Przepisy o pracy zdalnej doczekały się 6 lutego 2023 r. publikacji w Dzienniku Ustaw, a to oznacza, że po 2-miesięcznym vacatio legis, wejdą w życie 7 kwietnia 2023 r.
13 stycznia 2023 r. Sejm przegłosował nowe przepisy regulujące pracę zdalną, nie uwzględniając poprawek zgłoszonych wcześniej przez Senat. Ustawa została podpisana przez Prezydenta i opublikowana 6 lutego w Dzienniku Ustaw. Termin wejścia przepisów w życie to 2 miesiące od daty ogłoszenia, a to oznacza, że zaczną obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r.
Pracodawco – przygotuj się! Proponowane zmiany będą wymagać opracowania odpowiednich procedur i regulaminów lub zmiany umów o pracę.
Praca zdalna zostanie przyjęta do polskiego systemu prawnego jako rozwiązanie stałe. Projektodawcy podkreślali, że liczne postulaty w zakresie umożliwienia stronom stosunku pracy stosowania tej formy wykonywania pracy, także po odwołaniu stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 na obszarze Polski, pochodziły zarówno od pracowników, jak i od organizacji pracodawców, które dostrzegły zalety tej formy wykonywania pracy. Chociaż naszym zdaniem praca zdalna w nowej postaci może okazać się „przeregulowana”.
nowelizacja przewiduje trzy rodzaje pracy zdalnej:
- „właściwą” pracę zdalną całkowicie lub częściowo wykonywaną poza zakładem pracy, przy czym miejsce jej wykonywania musi zostać uzgodnione z pracodawcą;
- pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy wydawane wyłącznie na czas określony i z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy;
- okazjonalną pracę zdalną wykonywaną maksymalnie do 24 dni w roku na wniosek pracownika.
Nowelizacja uchyli w całości zatrudnianie pracowników w formie telepracy i zastąpi ją pracą zdalną.
Nasz ekspert Jolanta Zarzecka-Sawicka jest do Twojej dyspozycji.
Właściwa praca zdalna
Pracą zdalną, zgodnie z nową definicją, będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będzie mogło nastąpić:
- przy zawieraniu umowy o pracę albo
- w trakcie zatrudnienia.
Jeżeli uzgodnienie o wykonywaniu pracy zdalnej miałoby nastąpić w trakcie zatrudnienia, odbędzie się to albo z inicjatywy pracodawcy, albo na wniosek pracownika , złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W razie chęci przywrócenia pracy stacjonarnej takiego pracownika, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez niektóre grupy pracowników (np. pracownice w ciąży, rodziców wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4-ego roku życia, rodziców dziecka niepełnosprawnego, dziecka z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego, sprawującego opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny lub wspólnego gospodarstwa domowego), chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy
Praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy będzie mogła być wykonywana w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym z powodu siły wyższej czasowo nie będzie możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. To wszystko jednak pod warunkiem, że pracownik złoży, bezpośrednio przed wydaniem polecenia, oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej .
Pracodawca będzie mógł cofnąć swoje polecenie wykonywania pracy zdalnej w każdym czasie za co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Okazjonalna praca zdalna
Projekt przewiduje także wprowadzenie okazjonalnej pracy zdalnej, wykonywanej wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie będą miały zastosowanie prawie żadne formalności ani obowiązki, o których mowa poniżej, a stosowane do właściwej pracy zdalnej i pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie będzie miał także obowiązku pokrycia kosztów pracy zdalnej, zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, czy określania zasad jej wykonywania w porozumieniu lub regulaminie pracy.
Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, odbywać się będzie wyłącznie na zasadach ustalonych z pracownikiem.
BEZPŁATNY INFORMATOR: Zmiany w prawie pracy 2022 i 2023 – praca zdalna, kontrola trzeźwości, work-life balance, sygnaliści, płaca minimalna i diety służbowe
Zasady wykonywania pracy zdalnej „właściwej” oraz na jednostronne polecenie pracodawcy
- Konieczność zwarcia porozumienia lub wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej będą musiały zostać określone w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi.
Ważny fragment
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgodnień.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. Wówczas pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w, odpowiednio, poleceniu pracodawcy wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
- Koszty pracy:
Pracodawca będzie zobowiązany:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
- pokryć inne niż powyżej koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli zwrot takich kosztów zostanie określony w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie pracy zdalnej albo porozumieniu indywidualnie zawartym z pracownikiem;
- zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną.
Strony będą mogły ustalić zasady wykorzystywania własnego sprzętu, materiałów i narzędzi pracownika. Będzie za to przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów przez pracodawcę albo wypłaty ekwiwalentu będzie można zastąpić wypłatą ryczałtu.
Zgodnie z założeniami projektu, zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
- Kontrola wykonywania pracy zdalnej oraz sprawy BHP
Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej ma zostać uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz procedur ochrony danych osobowych, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i godzinach pracy pracownika na zasadach określonych w porozumieniu zbiorowym, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu indywidualnie zawartym z pracownikiem.
Projekt zakłada, że wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną ani innych osób (jak rozumiemy, towarzyszących pracownikowi w jego miejscu pracy) ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Pracodawca jest także zobowiązany realizować w stosunku do pracownika wykonującego pracę zdalną obowiązki nałożone na niego (pracodawcę) w Kodeksie pracy w zakresie BHP, z pewnymi włączeniami, a np. szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe będzie mogło zostać przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Pracodawca będzie zobowiązany dokonać oceny ryzyka zawodowego wykonującego pracę zdalną (w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, uwarunkowania psychospołeczne).
Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik potwierdzi, w postaci elektronicznej lub papierowej, zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami bhp.
- Zakaz dyskryminacji
Ważny fragment
Pracownicy wykonujący pracę zdalną nie mogą być w jakikolwiek sposób dyskryminowani. Nie mogą również być dyskryminowani pracownicy, którzy odmówią wykonywania takiej pracy.
Zgodnie z założeniami nowelizacji, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
Pracownik pracujący zdalnie ma mieć możliwość, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, a także z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
Pamiętajmy!
Po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej, jej wprowadzenie może okazać się bardziej skomplikowane niż zakładają obecne regulacje, a nawet w dużym zakresie ich brak. Na pewno konieczne będzie zweryfikowanie stosowanej od co najmniej dwóch lat praktyki w tym zakresie.
Będzie należało dopilnować takich spraw jak: zadbanie o odpowiednie procedury (porozumienia, regulaminy pracy zdalnej oraz procedury ochrony danych osobowych), uzgodnienie spraw kosztowych, czy sprawy BHP.
