10 kroków do odtworzenia dokumentacji pracowniczej utraconej wskutek powodzi

Co warto wiedzieć na temat obowiązków pracodawców odnośnie przechowywania tego typu dokumentów? Jakich 10 kroków podjąć, żeby odtworzyć utracone dokumenty i zapobiec kłopotom w przyszłości?

Co obejmuje dokumentacja pracownicza

Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, ale również dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentacje pracowniczą dla każdego pracownika oddzielnie w aktach osobowych. Wszystkie dokumenty i oświadczenia powinny być upinane w poszczególnych częściach akt osobowych, w porządku chronologicznym oraz być ponumerowane. Każda część akt osobowych – od A do E – powinna się rozpoczynać od wykazu dokumentów, które się w danej części znajdują.

1. Część „A” – zawiera wszelakie dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie.
2. Część „B” – zawiera oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, m.in.:
   • umowę o pracę;
   • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
     • z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
     • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
     • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
   • dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie BHP;
   • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
   • dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego.
3. Część „C” – zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, np.:
   • wypowiedzenie umowy o pracę;
   • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy;
   • dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
4. Część „D” – zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
5. Część „E” – w związku z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku część „E” zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Sporządzone odpisy lub kopie dokumentów powinny być poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną za zgodność z oryginałem.

Jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez cały okres zatrudnienia oraz – zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 2019 roku – przez okres:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, albo
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny, albo
• 50 lat od ustania stosunku pracy;

W jakich okolicznościach pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej 10 lat, a w jakich 50? Szczegóły w tym artykule: Przechowywanie akt pracowniczych – nowe przepisy od początku 2019 roku.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno odbywać się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Jakie są skutki zniszczenia dokumentacji pracowniczej?

Zniszczone dokumenty pracownicze wskutek powodzi wiążą się z całym szeregiem skutków – od trudności w ustaleniu warunków zatrudnienia i wynikających z nich uprawnień czy przywilejów, po trudności z prawidłowym obliczeniem emerytur i rent. Poniżej najważniejsze konsekwencje tego typu zdarzenia.

1. Trudności w ustaleniu warunków zatrudnienia

Brak dokumentacji może utrudnić odtworzenie historii zatrudnienia pracownika, w tym danych dotyczących:

• okresu pracy,
• stanowiska,
• wysokości wynagrodzenia,
• liczby dni urlopowych,
• umów o pracę oraz wszelkich aneksów.

 2. Problemy z rozliczeniami finansowymi

Dokumentacja pracownicza zawiera dane potrzebne do:

• prawidłowego rozliczenia wynagrodzeń,
• obliczenia należnych świadczeń, np. urlopów czy odpraw,
• poprawnego rozliczania składek ZUS i podatków.

Utrata tych informacji może prowadzić do błędów w rozliczeniach oraz opóźnień w wypłatach wynagrodzeń i świadczeń.

3. Trudności z prawidłowym obliczeniem emerytur i rent

Brak pełnej dokumentacji może wpłynąć na trudności w ustaleniu kapitału początkowego pracownika, co jest kluczowe przy obliczaniu przyszłej emerytury lub renty. Może to prowadzić do zaniżenia wysokości świadczeń.

4. Problemy z potwierdzeniem uprawnień pracowników

W dokumentacji znajdują się również informacje dotyczące ukończonych szkoleń, uprawnień zawodowych czy badań lekarskich. Ich utrata – w przypadku braku możliwości uzyskania stosownych poświadczeń od jednostek wydających dokumenty – może wymagać ponownego przeprowadzenia szkoleń lub badań, co jest zarówno czasochłonne, jak i kosztowne.

 5. Strata zaufania pracowników

Utrata dokumentacji może wpłynąć na relacje z pracownikami, szczególnie jeśli prowadzi do opóźnień w wypłatach lub problemów z rozliczeniami. Może to wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy.

6. Problemy z realizacją obowiązków pracodawcy w razie kontroli

Kontrole PIP czy ZUS mogą być znacznie utrudnione, a brak dokumentacji może prowadzić do nałożenia dodatkowych obowiązków administracyjnych na pracodawcę, np. związanych z ponownym potwierdzaniem stażu pracy i wynagrodzeń.

7. Konsekwencje prawne dla pracodawcy

Pracodawca, jak wspomnieliśmy powyżej, jest zobowiązany prawnie do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez określony czas (np. akt osobowych – przez 10 lat). Utrata tych dokumentów może skutkować kontrolami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) czy ZUS, a także karami finansowymi za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów.

Co zrobić w przypadku utraty dokumentacji pracowniczej?

Rekonstrukcja utraconych dokumentów może być czasochłonna i skomplikowana. Pracodawca musi uzyskać dane z różnych źródeł, np. z ZUS, urzędów skarbowych, banków czy innych instytucji, co może wymagać współpracy z wieloma podmiotami.

W obliczu uszkodzenia lub utraty dokumentacji pracowniczej wskutek np. powodzi, kluczowe jest jak najszybsze poinformowanie niezbędnych organów oraz podjęcie działań zmierzających do odtworzenia dokumentacji, a także zabezpieczenie wszelkich dostępnych kopii. Niezbędna jest także współpraca z odpowiednimi instytucjami w celu minimalizacji negatywnych skutków zaistniałego zdarzenia.

Według Państwowej Inspekcji Pracy stan powodzi jest zdarzeniem powszechnie znanym i nie wymaga udowodnienia. Pracodawca jednak powinien powołać się na ten fakt i uprawdopodobnić w dowolny sposób, że został dotknięty powodzią, a wraz z tym – zniszczeniem dokumentacji.

W przypadku zniszczenia na skutek powodzi dokumentów niezbędnych do ustalenia świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych lub zaopatrzenia emerytalnego należy przyjąć:

• wszelkie dokumenty oraz zeznania świadków pozwalające na udowodnienie okresów zatrudnienia (ubezpieczenia) oraz czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, macierzyństwa lub sprawowania opieki;
• wszelkie dokumenty pozwalające na udowodnienie wysokości ich podstawy wymiaru.

Powyższe rozwiązanie wynika z art. 9 ustawy powodziowej. Należy uznać, że tak samo trzeba postępować w przypadku ustalania innych uprawnień pracowniczych (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego), jeżeli zniszczeniu uległa dokumentacja pracownicza, którą posiadał pracodawca lub pracownik.