Któż z nas księgowych nie miał do czynienia z usługami niematerialnymi. Dlaczego usługi te tak często brane są pod lupę urzędów skarbowych?
W Krajowym Planie Działań Administracji Podatkowej na 2016 rok uznano, że niematerialny charakter świadczonych usług oraz możliwość swobodnego wręcz dowolnego określania przez kontrahentów wartości efektów tych usług mogą skłaniać podmioty zaangażowane w transakcje do podejmowania zachowań nieuczciwych, a w szczególności do nierzetelnego deklarowania wysokości osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów.
Częstym źródłem nadużyć były przypadki braku dokumentacji podatkowej w szczególności dla usług doradczych, reklamowych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, zarządzania i kontroli, usługi rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu.
Oprócz braku dokumentacji dla usług niematerialnych zidentyfikowano również błędy w:
- odliczeniach podatku vat naliczonego z faktur dokumentujących zakup towarów i usług, z tytułu których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia;
- ewidencjonowaniu faktur za fikcyjne transakcje;
- ewidencjonowaniu jako koszty podatkowe zdarzeń gospodarczych niestanowiących kosztów uzyskania przychodów;
- dokonywaniu czynności sprzedaży bez wystawiania faktur.
Sprawdź Outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton
Aby zapobiec temu procederowi urzędy postanowiły przyjrzeć się dokładniej transakcjom dokumentującym usługi niematerialne.
Sądy administracyjne w swoich orzecznictwach podkreślają że posiadanie samej umowy oraz faktury dokumentującej zakup usług niematerialnych jest niewystarczające dla uznania takich wydatków za koszty podatkowe.
Aby ryzyko podatkowe było jak najmniejsze należy zatem gromadzić wszelką dokumentacje potwierdzająca wykonanie takich usług. Są to m.in.:
- umowy, porozumienia – pamiętajmy, że w umowie powinniśmy określić zakres usług oraz w jaki sposób usługi zostaną rozliczone;
- faktury na których powinien znaleźć się szczegółowy opis;
- protokół odbioru wykonanych usług;
- korespondencję handlową, wydruki emalii;
- materialne dowody wykonania tych usług;
- w przypadku usług marketingowych dokumentacje zdjęciową, foldery, broszury, ulotki, film reklamowy, banery i inne materiały reklamowe;
w przypadku przeniesienia praw autorskich, sprzedaży znaków towarowych dokumentację, że sprzedający miał prawo do ich sprzedaży lub przeniesienia praw.
Podsumowując: należy zgromadzić jak największą dokumentację dla usług niematerialnych, w tym przypadku sprawdzi się powiedzenie: „im więcej tym lepiej”. Nie zapomnijmy o najważniejszym, musimy jeszcze udowodnić że dany koszt ma związek z prowadzoną działalnością.