prawne naliczanie wynagrodzeń i obsługa dokumentacji pracowniczej, to wycinek pracy działów kadrowo-płacowych. Ważny, ale nie kluczowy. Równocześnie jest zaliczany do tych zadań, które stosunkowo łatwo i szybko można wydzielić na zewnątrz przedsiębiorstwa. Takie strategiczne posunięcie, poza oszczędnościami stricte finansowymi, pozwala uwolnić własne zasoby HR do obsługi najważniejszych dla firmy funkcji, tj. zarządzania kapitałem intelektualnym.
Dynamika współczesnych organizacji stawia przed szefami działów HR sporo wyzwań. Obok standardowych zadań, związanych z obsługą podstawowych procesów kadrowo-płacowych, wymaga się od nich koncentracji na szeroko rozumianym zarządzaniu ludźmi. Począwszy od doboru pracowników, przez m.in. wspieranie ich rozwoju, planowanie karier, po optymalizację kosztów związanych z ich zatrudnieniem. Tradycyjnie działy personalne są często postrzegane przez biznes jako centrum kosztów. Tymczasem można je bez większego trudu przekształcić w centrum zarządzania kapitałem ludzkim – zarządzania wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem pracowników. Jednak, żeby HR-owcy mieli szansę zająć się tym, co naprawdę ważne – ludźmi, rozumianymi jako kapitał tworzący wartość przedsiębiorstwa – menedżerowie HR powinni zdecydować się na outsourcing funkcji personalnych. Jeśli zaczną w nieskończoność rozbudowywać swoje piony, wpadną w pułapkę – zamiast zajmować się najcenniejszym zasobem całej organizacji, będą poświęcać większość swojego czasu i energii na zarządzanie pracownikami własnego działu, organizowanie procesu naliczania płac czy obsługę kontroli ZUS.
Outsourcing funkcji personalnej
Outsourcing funkcji w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi polega na zlecaniu zewnętrznym dostawcom wybranych zadań z zakresu kadrowo-płacowego. Do typowych, które już niejako naturalnie przedsiębiorcy zlecają ekspertom spoza firmy, należą m.in.:
- rekrutacja i zatrudnianie pracowników,
- organizowanie i prowadzenie szkoleń,
- naliczanie wynagrodzeń (payroll),
- zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy.
Wyoutsourcowanie wspomnianych zadań jest bardziej efektywne, niż realizowanie ich przez własnych pracowników.
Zbędne obawy
Prowadzenie naliczeń wynagrodzeń przez firmę zewnętrzną, czyli tak zwanego payrollu, jest najłatwiejszą do wydzielenia podfunkcją personalną. Jednak mimo rosnącej świadomości zarządzających, wciąż stosunkowo niewiele firm w Polsce korzysta z tego rozwiązania. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy może być przeświadczenie o wysokich kosztach usług payrollowych. Tymczasem branża outsourcingowa w naszym kraju jest już dojrzała i coraz liczniejsi dostawcy prześcigają się w proponowaniu atrakcyjnych ofert. Inną przyczyną dość niewielkiego zainteresowania przedsiębiorców zewnętrznym payrollem jest stosowanie przez nich skomplikowanych systemów wynagrodzeń, niejednokrotnie nieopisanych czy niepowiązanych z systemem motywacyjnym.
Odrębną kwestią jest obawa przed wypływem informacji o polityce wynagradzania czy też obawa przed koniecznością wprowadzenia zmian w aktualnych zasadach obsługi pracowników. To zagadnienie jednak wiąże się bezpośrednio z trafnym wyborem dostawcy. Skorzystanie z usług profesjonalnej firmy outsourcingowej to wręcz gwarancja bezpieczeństwa wrażliwych danych i często udoskonalenie dotychczasowych procesów i reguł.
Dostawca godny zaufania
Usługa, która wydaje się być tak jednorodna, jak payroll, wbrew powszechnym opiniom nie jest usługą „z półki”, bo i zleceniodawcy nie są jednorodni. Oczywiście payroll ma elementy wspólne – narzucone przez prawo. Jednak to komunikacja, ustalenie zasad dystrybucji informacji płacowych, nowoczesne narzędzia, a przede wszystkim świadome zagospodarowanie obszarów „niczyich” (na styku zarządzania, administracji i księgowości firmy), są tymi elementami, które przy wydzielaniu jakiejkolwiek funkcji na zewnątrz mają decydujące znaczenie.
Szybkie wdrożenie polegające na wprowadzeniu standardowej usługi payrollu jest oczywiście możliwe. Najprawdopodobniej zabezpieczy podstawowe zadania z zakresu płac (tj. naliczanie wynagrodzeń, prawidłowe ustalenie obciążeń ZUS-owskich oraz podatkowych i przekazanie odpowiednich deklaracji stosownym urzędom). Jednak najpewniej nie pozwoli na optymalizację procesów biznesowych firmy dotyczących zarządzania funkcjami personalnymi. Żaden odpowiedzialny dostawca usług kadrowopłacowych nie sprzeda ich „pełnego zakresu” bez szczegółowego wypunktowania swoich zadań. Żaden odpowiedzialny przedsiębiorca nie powinien też kupić „wszystkiego”, bo ryzykuje pozostawienie bez opieki obszarów, za które nikt nie będzie czuł się odpowiedzialny.
Sprawdź Outsourcing kadr i płac Grant Thornton