Wynagrodzenie dyrektora operacyjnego firmy XYZ było uzależnione wprost od wyników finansowych osiąganych przez jednostkę. Rok 2019 nie wyglądał obiecująco – na dzień 29 grudnia do zrealizowania zakładanego poziomu przychodów przez jednostkę brakowało zaledwie 2 mln obrotów, co w skali działania firmy nie było może znaczącą kwotą, niemniej jednak zanotowanie takiej sprzedaży w ostatnie 3 dni roku było bardzo mało realne.
Co poszło nie tak?
Wypłata bonusowego wynagrodzenia była „zerojedynkowa”, nie było zapisu pozwalającego na wypłatę częściową. Osiągnięcie zakładanego poziomu przychodów było ostatnim brakującym elementem do wypełnienia zapisów w umowie uruchamiających wypłatę bonusowego wynagrodzenia.
Dyrektor operacyjny wiedział, iż nie ma szans na osiągnięcie zakładanych rocznych przychodów w „normalny” sposób, więc postanowił działać. Przekazał kierownikowi magazynu polecenie przygotowania wydania magazynowego towarów, które miały zostać odebrane przez klienta na początku stycznia 2020 roku. Dyrektor operacyjny zdawał sobie sprawę, że dział księgowości ujmuje przychody jedynie na podstawie dokumentów wydania magazynowego i nie dokonuje dodatkowych analiz np. momentu przeniesienia ryzyka według klauzul Incoterms. „Wydane” towary czekały na odbiór przez kontrahenta, który zgłosił się po nie 4 stycznia. Przychód został zaksięgowany w 2019 roku i dyrektor operacyjny mógł przeznaczyć bonus na spłatę bieżącego zadłużenia wynikającego z zamiłowania jego żony do zakładów bukmacherskich.
Kierownik magazynu zdawał sobie sprawę, iż sytuacja ta jest niestandardowa i dość dziwna, polecenie wychodziło jednak od jego bezpośredniego przełożonego.
Kwestionowanie jego działań przyniosłoby kierownikowi magazynu więcej szkody niż korzyści, więc temat został pominięty milczeniem.
Co poszło nie tak?
Oszustwa dotyczące sprawozdawczości finansowej często przekładają się „pośrednio” także na realne straty pieniężne firm. W powyższym przypadku szkodą dla firmy XYZ było nie tylko zniekształcone sprawozdanie finansowe w postaci zawyżenia przychodów, ale także wypłata dodatkowego, w rzeczywistości nieuzasadnionego wynagrodzenia, dyrektorowi operacyjnemu.
W firmie XYZ zabrakło kilku podstawowych elementów w systemie kontroli wewnętrznej:
a) Zabrakło kontroli oceniającej zasadność ujmowania przychodu na przełomie okresów. Przeniesienie praw i korzyści na odbiorcę często jest uzależnione od wypełnienia określonych warunków Incoterms. W omawianym przypadku sprzedaż została ujęta w sprawozdaniu finansowym nieprawidłowo, gdyż przeniesienie praw i korzyści zgodnie z zamówieniem powinno mieć miejsce dopiero w momencie odbioru towarów przez kontrahenta. Kontrola tego typu najczęściej jest wykonywana przez pracownika kontrolingu i jej operacyjna efektywność powinna być monitorowana przez komórkę audytu wewnętrznego.
b) W jednostce nie przeszkolono pracowników w zakresie zapobiegania oszustwom, nie przyjęto także żadnej wewnętrznej polityki antyfraudowej. Kierownik magazynu zdawał sobie sprawę, że polecenie dyrektora operacyjnego jest „dziwne”, nie skojarzył jednak tego z popełnionym oszustwem.
c) Nawet, gdyby kierownik magazynu zdawał sobie sprawę z zaobserwowanego oszustwa, to nie miałby komu tego zaraportować. W jednostce nie działała żadna forma „gorącej linii”, w której każdy pracownik miałby możliwość anonimowego zaraportowania zaobserwowanych nieprawidłowości.
O cyklu Mroczne Historie Audytu Wewnętrznego
Association of Certified Fraud Examiners opublikowało najnowsze wydanie corocznego raportu dotyczącego oszustw w miejscach pracy. Autorzy raportu oszacowali, iż przedsiębiorstwa tracą rokrocznie około 5% przychodów w wyniku oszustw popełnianych przez własnych pracowników.
Postanowiliśmy podzielić się z Państwem informacjami, jakiego rodzaju oszustwa mogą hipotetycznie wystąpić w wyniku istnienia słabości w systemie kontroli wewnętrznej. Nie ograniczyliśmy się jedynie do opisu zdarzenia – w każdym przypadku przedstawiliśmy także rozwiązania dotyczące systemu kontroli wewnętrznej, które prawdopodobnie ograniczyłyby możliwość popełnienia oszustwa. W końcu 30% przeanalizowanych przez badaczy oszustw spowodowanych było bezpośrednio brakami w systemie kontroli wewnętrznej, a kolejne 20% przypadków wynikało z ominięcia lub nieskuteczności wdrożonych mechanizmów kontrolnych.
Mamy nadzieję, iż przedstawione informacje będą użyteczne w projektowaniu systemu kontroli wewnętrznej w Państwa organizacjach. W razie pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji.