W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat archiwizacji danych związanych z rozliczeniami i procedurami należytej staranności podatkowej.
Podsumowanie:
- Archiwizowanie informacji ma na celu ochronę interesów podatnika w razie kontroli lub podobnych czynności. Dane powinny więc być uporządkowane według klucza „podmiotowo-przedmiotowego” (dotyczyć konkretnej transakcji lub zbiorczo transakcji z określonym kontrahentem).
- Minimum ostrożności jest przechowywanie dokumentacji przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych, który nie zawsze jest równy i mogą go wydłużać przepisy szczególne.
- W razie przerwania lub zawieszenia terminów przedawnienia, wydłużeniu musi ulec tez okres przechowywania dokumentacji.
Moc teczek
Zadawanie w jedenastej publikacji z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” pytania, po co właściwie wprowadzać procedury należytej staranności, może jest spóźnione, ale celowe. Odpowiedź na to pytanie, bez ogródek, brzmi: aby móc zachować spokój w trakcie kontroli. Żeby bronić prawidłowości swoich działań, muszę pokazać, że wszystko „było w porządku”. Dochowywanie należytej staranności, w szczególności weryfikacja kontrahenta, bez pozostawienia śladu po tej aktywności (w postaci archiwizacji) jest bezcelowe.
Z tego prostego spostrzeżenia wyłania się oczywisty wniosek: wymagane przepisami księgi podatkowe nie wystarczą do udokumentowania dochowania należytej staranności. Dane liczbowe w nich zawarte, bez względu na to jak starannie i bezbłędnie księgi nie byłyby prowadzone, to za mało by wykazać dochowanie należytej staranności.
Ważny fragment
Do tego konieczne jest dokumentowanie okoliczności faktycznych wykraczających poza liczby i nadanie dokumentacji formy pozwalającej łatwo odnajdywać dokumenty dotyczące konkretnych zdarzeń – tych, których akurat dotyczy kontrola. W praktyce sprawdza się uporządkowanie według klucza „podmiotowego”, w postaci „teczek kontrahenta” – tak, by w jednym zbiorze danych były dostępne wszystkie informacje dotyczące danego podmiotu i współpracy z nim.
Szczególnym wyzwaniem jest udowodnienie, że procedury dotyczące zdarzeń „sporadycznych” są faktycznie stosowane i tym samym wypełniany jest wymóg dochowania należytej staranności. Przykładem mogą być procedury identyfikacji tzw. schematów podatkowych (MDR), gdzie zdarzenia potencjalnie podlegające raportowaniu są przeciętnie dość rzadkie. Aby udowodnić, że procedury regulujące takie zagadnienia nie są „martwe”, dobrze przewidzieć np. cykliczne ponowne przeglądy już analizowanych transakcji lub zdarzeń wcześniej nie ocenianych (ponieważ uznano za „oczywiste” że nie stanowią schematów), ale istotnych, np. umów dużej wartości czy przekształceń struktury prawnej podmiotu lub grupy. I takie „rutynowe” przeglądy udokumentować.
Wreszcie, tworząc procedury warto zastanowić się nad formą dokumentacji. Jeszcze niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odmawiał wydawania interpretacji indywidualnych potwierdzających, że można przechowywać dokumenty źródłowe tylko w postaci elektronicznej. Aktualnie wydaje w tym względzie rozstrzygnięcia (i to pozytywne). „Przy okazji” wdrażania wewnętrznych procedur można więc zastanowić się nad „digitalizacją”.
Nasz ekspert Łukasz Kempa jest do Twojej dyspozycji.
Kadry nie decydują o wszystkim
Odpowiednie uregulowania dot. archiwizacji pozwalają na wytworzenie w organizacji „pamięci instytucjonalnej”, czyli zdolności organizacji do otworzenia potrzebnych faktów i wiedzy niezależnie od aktualnej „personalnej” obsady stanowisk. Procedury powinny przewidywać takie uregulowania w zakresie archiwizacji, by istotne informacje i dokumenty były łatwe do odszukania i odtworzenia nawet w przypadku nieobecności pracowników kluczowych (kto doświadczył np. kontroli podatkowej w okresie urlopowym wie, że nieuregulowanie tego aspektu działalności może się boleśnie zemścić).
Znowu można odwołać się do projektu „Wytycznych w zakresie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego”, które w przedmiocie archiwizacji wymagają nałożenia na siebie dość konkretnych obowiązków. Można tam odnaleźć wymóg, by „wprowadzić odpowiednie rozwiązania zapewniające prawidłowość danych stałych przechowywanych w systemach IT i wykorzystywanych do przygotowania raportów finansowo-podatkowych, w tym sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych informacji wewnętrznych i zewnętrznych. Brak wiarygodności danych stałych traktowany jest jako „błąd systemowy”, a więc naruszenie poważne.
Przedawnienie nie takie proste
Oprócz pytania „jak” archiwizować informacje, należy odpowiedzieć sobie jeszcze na pytanie „jak długo”. Co do zasady odpowiedź wydaje się prosta: przez okres do upływu „ogólnego” terminu przedawnienia w rozumieniu Ordynacji podatkowej, tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jednak przyjęcie tej zasady jako „uniwersalnej” może być poważnym błędem. Niektóre przepisy przewidują dłuższe okresy przedawnienia i przechowywanie dokumentacji zbyt krótko może prowadzić do utrudnienia obrony przed roszczeniami (np. przepisy o specjalnych strefach ekonomicznych czy Polskiej Strefie Inwestycji, zgodnie z którymi roszczenia związane ze zwrotem pomocy publicznej w formie zwolnienia z podatku przedawniają się z upływem 10 lat).
Jest też wyzwanie zawieszenia lub przerwania biegu terminów przedawnienia. Przepisy Ordynacji podatkowej i KKS przewidują zawieszenie (termin jest jakby „zamrożony”, a po określonym zdarzeniu „biegnie” dalej) lub nawet „przerwanie” (termin przedawnienia „liczy się od początku”), czego niestety organy podatkowe nadużywają (przykład: wszczynanie postępowań karnoskarbowych, co zawiesza bieg terminów przedawnienia). Procedura powinna przewidywać reakcję na takie wydarzenia w postaci odpowiedniego wydłużenia terminów przechowywania dokumentacji. Inaczej może się okazać, że mimo trwającego postępowania, „zniknęły” dowody na korzyść podatnika.
Co z tym fantem zrobić?
- VAT
- Stworzenie „teczek kontrahenta” – zbiorów danych obejmujących wszystkie informacje o danym kontrahencie – kluczowe z punktu widzenia „należytej staranności” i konieczne do odliczenia VAT.
- W przypadku podmiotów wykazujących transakcję ze stawką 0% VAT (eksport/WNT) – gromadzenie dokumentacji dotyczącej określonej dostawy w jednym miejscu (jeżeli dostawy są powtarzalne – jako podzbiór dokumentacji dotyczącej jednego kontrahenta).
- WHT (podatek u źródła)
- Podobnie jak w VAT zainteresowanie organów ma aspekt „podmiotowo-przedmiotowy”, czyli przedmiotem badania jest dochowanie należytej staranności dot. konkretnej lub konkretnych transakcji. Tym samym należy tworzyć zbiory dokumentów i informacji do zaprezentowania w trakcie kontroli.
- MDR (schematy podatkowe)
- Z uwagi na przeciętną rzadkość zdarzeń ryzykownych z punktu widzenia raportowania schematów podatkowych, procedury powinny przewidywać cykliczne (z interwałami zależnymi od „apetytu na ryzyko”; im krótsze, tym ryzyko mniejsze) dokonywanie oceny, czy określone zdarzenia nie skierowane do analizy pod tym kątem na pewno nie stanowią schematów podatkowych.
- Wiadomości przesyłane w procesie oceny, czy nie mamy do czynienia ze schematem podatkowym, należy zarchiwizować w jednym miejscu (np. na odrębnym adresie email), by móc łatwo dowieść, że ocena, czy jakieś zdarzenie stanowi schemat podatkowy czy nie, miała miejsce i co brano w niej pod uwagę.
- Ogólna procedura należytej staranności
- Podstawową kwestią wymagającą uregulowania w procedurach podatkowych jest okres przechowywania dokumentów, który może być dłuższy niż „podstawowy” okres przedawnienia.
- Procedura powinna regulować kwestie dostępu do dokumentacji i uprawnień do jej modyfikacji, ograniczające je tak, by dokumentacja pozostawała wiarygodna i kompletna.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa, Doradztwo, Procedury należytej staranności
