Przełom roku w kadrach i płacach. Zweryfikuj, czy jesteś gotowy

Co się stanie, jeśli nie zadbamy o ustawienia systemy na nowy rok? Przede wszystkim powstanie roszczenie po stronie pracownika o wypłatę należnego wynagrodzenia wraz z odsetkami. Dodatkowo na pracodawcę może zostać nałożona kara grzywny od 1000.00 do 30 000.00zł za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, dlatego warto zatrzymać się i zweryfikować, czy nasz system kadrowo-płacowy jest gotowy na wyzwania 2024 roku.

W dalszej części artykułu piszemy o innych ważnych zmianach dotyczących bieżącej pracy specjalistów ds. kadr i płac na przełomie roku.

Czytaj również: 7 kluczowych zmian w kadrach i płacach na 2024 rok

Co sprawdzić w ustawieniach programów kadrowo-płacowych?

Poniżej lista przykładowych „czeków”:

1. minimalne wynagrodzenie (o tym co się zmieni wraz z kwotą minimalną wynagrodzenia piszemy poniżej);

2. kwota za godzinę pracy w nocy (jw.);

3. minimalna kwota zasiłku (jw.);

4. kwota wolna od potrąceń (jw.);

5. współczynnik urlopowy wykorzystywany do wyliczenia kwoty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który w 2024 będzie wynosił 20.92; współczynnik ten jest wyliczany z uwzględnieniem niedziel oraz dni świątecznych występujących w danym roku kalendarzowym; rok 2024 jest rokiem przestępnym, z 366 dniami, od których należy odjąć 52 niedziele oraz 52 dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy oraz 11 dni świątecznych podzielonych przez 12 miesięcy: 366 dni – (52 niedziele + 52 dni wolne + 11 dni świątecznych) /12 miesięcy = 20.92;

6. wymiar urlopu wypoczynkowego (poniżej więcej informacji);

7. wygenerowanie kalendarzy, harmonogramów, grafików pracy na 2024 rok;

8. wygenerowanie nowych limitów do nieobecności, które nie ulegają kumulacji i nie „przechodzą” na następny rok, tak jak urlop wypoczynkowy:

• urlop na żądanie – jest co prawda częścią limitu urlopu wypoczynkowego, ale niewykorzystane dni z końcem roku się „zerują” i od stycznia 2024 pracownik na nowo może zgłosić potrzebę skorzystania z nich;
• zwolnienie od pracy na podstawie art. 188 Kp dla pracownika wychowującego co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat; co istotne, nieobecność ta może być udzielana w godzinach lub dniach, w zależności od pierwszego zgłoszenia nieobecności; z tego prawa może korzystać tylko jeden z rodziców; z praktycznego punktu widzenia należy zweryfikować, czy oświadczenia, jakie przechowujemy w dokumentacji wskazują na oświadczenie dotyczące danego roku kalendarzowego, czy być może złożone są do odwołania lub ukończenia przez dziecko 14 roku życia; w zależności więc od formy i treści oświadczenia stosowanego u danego pracodawcy, pamiętajmy o weryfikacji na początku roku:
  czy jest konieczność zebrania oświadczeń na nowy rok;
  • czy limit jest generowany automatycznie;
  • czy wygenerowany limit jest ograniczony do wieku dziecka pracownika;

• nieobecność z tytułu siły wyższej – wymiar to 2 dni lub 16 godzin i – podobnie jak w przypadku zwolnienia na podstawie art. 188 Kp – pierwszy wniosek decyduje o tym, czy nieobecność będzie wykorzystywana przez pracownika w dniach czy godzinach, a pracownik zachowuj prawo do połowy wynagrodzenia; jest to nowy rodzaj wolnego wprowadzony do przepisów w 2023 roku;
• urlop opiekuńczy – również wprowadzony do kodeksu pracy w 2023 roku w wymiarze 5 dni; jest to urlop bezpłatny, z którego może skorzystać pracownik w przypadku, gdy musi zapewnić opiekę lub wsparcie członkowi rodziny lub osobie zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym.