prawne naliczanie wynagrodzeń i obsługa dokumentacji pracowniczej, to wycinek pracy działów kadrowo-płacowych. Ważny, ale nie kluczowy. Równocześnie jest zaliczany do tych zadań, które stosunkowo łatwo i szybko można wydzielić na zewnątrz przedsiębiorstwa. Takie strategiczne posunięcie, poza oszczędnościami stricte finansowymi, pozwala uwolnić własne zasoby HR do obsługi najważniejszych dla firmy funkcji, tj. zarządzania kapitałem intelektualnym.
Dynamika współczesnych organizacji stawia przed szefami działów HR sporo wyzwań. Obok standardowych zadań, związanych z obsługą podstawowych procesów kadrowo-płacowych, wymaga się od nich koncentracji na szeroko rozumianym zarządzaniu ludźmi. Począwszy od doboru pracowników, przez m.in. wspieranie ich rozwoju, planowanie karier, po optymalizację kosztów związanych z ich zatrudnieniem. Tradycyjnie działy personalne są często postrzegane przez biznes jako centrum kosztów. Tymczasem można je bez większego trudu przekształcić w centrum zarządzania kapitałem ludzkim – zarządzania wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem pracowników. Jednak, żeby HR-owcy mieli szansę zająć się tym, co naprawdę ważne – ludźmi, rozumianymi jako kapitał tworzący wartość przedsiębiorstwa – menedżerowie HR powinni zdecydować się na outsourcing funkcji personalnych. Jeśli zaczną w nieskończoność rozbudowywać swoje piony, wpadną w pułapkę – zamiast zajmować się najcenniejszym zasobem całej organizacji, będą poświęcać większość swojego czasu i energii na zarządzanie pracownikami własnego działu, organizowanie procesu naliczania płac czy obsługę kontroli ZUS.
Outsourcing funkcji personalnej
Outsourcing funkcji w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi polega na zlecaniu zewnętrznym dostawcom wybranych zadań z zakresu kadrowo-płacowego. Do typowych, które już niejako naturalnie przedsiębiorcy zlecają ekspertom spoza firmy, należą m.in.:
- rekrutacja i zatrudnianie pracowników,
- organizowanie i prowadzenie szkoleń,
- naliczanie wynagrodzeń (payroll),
- zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy.
Wyoutsourcowanie wspomnianych zadań jest bardziej efektywne, niż realizowanie ich przez własnych pracowników.
Zbędne obawy
Prowadzenie naliczeń wynagrodzeń przez firmę zewnętrzną, czyli tak zwanego payrollu, jest najłatwiejszą do wydzielenia podfunkcją personalną. Jednak mimo rosnącej świadomości zarządzających, wciąż stosunkowo niewiele firm w Polsce korzysta z tego rozwiązania. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy może być przeświadczenie o wysokich kosztach usług payrollowych. Tymczasem branża outsourcingowa w naszym kraju jest już dojrzała i coraz liczniejsi dostawcy prześcigają się w proponowaniu atrakcyjnych ofert. Inną przyczyną dość niewielkiego zainteresowania przedsiębiorców zewnętrznym payrollem jest stosowanie przez nich skomplikowanych systemów wynagrodzeń, niejednokrotnie nieopisanych czy niepowiązanych z systemem motywacyjnym.
Odrębną kwestią jest obawa przed wypływem informacji o polityce wynagradzania czy też obawa przed koniecznością wprowadzenia zmian w aktualnych zasadach obsługi pracowników. To zagadnienie jednak wiąże się bezpośrednio z trafnym wyborem dostawcy. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy outsourcingowej to wręcz gwarancja bezpieczeństwa wrażliwych danych i często udoskonalenie dotychczasowych procesów i reguł.
Dostawca godny zaufania
Usługa, która wydaje się być tak jednorodna, jak payroll, wbrew powszechnym opiniom nie jest usługą „z półki”, bo i zleceniodawcy nie są jednorodni. Oczywiście payroll ma elementy wspólne – narzucone przez prawo. Jednak to komunikacja, ustalenie zasad dystrybucji informacji płacowych, nowoczesne narzędzia, a przede wszystkim świadome zagospodarowanie obszarów „niczyich” (na styku zarządzania, administracji i księgowości firmy), są tymi elementami, które przy wydzielaniu jakiejkolwiek funkcji na zewnątrz mają decydujące znaczenie.
Szybkie wdrożenie polegające na wprowadzeniu standardowej usługi payrollu jest oczywiście możliwe. Najprawdopodobniej zabezpieczy podstawowe zadania z zakresu płac (tj. naliczanie wynagrodzeń, prawidłowe ustalenie obciążeń ZUS-owskich oraz podatkowych i przekazanie odpowiednich deklaracji stosownym urzędom). Jednak najpewniej nie pozwoli na optymalizację procesów biznesowych firmy dotyczących zarządzania funkcjami personalnymi. Żaden odpowiedzialny dostawca usług kadrowopłacowych nie sprzeda ich „pełnego zakresu” bez szczegółowego wypunktowania swoich zadań. Żaden odpowiedzialny przedsiębiorca nie powinien też kupić „wszystkiego”, bo ryzykuje pozostawienie bez opieki obszarów, za które nikt nie będzie czuł się odpowiedzialny.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton
Co w ramach payrollu?
Podstawowym i równocześnie minimalnym zakresem zadań, jakich podejmują się firmy outsourcingowe w zakresie kadrowo-płacowym, jest naliczanie w określonym terminie wynagrodzeń oraz sporządzenie deklaracji ZUS-owskich i podatkowych. Odbywa się to na podstawie dwóch rodzajów danych – stałych (dostarczanych na początku współpracy, takich jak regulamin wynagradzania, umowy pracowników) i zmiennych (dostarczanych na bieżąco przez zleceniodawcę, np. listy premii).
Efektem realizacji w/w zadań są:
- lista płac,
- imienne kartoteki wynagrodzeń,
- „paski wypłat” dla pracowników,
- nota księgowa dla działu księgowości,
- deklaracje złożone w terminie w odpowiednim urzędzie.
Coraz częściej w zakresie usług payrollu pojawia się także realizowanie przelewów z wynagrodzeniami i zobowiązaniami publicznoprawnymi z dedykowanego tylko do tego celu subkonta outsourcera (zasilanego przez zleceniodawcę) lub z konta samego zleceniodawcy (po przekazaniu przez niego outsourcerowi odpowiednich dostępów; to rozwiązanie umożliwia niższy stopień automatyzacji procesów). Podstawowymi zadaniami dostawcy usługi płacowej jest również:
- prowadzenie bazy danych informacji płacowych,
- zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników do ubezpieczeń społecznych,
- wystawianie zaświadczeń i raportowanie kosztów zgodne z ustaleniami poczynionymi ze zleceniodawcą.
Dodatkowo (zależnie od potrzeb) zakres usług płacowych może obejmować także: sporządzanie deklaracji PFRON, obsługę raportowania w GUS, przejęcie korespondencji oraz indywidualny kontakt z pracownikami, polegający na przykład na przesyłaniu dokumentów płacowych bezpośrednio do pracowników (bez pośrednictwa zleceniodawcy).
Cena za usługę
Cena za usługę payrollu zależy od dwóch czynników. Po pierwsze, od zakresu realizowanych zadań – powinien być on odpowiedzią na potrzeby zlecającego i jednocześnie możliwy do zrealizowania przez outsourcera. Po drugie, od możliwości automatyzacji, standaryzacji, a także od ustalenia jasnych i przejrzystych zasad oraz procedur dotyczących realizacji usługi, które muszą być przestrzegane nie tylko przez outsourcera, ale także przez zlecającego usługę. Jest to zatem rozwiązanie dla świadomych i dojrzałych firm, jednak warte zachodu – ponieważ ma moc wyzwalania potencjału drzemiącego w dynamicznych przedsiębiorstwach.
