[Pobierz raport lub przeczytaj poniżej jego streszczenie]
Wyniki kontroli pracy zdalnej przez PIP
Z danych udostępnionych na wniosek Grant Thornton przez Departament Planowania, Analiz i Statystyki w Głównym Inspektoracie Pracy w dniu 29 grudnia 2023 r. wynika, że od momentu wprowadzenia pracy zdalnej 7 kwietnia 2023 r. inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) zdążyli przeprowadzić 248 kontroli pod kątem prawidłowego wdrożenia pracy zdalnej przez pracodawców. W przypadku 149 kontroli, czyli w 60%, stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zaimplementowania przez pracodawców przepisów o pracy zdalnej w firmach. Brak uchybień inspektorzy odnotowali w przypadku 99 kontroli (40%).
Najczęstsze błędy w zakresie wdrożenia pracy zdalnej
W trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy najwięcej nieprawidłowości stwierdzano w zakresie dotyczącym:
- naruszenia obowiązku przekazania pracownikowi, z którym uzgodniono wykonywanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia albo któremu wydano polecenie pracy zdalnej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej, informacji określonych w art. 6721 § 1 Kodeksu pracy (tj. w zakresie określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika oraz wskazanie osób/organów odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej) – (6721 § 2 Kodeksu pracy);
- naruszenia obowiązku odebrania oświadczenia od pracownika (przed dopuszczeniem do pracy zdalnej), zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy – (art. 6731 § 7 Kodeksu pracy);
- naruszenia obowiązku odebrania oświadczenia od pracownika (przed dopuszczeniem do pracy zdalnej) o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz o zobowiązywaniu się do przestrzegania zawartych w nich zasad – (art. 6731 § 6 Kodeksu pracy);
- naruszenia obowiązku pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – (art. 6724 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy);
- naruszenia obowiązku wypłaty ekwiwalentu albo zastąpienia go ryczałtem w związku z wykorzystywaniem przez pracowników własnych narzędzi pracy i materiałów – (art. 6724 § 2-4 Kodeksu pracy)
Wykroczenia ujawnione po kontroli pracy zdalnej – co grozi pracodawcom?
Z informacji udostępnionych Grant Thornton przez Główny Inspektorat Pracy wynika, że wśród stwierdzonych nieprawidłowości znalazło się jedynie 7 wykroczeń. Co więcej w stosunku do podmiotów, u których stwierdzono wykroczenia, zastosowano wyłącznie środki oddziaływania wychowawczego i nie nakładano kar grzywien.
Spośród ujawnionych wykroczeń 4 dotyczyły naruszenia polegającego na niewypłacaniu świadczenia przysługującego pracownikowi (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.), pozostałe (po 1 przypadku): naruszenia przepisów dotyczących uwzględnienia wniosku pracowników uprzywilejowanych o wykonywanie pracy zdalnej (art. 281 § 1 pkt 5c k.p.), braku pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia pracownika pracującego zdalnie (art. 281 § 2 k.p.) oraz nieprzestrzegania przepisów lub zasad BHP (art. 283 § 1 k.p.).
Zgodnie z przepisami, w związku z popełnieniem wyżej wskazanych wykroczeń na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (w wyjątkowych sytuacjach grzywna może zostać podwyższona do kwoty 45 000 zł).
Czytaj więcej: Praca zdalna – jak się przygotować?
Co bada PIP podczas kontroli pracy zdalnej?
Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy m.in. nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy. Stąd też PIP podczas kontroli może weryfikować przepisy wewnątrzzakładowe i dokumentację związaną z pracą zdalną, jak również może badać, czy pracodawca dopełnia niezbędne obowiązki informacyjne wobec pracowników. Chodzi więc o wszelkie wymagania formalne.
Inspektorzy PIP nie ocenią z kolei zasadności odmów pracy w trybie pracy zdalnej (chyba że chodzi np. o względy formalne odmowy uwzględnienia wniosków pracowników w szczególnej sytuacji – art. 6719 § 6 i 7 k.p.), jak również nie mają oni uprawnień do przeprowadzania kontroli pracy zdalnej w domach pracowników.
Jak przygotować się na kontrolę PIP w zakresie pracy zdalnej?
W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy należy przedstawić zwłaszcza dokumentację sporządzoną przez pracodawcę w związku z uzgodnieniem pracy zdalnej:
- odpowiedni dokument określający zasady wykonywania pracy zdalnej – np. regulamin pracy zdalnej albo porozumienie (zbiorowe lub indywidualne);
- dodatkowe dokumenty wymagane przez Kodeks pracy (np. w zakresie BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych);
- stosowne oświadczenia pracowników wykonujących pracę zdalną.
Po stronie pracodawców leży szereg obowiązków związanych z implementowaniem pracy zdalnej w swojej organizacji. Z naszego doświadczenia wynika, że wątpliwości pracodawców pojawiają się w następujących obszarach:
- sporządzenia uzupełniających (a obowiązkowych) dokumentów niezbędnych do prawidłowego wprowadzenia pracy zdalnej, regulaminu czy porozumienia indywidualnego w mniejszych zakładach pracy;
- przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, sporządzenia oceny ryzyka zawodowego, w tym także kwestii
- związanych z kontrolą pracownika, który organizuje swoje stanowisko pracy na podstawie instrukcji otrzymanych od pracodawcy;
- ustalenia kwoty kosztów albo ryczałtu w związku z pokryciem niezbędnych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
- dostosowania organizacyjnego pracodawcy do pracy zdalnej – w tym kwestie sprzętowe, kwestie w zakresie równego traktowania.
