fbpx

Treść artykułu

Konieczność występowania do ZUS-u o poświadczenie formularza A1 kojarzy się zwykle oddelegowaniem pracowników do pracy w innym państwie lub świadczeniem pracy na terenie więcej niż jednego kraju UE. To jednak nie jedyne sytuacje, w których pracodawca musi wystąpić o potwierdzenie formularza A1.

Formularz A1, to dokument potwierdzający podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego w danym państwie, którego instytucja (w przypadku Polski jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych) poświadczyła ów formularz.

Zgodnie z zasadą lex loci laboris – każda osoba wykonująca pracę najemną lub na własny rachunek, podlega systemowi zabezpieczenia społecznego w państwie, w którym praca ta jest wykonywana. Jeśli pracownik wykonuje pracę w dwóch różnych państwach, podlega tylko jednemu ustawodawstwu właściwemu – co do zasady będzie to zabezpieczenie społeczne państwa, w którym praca jest wykonywana.

Wyjątek od zasady lex loci laboris

Od zasady lex loci laboris zostały ustalone wyjątki, dzięki którym pracownik – zarówno delegowany, jak i wykonujący pracę równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich – może pozostawać w dalszym ciągu objęty polskim systemem zabezpieczeń społecznych. Podstawą prawną są tu: art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia nr 987/2009, art. 13 ust.1 rozporządzenia nr 883/2004, art. 14 ust. 5, 5a, 5b, 8, 10 i 11 rozporządzenia nr 987/2009. Jak sprawdzić czy pracownik danej firmy powinien podlegać pod polski system zabezpieczenia społecznego?

Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton

Jak ustalić kraj podlegania zabezpieczeniu społecznemu?

Jeśli pracownik polskiej firmy nie wykonuje pracy w Polsce, lub pracuje w co najmniej w dwóch różnych państwach Unii Europejskiej, to aby podlegał polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego należy uzyskać twierdzące odpowiedzi na poniższe pytania:

  • Czy praca wykonywana jest w imieniu pracodawcy delegującego – istnieje bezpośredni i nierozerwalny związek między pracownikiem a pracodawcą polegający na konieczności wykazania, iż to pracodawca delegujący zatrudnia pracownika, wypłaca mu wynagrodzenie, ponosi odpowiedzialność za rekrutację?
  • Czy znaczna część przedsiębiorstwa jest prowadzona w Polsce?
  • Czy okres delegowania danego pracownika nie przekracza 24 miesięcy?
  • Czy pracownik nie jest wysyłany w celu zastępstwa innego pracownika delegowanego?
  • Czy pracownik podlegał polskiemu ustawodawstwu co najmniej 1 miesiąc przed rozpoczęciem oddelegowania?

Jeśli odpowiedź na w/w pytania była twierdząca, wówczas dany pracownik będzie podlegał polskiemu zabezpieczeniu społecznemu, zatem polski Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien potwierdzić formularz A1.

Czy formularz A1 jest wymagany przy 1-dniowej delegacji?

Za każdym razem, gdy pracodawca wysyła pracownika w zagraniczną podróż służbową do innego kraju członkowskiego, powinien wnioskować do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o potwierdzenie formularza A1. Nawet, jeśli jest to podróż jednodniowa.

Z definicji podróż służbowa, to taka podróż, która jest zlecona pracownikowi przez pracodawcę w celu wykonania pewnego zadania poza stałą miejscowością pracy. Oznacza to, iż pracownik, który otrzymał polecenie wyjazdu zagranicznego na szkolenie lub spotkanie z klientem, zostaje delegowany do wykonywania swojej pracy do innego państwa. Zgodnie zatem z art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracodawca powinien wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o potwierdzenie formularza A1 poprzez złożenie kompletu wymaganych dokumentów.

Jakie dokumenty należy złożyć przy wniosku o potwierdzenie formularza A1?

Na komplet dokumentów wymaganych przez ZUS przy wniosku o poświadczenie przez urząd formularza A1 składają się:

  • wniosek US-3,
  • kserokopia umowy o pracę,
  • pismo przewodnie opisujące cel wyjazdu delegowanego pracownika.

Sankcje w przypadku braku poświadczonego formularza A1

W przypadku potencjalnej kontroli przez służby państwa członkowskiego, w którym przebywa w podróży służbowej oddelegowany pracownik nieposiadający poświadczonego formularza A1, pracodawcy który wysłał go w do pracy zagranicą grożą surowe konsekwencje, między innymi w postaci:

  • grzywny administracyjnej w wysokości do 10 000 euro (na przykład w Austrii),
  • odmowy władz lokalnych dostępu do miejsca delegowania,
  • natychmiastowego naliczenia i obowiązku zapłaty składek społecznych wg systemu zabezpieczenia państwa członkowskiego, w którym przebywa pracownik oddelegowany w podróż służbową.

Wspomniane wyżej wymogi dotyczące konieczności występowania przez pracodawców do ZUS-u z wnioskiem o poświadczenie formularza A1, w przypadku delegowania pracowników do pracy zagranicą, to rzeczywiście dodatkowe obowiązki. Niemniej warto o nich pamiętać, nie tylko w przypadku dłuższych wyjazdów, ponieważ sankcje mogą być dotkliwe. W tym celu sugerujemy weryfikację wewnętrznych zapisów i procedur związanych z wysyłaniem pracowników w podróż służbową do krajów Unii Europejskiej, nawet w przypadku jednodniowych wyjazdów.

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com.

Inne artykuły z kategorii: Outsourcing kadr i płac Zobacz wszystkie

Najczęściej czytane