejskiej i poza UE?
W sprawach cywilnych i handlowych w Unii Europejskiej podstawowym instrumentem współpracy jest rozporządzenie 2020/1783 dotyczące przeprowadzania dowodów. Umożliwia ono między innymi przeprowadzenie dowodu przez sąd wezwany w innym państwie członkowskim albo bezpośrednie przeprowadzenie dowodu przez właściwy sąd i zgodnie z przewidzianą procedurą.
W praktyce ważne jest również to, że mechanizm ten obejmuje państwa członkowskie Unii Europejskiej z wyjątkiem Danii. W relacjach z Danią oraz częścią państw spoza UE zastosowanie może mieć Konwencja haska z 1970 r. o przeprowa-dzaniu dowodów za granicą w sprawach cywilnych lub handlowych.
Dowód za granicą nie oznacza więc automatycznie dowodu niedostępnego. Oznacza natomiast dowód, który wymaga właściwej ścieżki prawnej, znajomości lokalnych procedur i dobrej współpracy między audytorem śledczym, kancelarią procesową oraz – w razie potrzeby – zagranicznym pełnomocnikiem. Dobrym rozwiązaniem w takich sprawach jest więc wybór doradcy działającego operacyjnie w wielu krajach. Współpraca międzynarodowa w firmach doradczych bywa wybawieniem dla wielu przedsiębiorców, którzy mogą znaleźć się w sporze o charakterze transgranicznym.
Dla polskiego przedsiębiorcy szczególnie interesujące mogą być rozwiązania funkcjonujące w innych jurysdykcjach. We Francji art. 145 Code de procédure civile pozwala, jeżeli istnieje uzasadniony powód, na zarządzenie przed procesem prawnie dopuszczalnych środków dowodowych służących zachowaniu lub ustaleniu dowodów faktów, od których może zależeć rozstrzygnięcie przyszłego sporu.
W praktyce instrument ten bywa opisywany jako narzędzie umożliwiające uzyskanie materiału dowodowego przed wszczęciem właściwego procesu, czasem z elementem zaskoczenia, na przykład przy udziale komisarza sądowego i eksperta IT zabezpieczających dokumenty lub dane w siedzibie podmiotu.
Podobnie w systemach common law istnieją instrumenty odmienne od polskich. W Anglii oraz Walii funkcjonują między innymi regulacje Norwich Pharmacal Orders, które mogą służyć uzyskaniu informacji od osób trzecich uwikłanych w cudze bezprawne działania, choć niekoniecznie będących głównymi sprawcami danego czynu. Warunkiem jest m.in. wykazanie, że doszło co najmniej do uprawdopodobnionego bezprawia, że respondent nie jest tylko przypadkowym świadkiem, ale ma realny związek ze sprawą, oraz że ujawnienie informacji jest konieczne i proporcjonalne. W wyjątkowych sytuacjach sądy mogą wydawać także Search Orders, służące zabezpieczeniu dowodów lub rzeczy przy wysokim ryzyku ich zniszczenia. Chodzi o taki nakaz sądu, który zobowiązuje stronę do dopuszczenia przedstawicieli wnioskodawcy do określonych pomieszczeń w celu zabezpieczenia dowodów. W prawie Anglii i Walii taki środek funkcjonuje jako tymczasowy środek zabezpieczający. Tamtejsze przepisy przewidują też Imaging Order, czyli nakaz umożliwiający niezależnemu ekspertowi IT dostęp do urządzeń, nośników lub kont online w celu wykonania kopii danych. Są to jednak środki bardzo ingerencyjne i wymagające ścisłych gwarancji proceduralnych.
Wniosek jest prosty – strategia dowodowa zależy nie tylko od tego, czego szukamy, ale również od kraju, w którym dowód się znajduje.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak pozyskać e-dowody z chmury, komunikatorów i poczty?
Ważny fragment
Obecnie w relacjach gospodarczych „druga strona granicy” coraz częściej nie jest miejscem na mapie, ale elementem infrastruktury cyfrowej. Dowód może znajdować się w skrzynce e-mail, komunikatorze, chmurze, systemie logowania, kopii zapasowej albo danych subskrypcyjnych usługodawcy działającego poza Polską.
W sprawach, w których podejrzenie nadużycia może mieć również wymiar karny, znaczenie zyskują instrumenty współpracy między organami państw Unii Europejskiej. Jednym z nich jest Europejski Nakaz Dochodzeniowy. W uproszczeniu pozwala on organowi jednego państwa członkowskiego zwrócić się do organów innego państwa o przeprowadzenie określonej czynności dowodowej albo o przekazanie już istniejących dowodów. Może chodzić na przykład o dokumenty, dane z rachunku bankowego, przesłuchanie osoby, zabezpieczenie określonych informacji albo inne czynności potrzebne w postępowaniu karnym. Instrument ten funkcjonuje w Unii Europejskiej z wyjątkiem Danii i Irlandii.
Coraz większe znaczenie będą miały także przepisy dotyczące dowodów elektronicznych, czyli tzw. pakiet e-evidence. Rozporządzenie 2023/1543 ma być stosowane od 18 sierpnia 2026 r. i dotyczyć europejskich nakazów wydania oraz zabezpieczenia dowodów elektronicznych w sprawach karnych. Jego praktyczny sens polega na tym, że właściwe organy będą mogły kierować określone nakazy bezpośrednio do usługodawców, na przykład dostawców poczty elektronicznej, chmury, komunikatorów lub innych usług cyfrowych. Może to dotyczyć zarówno wydania danych, jak i ich pilnego zachowania, zanim zostaną usunięte lub nadpisane.
Z perspektywy prywatnego przedsiębiorcy najważniejsze jest jednak to, że nie są to narzędzia, z których firma korzysta samodzielnie. Europejski Nakaz Dochodzeniowy czy instrumenty e-evidence pozostają w rękach właściwych organów.
Ważny fragment
Audytor śledczy może natomiast pomóc przygotować sprawę tak, aby zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa nie było jedynie ogólnym opisem szkody, ale także precyzyjnym wskazaniem ścieżki dotarcia do poszczególnych dowodów.
Jak legalnie przetwarzać dane i chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?
Jeżeli audyt śledczy obejmuje korespondencję, dane pracowników, kontrahentów, użytkowników systemów, adresy IP, historię logowań albo inne informacje pozwalające zidentyfikować osobę, to – mając na uwadze przepisy RODO – trzeba określić podstawę ich przetwarzania, cel analizy, zakres niezbędnych danych oraz zasady dostępu do nich. Nie chodzi więc o mechaniczne „zebranie wszystkiego”, lecz o takie zabezpieczenie materiału, które odpowiada konkretnemu ryzyku, konkretnemu podejrzeniu i konkretnemu celowi postępowania.
Dodatkowej ostrożności wymagają sytuacje, w których dane miałyby zostać przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy. RODO przewiduje określone podstawy i wyjątki dla takich transferów, w tym przypadki związane z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń prawnych. Nie oznacza to jednak dowolności. Każdorazowo trzeba ocenić, czy transfer jest rzeczywiście potrzebny, czy jego zakres jest ograniczony do niezbędnego minimum i czy można wykazać, dlaczego był uzasadniony.
Równolegle trzeba pamiętać o tajemnicy przedsiębiorstwa. Firma prowadząca spór ma prawo chronić własne know-how, dokumenty, dane handlowe i informacje organizacyjne, ale nie może przy okazji bezprawnie sięgać po cudze informacje poufne. Dyrektywa 2016/943 chroni nieujawnione know-how i informacje handlowe przed bezprawnym pozyskaniem, wykorzystaniem oraz ujawnieniem. W praktyce oznacza to, że sposób działania audytora, prawnika i samej organizacji musi być równie starannie zaplanowany jak późniejsza argumentacja procesowa.
Dowód pozyskany źle może stać się problemem większym niż brak dowodu. Może podważyć wiarygodność firmy, utrudnić wykorzystanie materiału w sporze, narazić organizację na zarzut naruszenia prywatności, tajemnicy przedsiębiorstwa albo przepisów o ochronie danych.
Co daje audyt śledczy w sporze międzynarodowym?
Praca audytora śledczego nie spowoduje, że zagraniczny dowód automatycznie trafi do polskiej firmy. Nie zastąpi sądu, organów ścigania ani zagranicznego prawnika. Jej wartość polega na czymś innym: pozwala podejść do kwestii zabezpieczenia dowodów w sposób uporządkowany i legalny oraz wskazać najwłaściwszą i najbardziej pewną ścieżkę do ich pozyskania.
W praktyce oznacza to stworzenie mapy dowodów, analizę dokumentów i danych dostępnych w Polsce, zabezpieczenie materiału klienta zgodnie z zasadami integralności i chain of custody, analizę korespondencji, metadanych, a także OSINT zagranicznych podmiotów, osób, domen i powiązań.
Efektem może być chronologia zdarzeń, wstępne wyliczenie szkody, materiał dla kancelarii procesowej, założenia do wniosku o zabezpieczenie dowodu, rekomendacje dotyczące preservation letters lub litigation hold, a także raport dla zarządu, rady nadzorczej, ubezpieczyciela, sądu, arbitrażu albo organów ścigania.
Najważniejsze jest jednak to, że firma nie działa już po omacku. Wie, czego szuka, gdzie tego szukać, jakich błędów nie popełnić i które działania prawne mają rzeczywisty sens.
Jak zbudować strategię pozyskiwania dowodów za granicą?
Ważny fragment
W sprawach transgranicznych czas rzadko działa na korzyść przedsiębiorcy. Dane mogą zostać nadpisane, dokumenty usunięte, rachunki zamknięte, a osoby odpowiedzialne mogą zniknąć za kolejną spółką, adresem albo jurysdykcją.
Dlatego tak ważnie jest prawidłowe rozpoznanie pola dowodowego. Audyt śledczy pozwala ustalić, gdzie naprawdę znajduje się materiał istotny dla sprawy, co można zabezpieczyć natychmiast, a co wymaga działań sądowych lub współpracy z zagranicznymi pełnomocnikami.
Prawidłowe rozpoznanie i zabezpieczenie pola dowodowego jest bowiem warunkiem skutecznego przejścia od podejrzeń i rozproszonych informacji do procesowo użytecznych ustaleń. To właśnie na tym etapie audyt śledczy przestaje być jedynie narzędziem analitycznym, a staje się elementem kompleksowej strategii działania, od którego może zależeć realna możliwość ochrony interesów przedsiębiorcy.
Najczęściej zadawane pytania o pozyskiwanie i zabezpieczanie dowodów za granicą
Co zrobić, gdy dowody istotne dla sprawy znajdują się za granicą?
Jak audyt śledczy pomaga w sporze międzynarodowym?
Czy polska firma może samodzielnie pozyskać dowody od zagranicznego kontrahenta lub usługodawcy?
Jakie instrumenty prawne umożliwiają uzyskanie dowodów znajdujących się w innym państwie?
Jak zabezpieczyć dowody elektroniczne zgodnie z RODO i zasadami legalności?
Czytaj więcej:
- Audyt śledczy – kiedy nie należy go przeprowadzać
- Audyt śledczy w polskich spółkach Skarbu Państwa
- Ile kosztują usługi śledcze? Success fee a niezależność i bezstronność
- Sygnalista zgłosił nadużycie. Co dalej? Audyt śledczy jako zabezpieczenie postępowania wyjaśniającego po zgłoszeniu sygnalisty
- Konflikt interesów w organizacji – ryzyko prawne, reputacyjne i operacyjne
- Pozyskiwanie dowodów przed procesem – jak działa art. 145 CPC dla polskich spółek
- Audyt śledczy: między błędem a nadużyciem w firmie