Co warto wiedzieć na temat obowiązków pracodawców odnośnie przechowywania tego typu dokumentów? Jakich 10 kroków podjąć, żeby odtworzyć utracone dokumenty i zapobiec kłopotom w przyszłości?
Spis treści
Co obejmuje dokumentacja pracownicza
Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, ale również dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentacje pracowniczą dla każdego pracownika oddzielnie w aktach osobowych. Wszystkie dokumenty i oświadczenia powinny być upinane w poszczególnych częściach akt osobowych, w porządku chronologicznym oraz być ponumerowane. Każda część akt osobowych – od A do E – powinna się rozpoczynać od wykazu dokumentów, które się w danej części znajdują.
- Część „A” – zawiera wszelakie dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie.
- Część „B” – zawiera oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:
- umowę o pracę;
- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP;
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
- dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego.
- Część „C” – zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, np.:
- wypowiedzenie umowy o pracę;
- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
- Część „D” – zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
- Część „E” – w związku z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku część „E” zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Sporządzone odpisy lub kopie dokumentów powinny być poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną za zgodność z oryginałem.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez cały okres zatrudnienia oraz – zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 2019 roku – przez okres:
- 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo
- 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo
- 50 lat od ustania stosunku pracy;
W jakich okolicznościach pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej 10 lat, a w jakich 50? Szczegóły w tym artykule: Przechowywanie akt pracowniczych – nowe przepisy od początku 2019 roku.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jakie są skutki zniszczenia dokumentacji pracowniczej?
Zniszczone dokumenty pracownicze wskutek powodzi wiążą się z całym szeregiem skutków – od trudności w ustaleniu warunków zatrudnienia i wynikających z nich uprawnień czy przywilejów, po trudności z prawidłowym obliczeniem emerytur i rent. Poniżej najważniejsze konsekwencje tego typu zdarzenia.
1. Trudności w ustaleniu warunków zatrudnienia
Brak dokumentacji może utrudnić odtworzenie historii zatrudnienia pracownika, w tym danych dotyczących:
- okresu pracy,
- stanowiska,
- wysokości wynagrodzenia,
- liczby dni urlopowych,
- umów o pracę oraz wszelkich aneksów.
2. Problemy z rozliczeniami finansowymi
Dokumentacja pracownicza zawiera dane potrzebne do:
- prawidłowego rozliczenia wynagrodzeń,
- obliczenia należnych świadczeń, np. urlopów czy odpraw,
- poprawnego rozliczania składek ZUS i podatków.
Utrata tych informacji może prowadzić do błędów w rozliczeniach oraz opóźnień w wypłatach wynagrodzeń i świadczeń.
3. Trudności z prawidłowym obliczeniem emerytur i rent
Brak pełnej dokumentacji może wpłynąć na trudności w ustaleniu kapitału początkowego pracownika, co jest kluczowe przy obliczaniu przyszłej emerytury lub renty. Może to prowadzić do zaniżenia wysokości świadczeń.
4. Problemy z potwierdzeniem uprawnień pracowników
W dokumentacji znajdują się również informacje dotyczące ukończonych szkoleń, uprawnień zawodowych czy badań lekarskich. Ich utrata – w przypadku braku możliwości uzyskania stosownych poświadczeń od jednostek wydających dokumenty – może wymagać ponownego przeprowadzenia szkoleń lub badań, co jest zarówno czasochłonne, jak i kosztowne.
5. Strata zaufania pracowników
Utrata dokumentacji może wpłynąć na relacje z pracownikami, szczególnie jeśli prowadzi do opóźnień w wypłatach lub problemów z rozliczeniami. Może to wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy.
6. Problemy z realizacją obowiązków pracodawcy w razie kontroli
Kontrole PIP czy ZUS mogą być znacznie utrudnione, a brak dokumentacji może prowadzić do nałożenia dodatkowych obowiązków administracyjnych na pracodawcę, np. związanych z ponownym potwierdzaniem stażu pracy i wynagrodzeń.
7. Konsekwencje prawne dla pracodawcy
Pracodawca, jak wspomnieliśmy powyżej, jest zobowiązany prawnie do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas (np. akt osobowych – przez 10 lat). Utrata tych dokumentów może skutkować kontrolami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) czy ZUS, a także karami finansowymi za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów.
Ważny fragment
Zasadniczo brak przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres określony w przepisach, a także narażenie danych na zniszczenie lub uszkodzenie, stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jako takie są zagrożone karą dla pracodawcy w wysokości od 1000 do nawet 30 000 zł.
Co zrobić w przypadku utraty dokumentacji pracowniczej?
Rekonstrukcja utraconych dokumentów może być czasochłonna i skomplikowana. Pracodawca musi uzyskać dane z różnych źródeł, np. z ZUS, urzędów skarbowych, banków czy innych instytucji, co może wymagać współpracy z wieloma podmiotami.
Ważny fragment
Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że fakt utraty przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w wyniku powodzi nie zwalnia go z obowiązku jej odtworzenia.
W obliczu uszkodzenia lub utraty dokumentacji pracowniczej wskutek np. powodzi, kluczowe jest jak najszybsze poinformowanie niezbędnych organów oraz podjęcie działań zmierzających do odtworzenia dokumentacji, a także zabezpieczenie wszelkich dostępnych kopii. Niezbędna jest także współpraca z odpowiednimi instytucjami w celu minimalizacji negatywnych skutków zaistniałego zdarzenia.
Według Państwowej Inspekcji Pracy stan powodzi jest zdarzeniem powszechnie znanym i nie wymaga udowodnienia. Pracodawca jednak powinien powołać się na ten fakt i uprawdopodobnić w dowolny sposób, że został dotknięty powodzią, a wraz z tym – zniszczeniem dokumentacji.
W przypadku zniszczenia na skutek powodzi dokumentów niezbędnych do ustalenia świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych lub zaopatrzenia emerytalnego należy przyjąć:
- wszelkie dokumenty oraz zeznania świadków pozwalające na udowodnienie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) oraz czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, macierzyństwa lub sprawowania opieki;
- wszelkie dokumenty pozwalające na udowodnienie wysokości ich podstawy wymiaru.
Powyższe rozwiązanie wynika z art. 9 ustawy powodziowej. Należy uznać, że tak samo trzeba postępować w przypadku ustalania innych uprawnień pracowniczych (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego), jeżeli zniszczeniu uległa dokumentacja pracownicza, którą posiadał pracodawca lub pracownik.
10 kroków do odtworzenia dokumentacji pracowniczej utraconej wskutek powodzi
Poniżej podajemy kolejno kroki, jakie można podjąć, aby poradzić sobie z sytuacją utraty dokumentów dotyczących pracowników w wyniku powodzi, a także aby zapobiec podobnym kłopotom w przyszłości.
1. Stworzenie protokołu
Pracodawca powinien sporządzić protokół opisujący zdarzenie, w wyniku którego doszło do zniszczenia dokumentów (powódź) oraz wskazać, jakie dokumenty zostały zniszczone. Protokół ten powinien zawierać przede wszystkim takie informacje, jak:
- data zdarzenia,
- opis zniszczonych dokumentów (np. akta osobowe, listy płac, karty czasu pracy),
- osoby/instytucje odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów,
- ewentualne działania podjęte w celu zabezpieczenia dokumentów.
2. Powiadomienie odpowiednich instytucji
Pracodawca powinien jak najszybciej zgłosić utratę dokumentacji do odpowiednich instytucji, aby uniknąć zarzutów o nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji. Powiadomić należy zwłaszcza:
- Państwową Inspekcję Pracy (PIP),
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – w przypadku utraty dokumentów związanych z ubezpieczeniem społecznym,
- organy podatkowe.
3. Odtworzenie dokumentacji z „własnych” źródeł
Pracodawca ma obowiązek odtworzenia zniszczonych dokumentów pracowniczych. Proces ten może obejmować:
- pozyskanie kopii dokumentów od własnych pracowników – pracownicy zwykle zachowują w prywatnej dokumentacji zawodowej własne kopie umów o pracę, aneksów, zaświadczeń o wynagrodzeniu itp.;
- zebranie danych z innych działów – na przykład dział księgowości może posiadać dane dotyczące wynagrodzeń (choćby z przelewów).
4. Rekonstrukcja danych z ZUS
W przypadku braku pełnych danych pracodawca może zwrócić się także do ZUS-u o pomoc w odtworzeniu informacji dotyczących zgłoszeń do ubezpieczeń, wynagrodzeń czy okresów składkowych. Aby uzyskać takie dane, należy złożyć wizytę w placówce ZUS lub skontaktować się z Centrum Kontaktu Klientów ZUS pod numerem 22 560 16 00 (od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-18.00), podając dane identyfikacyjne płatnika oraz informując o kontekście sprawy.
5. Wsparcie dotychczasowych pracodawców
Pracodawca może się również zwrócić do pracownika z prośbą, by ten wystąpił do przedniego pracodawcy/pracodawców z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z przebiegiem wcześniejszego zatrudnienia. Mogą one dotyczyć na przykład uzyskanych uprawnień zawodowych lub potwierdzenia okresu zatrudnienia, który przekłada się na uprawnienia urlopowe. Warto skorzystać z oficjalnych dróg komunikacji, takich jak pisemne wnioski, aby zapewnić formalność i skuteczność procedury.
6. Wystąpienie do archiwów
Jeśli dokumenty zostały przekazane do archiwum (np. archiwum zakładowego lub państwowego), pracodawca może wystąpić o ich odtworzenie. Jeśli firma korzysta z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją danych, dostawca takich usług powinien dysponować kopiami zapasowymi przechowywanej dokumentacji.
7. Odtworzenie akt osobowych
Akta osobowe pracownika muszą zostać odtworzone w zakresie, jaki jest możliwy na podstawie dostępnych danych. Warto podjąć współpracę z prawnikiem lub specjalistą ds. HR, aby upewnić się, że proces odtworzenia akt przebiega zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa pracy.
8. Przeprowadzenie audytu dokumentacji
Zalecane jest przeprowadzenie audytu dokumentacji pracowniczej, pozwalającego ocenić które dokumenty udało się odtworzyć, a które są nie do odzyskania. Warto w takiej sytuacji prowadzić szczegółową ewidencję działań podjętych w celu rekonstrukcji dokumentacji, dowodzących należytej staranności.
9. Elektroniczne przechowywanie dokumentów
Warto rozważyć przechowywanie przyszłych dokumentów w formie elektronicznej, co w znacznym stopniu zmniejsza ryzyko ich utraty w przypadku klęsk żywiołowych, nawiedzających coraz częściej także nasz region świata. Od 1 stycznia 2019 r. prawnie można przechowywać dokumentację pracowniczą także w postaci elektronicznej, która jest równoważna z tradycyjną formą, zgodnie z rozporządzeniem o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
10. Ochrona przed ryzykiem
Warto zainwestować w ubezpieczenie firmy od ryzyk związanych z klęskami żywiołowymi oraz w systemy zabezpieczeń, które chronią przed tego typu zdarzeniami, np. kopie zapasowe danych czy odpowiednie warunki przechowywania dokumentów zapewniające bezpieczeństwo w obliczu ryzyka powodziowego czy innych.
Kontakt z urzędami dla przedsiębiorców pokrzywdzonych przez powódź
- ZUS: (33) 825 31 34 i 76 876 45 76 – infolinia dla przedsiębiorców z informacjami w sprawie ulg w opłacaniu składek, czynna od 18 września do 4 października br. w godz. 8.00-15.00
- PIP: (22) 391 83 70 – infolinia dla pracowników i pracodawców z terenów objętych powodzią, czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-15.00
- MRPiPS: (22) 245 61 01 – infolinia czynna od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-15:00
- Urzędy Pracy – Zielona Linia: 19 524 – infolinia dla przedsiębiorców, pracodawców, osób bezrobotnych i poszukujących pracy, informująca na temat pomocy świadczonej przez powiatowe urzędy pracy oraz ośrodki pomocy społecznej oraz o wolnych miejscach noclegowych w jednostkach Ochotniczych Hufców Pracy, czynna w dni powszednie w godzinach 8.00-18.00 (pomoc dostępna w języku polskim, angielskim, ukraińskim, rosyjskim oraz na video w języku migowym)
- PFRON: (22) 581 84 10 – numer dostępny w dni powszednie w godzinach 9.00-15.00
- Infolinia podatkowa: (22) 460 59 30 – infolinia dla przedsiębiorców poszkodowanych wskutek powodzi, czynna w godz. 8:00-18:00
