Zawrotne tempo zmian w polskich przepisach
Z raportu “Zmienność i uciążliwość prawa”, przygotowanego przez Grant Thornton w połowie 2025 roku, jasno wynika, że ponad połowa ankietowanych respondentów (53%) uznała częstotliwość zmian legislacyjnych za zbyt dużą. Co więcej, wskazała, że tempo tych zmian utrudnia zarówno zapoznawanie się z nimi, jak i wdrażanie i dostosowywanie dotychczasowego funkcjonowania firmy do zmieniającej się rzeczywistości prawnej.
Ważny fragment
Należy również wskazać, że zdecydowana większość ankietowanych (61%) stwierdziła, że to zmiany legislacyjne w obszarze podatkowym i księgowym dokonują się najczęściej.
Zdaje się, że nic w tym dziwnego. Otóż, znajduje to potwierdzenie w realiach. Zaledwie cztery lata temu, w 2021 roku, przedsiębiorcy stanęli przed wyzwaniem związanym z ogłoszeniem tzw. “Polskiego Ładu”. Ten zestaw reform objął nowelizacje ustaw o: PIT, CIT, VAT, ryczałcie, ZUS oraz Ordynacji podatkowej. Zmiany te wymagały od działów księgowych intensywnych przygotowań jeszcze przed ich wejściem w życie, które miało miejsce na początku 2022 roku. Wówczas, zamiast okresu stabilizacji, rozpoczął się czas ogłaszania ciągłych korekt, rozporządzeń wykonawczych i dodatkowych objaśnień, które miały łagodzić lub naprawiać falowo wprowadzane zmiany. Jak wskazuje , w latach 2018–2022 aż 2/3 treści ustaw podatkowych zostało zmienionych.
Kolejne trzy lata również nie przyniosły spowolnienia zmian. Lata 2023, 2024 i 2025 upłynęły pod znakiem wielokrotnie przekładanego wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co pozostawiało przedsiębiorców w niepewności, czy już inwestować w przebudowę procesów fakturowania, czy czekać na kolejne komunikaty Ministerstwa Finansów. Równolegle wdrażano inne rozwiązania zwiększające cyfryzację obszaru podatkowego i księgowego, w tym JPK_VAT oraz JPK_CIT. Co więcej, na firmy spadły również obowiązki związane z nowelizacją ustawy o rachunkowości.
Warto podkreślić, że opisane powyżej zmiany to jedynie przykłady największych nowelizacji obejmujących właściwie cały rynek. W praktyce przedsiębiorcy muszą mierzyć się także z licznymi regulacjami sektorowymi, które wymagają dostosowania księgowości i procesów operacyjnych do specyficznych przepisów. Przykładowo firmy z branży spożywczej musiały uwzględniać zmiany związane z podatkiem cukrowym, natomiast w branży budowlanej zmianie uległy stawki ryczałtu dla usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych.
Zmiany w księgowości w 2026 roku
Nadchodzący, 2026 rok, również będzie wymagający pod względem znacznego obciążenia zmianami księgowymi. Otóż, po kilku latach zapowiedzi, ostatecznie, od lutego zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Co prawda, jego wdrażanie będzie odbywało się stopniowo kolejne grupy podmiotów obligowane będą do jego implementowania. Niemniej jednak, należy podkreślić, że wszyscy przedsiębiorcy, będą musieli być gotowi na odbiór elektronicznych faktur w lutym 2026 roku. Oznacza to konieczność wcześniejszego dostosowania systemów i procesów. W tym miejscu należy podkreślić, że sprawne wdrożenie KSeF to nie tylko domena księgowych. Otóż nie będzie ono możliwe bez wsparcia informatycznego oraz decyzji zarządu. Współpraca powinna odbywać się w zakresie wyboru narzędzi integrujących się z KSeF, dostosowania obecnych systemów czy zaplanowania procesów wysyłania i odbierania faktur oraz wskazania osób za to odpowiedzialnych. Pociąga to za sobą także konieczność uszczelnienia wewnętrznych polityk, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa danych i nadawania uprawnień. Z KSeF będą korzystać nie tylko księgowi, ale również handlowcy, kasjerzy czy współpracownicy B2B, co wymaga precyzyjnego zarządzania dostępami i ochrony informacji. Równolegle, firmy powinny przeanalizować obowiązujące umowy pod kątem sposobu fakturowania, terminów płatności i formy przekazywania dokumentów. Aktualizacja tych zapisów jeszcze przed wejściem w życie zmian pozwoli uniknąć problemów operacyjnych i zapewni płynne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości po 2026 roku.
Ważny fragment
Wprowadzenie KSeF ma bezpośredni wpływ także na inne zmiany, które będą zauważalne w codziennej pracy księgowego i osób fakturujących.
Nie będą funkcjonowały dotychczas powszechnie wykorzystywane do korekty drobnych błędów – noty korygujące. Nie będzie możliwe anulowanie błędnie wystawionej faktury ani wystawienie duplikatu faktury. Każdy błąd na fakturze będzie korygowany jedynie poprzez fakturę korygującą. Zmiany będą także w okresie, w którym korekta zostanie ujęta, bowiem odchodzimy od dotychczasowego uzgadniania warunków pomiędzy stronami.
Na tym jednak nie koniec zmian. Rok 2026 r. będzie pierwszym rokiem, w którym ściśle określone grupy przedsiębiorców (podatnicy CIT, których przychody w poprzednim roku podatkowym przekroczyły 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe) będą musiały przekazać pliki JPK CIT w formacie JPK_KR_PD za rok 2025. W pierwszym roku raportowanie będzie w uproszczonej formule, jednak docelowo spoczywa na nich konieczność pełnej, ustrukturyzowanej ewidencji ksiąg rachunkowych oraz środków trwałych, co ponownie wymagać będzie zaangażowania zarówno księgowych, jak i działów IT. Co więcej, kolejna grupa podmiotów (tym razem – podatnicy VAT) zostanie objęta w 2026 roku obowiązkiem raportowania na nowych zasadach.
Nie bez znaczenia będą także zapowiadane zmiany w rozliczeniu kosztów amortyzacji samochodów osobowych, gdzie limity ulegną zmniejszeniu. Zmianą na plus jest z pewnością skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT, który z dotychczasowych 60 dni ulegnie zmianie na 40 dni i tym samym zapewni większą płynność przedsiębiorców.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Odpowiedzialność za wdrożenie zmian w firmie
Zmiany w obszarze księgowości zachodzą dzisiaj znacznie szybciej niż jeszcze kilka lat temu. Wynika to nie tylko z rosnącej złożoności przepisów, ale także z postępującej cyfryzacji, która wymusza: wdrażanie nowych narzędzi, integrację systemów i reorganizację dotychczasowych procesów.
Ważny fragment
Dlatego odpowiedzialność za wdrażanie zmian w tym obszarze powinna zostać rozłożona na wiele działów i nie może być traktowana wyłącznie jako zadanie księgowych.
Oczywiście, po ich stronie pozostaje dostarczenie wiedzy merytorycznej i wykonywanie obowiązków wynikających ze zmieniających się regulacji prawnych. Jednak, aby mogło to mieć miejsce, konieczny jest jasny podział zadań w całej organizacji oraz zapewnienie skutecznej komunikacji. I tak, aby to osiągnąć w większości firm trzeba zaangażować:
- zarząd, który podejmuje decyzje strategiczne, ustala kierunek prac, zakres zmian i budżet,
- dział IT odpowiedzialny za wdrożenia techniczne, konfigurację systemów i bezpieczeństwo danych,
- dział compliance czuwający nad zgodnością procedur wewnętrznych z przepisami i minimalizowaniem ryzyka,
- dział HR, który dba o właściwą komunikację wewnętrzną oraz organizację szkoleń dla pracowników.
Liczba osób zaangażowanych w proces wdrożenia zmian zawsze zależy od wielkości i struktury organizacji. Niemniej jednak, tylko poprzez współpracę zaangażowanych ekspertów możliwe jest dostosowywanie firm do nowych regulacji prawnych oraz terminowe wywiązywanie się ze wszystkich obowiązków.
Dzisiejsze realia pokazują, że zmiany zachodzące w obszarze finansów i księgowości coraz częściej wymagają podejścia interdyscyplinarnego. Wdrożenie nowych obowiązków, takich jak KSeF czy elektroniczne raportowanie ksiąg, nie jest już wyłącznie zadaniem działu księgowości. Konieczne jest ścisłe wsparcie ze strony działu IT, a w wielu firmach także compliance czy HR. Ponadto, warto pamiętać, że formalna odpowiedzialność za wdrożenie zmian w firmie zawsze spoczywa na przedsiębiorcy.
- Kto jest gotowy na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)? [RAPORT]
- KSeF: Korzyści i wyzwania związane z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur
- KSeF w 3 krokach – od czego zacząć?
- KSeF a potwierdzanie transakcji. Co przedsiębiorca powinien wiedzieć na ten temat?
- Wyzwania związane z wdrożeniem JPK_CIT w systemach księgowych