Skuteczna realizacja procesu przekształcenia w spółkę wymaga zadbania o detale w całym otoczeniu biznesowym i prawnym przedsiębiorcy. Większość przedsiębiorców w Polsce posługuje się numerem BDO, na który należy zwrócić uwagę, przekształcając jednoosobową działalność w spółkę.
Przekształcenie przedsiębiorcy – jakie są zasady?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może się przekształcić wyłącznie w jednoosobową spółkę kapitałową, tj. spółkę z o.o., spółkę akcyjną albo prostą spółkę akcyjną.
W przypadku przekształcenia przedsiębiorcy obowiązuje tzw. zasada quasi-kontynuacji. Oznacza to, że spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego i – co do zasady – spółka pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji czy ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed przekształceniem. Jednak ze względu na fakt, że spółka stanowi odrębny podmiot prawny, otrzymuje numer KRS, nowy NIP i REGON, to ta ogólna zasada w wielu przypadkach doznaje odstępstw.
Czym jest rejestr BDO i komu przysługuje numer BDO?
Rejestr BDO to baza danych o produktach, opakowaniach oraz gospodarce odpadami, prowadzona przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska. Głównym celem tego rejestru jest monitorowanie i ewidencjonowanie odpadów, produktów oraz opakowań wytwarzanych przez przedsiębiorców w ramach ich działalności. Przed rozpoczęciem działalności objętej obowiązkiem w zakresie BDO, przedsiębiorcy mają obowiązek zarejestrowania się w rejestrze BDO. Po zarejestrowaniu, przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer rejestrowy, tzw. numer BDO.
Przedsiębiorcy wpisani do rejestru BDO mają obowiązek umieszczania numeru rejestrowego na dokumentach sporządzanych w związku z wykonywaną przez nich działalnością, np. fakturach VAT, paragonach fiskalnych, umowach lub ewidencjach odpadów.
Co się dzieje z numerem BDO po przekształceniu?
Biorąc pod uwagę przepisy Ustawy o odpadach, które nie przewidują wykreślenia z rejestru przekształcanego przedsiębiorcy i utraty numeru BDO w wyniku przekształcenia, a także wspomnianą powyżej zasadę quasi-kontynuacji, mogłoby się wydawać, że mimo przekształcenia numer BDO nie ulega zmianie i nadal będzie przysługiwał spółce przekształconej. Podstawowym bowiem celem przekształcenia jest kontynuowanie działalności bez jej przerywania.
Z naszych dotychczasowych doświadczeń wynika, że praktyka urzędów w tej materii jest jednak odmienna. Urzędy stoją bowiem na stanowisku, że przekształcenie wymaga uzyskania nowego numeru BDO przez spółkę przekształconą, ponieważ w drodze przekształcenia dochodzi do zmiany NIP, zaś numer BDO jest przypisany do NIP. Powyższa praktyka zdaje się być jednolita i wynika z wewnętrznych wytycznych Ministra Środowiska i Klimatu.
BDO – formalności po przekształceniu
Podejście urzędów powoduje pewne praktyczne wyzwania dla ciągłości prowadzonej działalności. Wymaga się bowiem złożenia dwóch odrębnych wniosków. Jednym z nich jest wystąpienie przez przedsiębiorcę z wnioskiem o wykreślenie go z rejestru BDO, z kolei drugim wnioskiem jest odrębny wniosek spółki przekształconej o wpisanie jej do rejestru BDO i tym samym uzyskanie nowego numeru BDO przed rozpoczęciem działalności. Problem polega na tym, że czas rozpatrywania wniosku o wpis do rejestru BDO może trwać nawet do 30 dni, a teoretycznie można go złożyć dopiero po tym, jak spółka otrzyma NIP, a więc po rejestracji w KRS. Mimo, że działalność jest kontynuowana od razu po przekształceniu przedsiębiorcy przez spółkę, to przepisy o BDO nie przewidują żadnego wyjątku dla okresu przejściowego między przekształceniem a pozyskaniem nowego numeru BDO. Oznacza to, że po przekształceniu spółka nie jest w stanie sprostać obowiązkom prawnym w wymaganym terminie.
Jednym z rozwiązań rekomendowanych przez urzędy jest tzw. działanie na „zakładkę”, czyli w pierwszej kolejności spółka przekształcona powinna wystąpić z wnioskiem o wpisanie spółki do rejestru BDO, a następnie, gdy już spółka przekształcona zostanie wpisana do rejestru BDO, przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o jego wykreślenie z rejestru BDO.
Ważny fragment
Powyższe rozwiązanie budzi jednak wątpliwości, gdyż po dniu przekształcenia przedsiębiorca nie prowadzi już działalności gospodarczej, a obowiązki w zakresie BDO przechodzą bezpośrednio na spółkę z o.o. Bardziej pożądanym rozwiązaniem byłoby dopuszczenie możliwości złożenia wniosku o zmianę wpisu w rejestrze BDO przez spółkę przekształconą, bez względu na zmianę NIP. Takie rozwiązanie pozwoliłoby na przeniesienie numeru BDO z przedsiębiorcy na spółkę przekształconą, bez ryzyka naruszania przepisów.
Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową niesie ze sobą wiele korzyści. Zasada quasi-kontynuacji oznacza, że spółka przekształcona przejmuje prawa i obowiązki przedsiębiorcy, co pozwala na zachowanie ciągłości działalności. Jednakże, warto pamiętać o dodatkowych, tych mniej oczywistych obowiązkach, m.in. uzyskania nowego numeru BDO przez spółkę przekształconą, które mimo powyższej zasady mogą rzutować na ciągłość w wykonywaniu działalności. Dlatego kluczowe jest odpowiednie przygotowanie się do procesu przekształcenia i uwzględnienie wszelkich potencjalnych ryzyk.
Autorzy: Magdalena Bilicka, Senior Associate w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton, Adam Pospieszyński, Junior Associate w Zespole Kancelarii Prawnej Grant Thornton
Dowiedz się więcej:
