Konieczność występowania do ZUS-u o poświadczenie formularza A1 kojarzy się zwykle oddelegowaniem pracowników do pracy w innym państwie lub świadczeniem pracy na terenie więcej niż jednego kraju UE. To jednak nie jedyne sytuacje, w których pracodawca musi wystąpić o potwierdzenie formularza A1.
Podsumowanie
- Pracownik przebywający w podróży służbowej w innym państwie członkowskim powinien mieć ze sobą poświadczony formularz A1, potwierdzający podleganie przez niego pod polski system zabezpieczenia społecznego.
- Pracodawca powinien wystąpić do zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem o poświadczenie formularza A1 nawet w przypadku wysyłania pracownika w 1-dniową zagraniczną podróż służbową.
- Za brak posiadania poświadczonego formularza A1 przez delegowanego do pracy w innym kraju członkowskim UE pracownika, zatrudniającemu go pracodawcy grożą surowe sankcje, m.in. grzywny (np. w Austrii w wysokości 10 000 euro).
Formularz A1, to dokument potwierdzający podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego w danym państwie, którego instytucja (w przypadku Polski jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych) poświadczyła ów formularz.
Zgodnie z zasadą lex loci laboris – każda osoba wykonująca pracę najemną lub na własny rachunek, podlega systemowi zabezpieczenia społecznego w państwie, w którym praca ta jest wykonywana. Jeśli pracownik wykonuje pracę w dwóch różnych państwach, podlega tylko jednemu ustawodawstwu właściwemu – co do zasady będzie to zabezpieczenie społeczne państwa, w którym praca jest wykonywana.
Wyjątek od zasady lex loci laboris
Od zasady lex loci laboris zostały ustalone wyjątki, dzięki którym pracownik – zarówno delegowany, jak i wykonujący pracę równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich – może pozostawać w dalszym ciągu objęty polskim systemem zabezpieczeń społecznych. Podstawą prawną są tu: art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 987/2009, art. 13 ust.1 rozporządzenia nr 883/2004, art. 14 ust. 5, 5a, 5b, 8, 10 i 11 rozporządzenia nr 987/2009. Jak sprawdzić czy pracownik danej firmy powinien podlegać pod polski system zabezpieczenia społecznego?
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Jak ustalić kraj podlegania zabezpieczeniu społecznemu?
Jeśli pracownik polskiej firmy nie wykonuje pracy w Polsce, lub pracuje w co najmniej w dwóch różnych państwach Unii Europejskiej, to aby podlegał polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego należy uzyskać twierdzące odpowiedzi na poniższe pytania:
- Czy praca wykonywana jest w imieniu pracodawcy delegującego – istnieje bezpośredni i nierozerwalny związek między pracownikiem a pracodawcą polegający na konieczności wykazania, iż to pracodawca delegujący zatrudnia pracownika, wypłaca mu wynagrodzenie, ponosi odpowiedzialność za rekrutację?
- Czy znaczna część przedsiębiorstwa jest prowadzona w Polsce?
- Czy okres delegowania danego pracownika nie przekracza 24 miesięcy?
- Czy pracownik nie jest wysyłany w celu zastępstwa innego pracownika delegowanego?
- Czy pracownik podlegał polskiemu ustawodawstwu co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem oddelegowania?
Jeśli odpowiedź na w/w pytania była twierdząca, wówczas dany pracownik będzie podlegał polskiemu zabezpieczeniu społecznemu, zatem polski Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien potwierdzić formularz A1.
Czy formularz A1 jest wymagany przy 1-dniowej delegacji?
Za każdym razem, gdy pracodawca wysyła pracownika w zagraniczną podróż służbową do innego kraju członkowskiego, powinien wnioskować do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o potwierdzenie formularza A1. Nawet, jeśli jest to podróż jednodniowa.
Z definicji podróż służbowa, to taka podróż, która jest zlecona pracownikowi przez pracodawcę w celu wykonania pewnego zadania poza stałą miejscowością pracy. Oznacza to, iż pracownik, który otrzymał polecenie wyjazdu zagranicznego na szkolenie lub spotkanie z klientem, zostaje delegowany do wykonywania swojej pracy do innego państwa. Zgodnie zatem z art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracodawca powinien wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o potwierdzenie formularza A1 poprzez złożenie kompletu wymaganych dokumentów.
Jakie dokumenty należy złożyć przy wniosku o potwierdzenie formularza A1?
Na komplet dokumentów wymaganych przez ZUS przy wniosku o poświadczenie przez urząd formularza A1 składają się:
- wniosek US-3,
- kserokopia umowy o pracę,
- pismo przewodnie opisujące cel wyjazdu delegowanego pracownika.
Sankcje w przypadku braku poświadczonego formularza A1
W przypadku potencjalnej kontroli przez służby państwa członkowskiego, w którym przebywa w podróży służbowej oddelegowany pracownik nieposiadający poświadczonego formularza A1, pracodawcy który wysłał go w do pracy zagranicą grożą surowe konsekwencje, między innymi w postaci:
- grzywny administracyjnej w wysokości do 10 000 euro (na przykład w Austrii),
- odmowy władz lokalnych dostępu do miejsca delegowania,
- natychmiastowego naliczenia i obowiązku zapłaty składek społecznych wg systemu zabezpieczenia państwa członkowskiego, w którym przebywa pracownik oddelegowany w podróż służbową.
Wspomniane wyżej wymogi dotyczące konieczności występowania przez pracodawców do ZUS-u z wnioskiem o poświadczenie formularza A1, w przypadku delegowania pracowników do pracy zagranicą, to rzeczywiście dodatkowe obowiązki. Niemniej warto o nich pamiętać, nie tylko w przypadku dłuższych wyjazdów, ponieważ sankcje mogą być dotkliwe. W tym celu sugerujemy weryfikację wewnętrznych zapisów i procedur związanych z wysyłaniem pracowników w podróż służbową do krajów Unii Europejskiej, nawet w przypadku jednodniowych wyjazdów.