Ocena ta zależy przede wszystkim od tego, czy podmiot nabywający usługę występuje w danej sytuacji jako płatnik WHT, a także od charakteru wypłacanej należności.
W codziennej praktyce gospodarczej pracownicy spółek coraz częściej odbywają zagraniczne podróże służbowe w ramach wykonywania powierzonych im obowiązków. W trakcie takich wyjazdów, w szczególności w celu dojazdu na spotkania z kontrahentami, klientami lub partnerami biznesowymi, pracownicy mogą korzystać z usług lokalnych wypożyczalni samochodów.
Choć tego rodzaju wydatek jest zwykle postrzegany jako standardowy koszt podróży służbowej, w określonych przypadkach może on wymagać analizy z perspektywy podatku u źródła. Istotne jest bowiem ustalenie, czy płatność za najem samochodu dokonana na rzecz zagranicznego kontrahenta mieści się w zakresie przepisów o WHT oraz czy po stronie polskiego podmiotu powstają obowiązki płatnika.
Zakres podmiotowy obowiązków płatnika w podatku u źródła został określony poprzez wskazanie kategorii podmiotów, które, w razie dokonywania wypłat należności objętych reżimem podatku u źródła mogą być zobowiązane do poboru tego podatku jako płatnicy.
Na gruncie ustawy o CIT katalog ten wynika z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT i obejmuje:
- osoby prawne,
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
- osoby fizyczne będące przedsiębiorcami.
Odpowiednio, na gruncie ustawy o PIT obowiązki płatnika wynikają z art. 41 ust. 1 w zw. z art. 41 ust. 4 ustawy o PIT. Przepisy te odnoszą się do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, osób prawnych i ich jednostek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, które dokonują wypłat lub świadczeń objętych obowiązkiem poboru podatku.
Czy wynajem samochodu za granicą może rodzić obowiązek w podatku u źródła?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, podatkiem u źródła objęte są m.in. przychody nierezydentów uzyskiwane z tytułu użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu. Analogiczna regulacja została przewidziana w art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT.
Oznacza to, że na gruncie polskich przepisów ustawodawca wprost zalicza środki transportu do kategorii urządzeń przemysłowych. W konsekwencji płatności z tytułu najmu samochodu czy innego środka transportu od zagranicznego podmiotu mogą co do zasady mieścić się w krajowym katalogu należności podlegających opodatkowaniu podatkiem u źródła.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że w każdym przypadku polski podmiot będzie zobowiązany do poboru podatku. Kluczowe znaczenie ma bowiem treść właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Polską a państwem rezydencji zagranicznego kontrahenta.
W praktyce oznacza to, że ocena skutków WHT przy najmie samochodu za granicą nie powinna ograniczać się wyłącznie do ustalenia, że usługa została wykonana poza terytorium Polski. Dla powstania obowiązków płatnika istotne jest przede wszystkim to, czy polski podmiot dokonuje wypłaty należności na rzecz nierezydenta z tytułu mieszczącego się w katalogu art. 21 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 29 ust. 1 ustawy o PIT oraz jak tę należność kwalifikuje właściwa UPO.
Należy również pamiętać, że samo posiadanie certyfikatu rezydencji nie zawsze eliminuje obowiązek poboru podatku. Certyfikat pozwala na zastosowanie postanowień właściwej UPO, w tym stawki preferencyjnej albo wyłączenia opodatkowania w Polsce, jeżeli wynika ono z danej umowy. Nie zastępuje jednak analizy charakteru płatności, statusu odbiorcy należności, warunków zastosowania preferencji oraz obowiązku dochowania należytej staranności przez płatnika.
Z perspektywy praktycznej każda płatność za najem środka transportu od zagranicznego kontrahenta powinna więc zostać poprzedzona co najmniej podstawową weryfikacją WHT. W szczególności należy ustalić państwo rezydencji kontrahenta, treść właściwej UPO, kwalifikację płatności na gruncie tej umowy, posiadanie certyfikatu rezydencji oraz ewentualne warunki zastosowania preferencji podatkowej.
W konsekwencji wynajem samochodu za granicą może rodzić obowiązek w podatku u źródła. Nie będzie tak jednak w każdym przypadku. Decydujące znaczenie ma treść właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz spełnienie warunków pozwalających na niepobranie podatku albo zastosowanie stawki preferencyjnej.
google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Najem samochodu przez pracownika a obowiązek poboru WHT
Odrębnej analizy wymaga sytuacja, w której zagranicznego najmu samochodu nie dokonuje bezpośrednio polska spółka, lecz jej pracownik odbywający podróż służbową. W praktyce może to dotyczyć przypadków, w których pracownik samodzielnie wybiera lokalną wypożyczalnię, zawiera umowę najmu we własnym imieniu, dokonuje płatności za usługę, a następnie rozlicza poniesiony wydatek z pracodawcą w ramach procedury zwrotu kosztów podróży służbowej.
W takim modelu powstaje pytanie, czy obowiązek poboru podatku u źródła może obciążać pracownika jako osobę dokonującą płatności na rzecz zagranicznego podmiotu. Alternatywnie, należy rozważyć, czy obowiązek ten może powstać po stronie pracodawcy, który ekonomicznie ponosi koszt najmu poprzez zwrot wydatku pracownikowi.
Kwestia ta była przedmiotem analizy organów podatkowych m.in. w interpretacji indywidualnej z 11 czerwca 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.224.2024.1.AK, oraz w interpretacji indywidualnej z grudnia 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ.
W interpretacji z 2024 r. organ potwierdził prawidłowość stanowiska podatnika, zgodnie z którym na spółce nie ciąży obowiązek pobrania i zapłaty podatku u źródła, jeżeli samochód jest wynajmowany przez pracownika, na niego wystawiany jest dokument sprzedaży, a spółka dokonuje jedynie późniejszego rozliczenia kosztu podróży służbowej.
Argumentacja prezentowana przez podatników opierała się na założeniu, że dla powstania obowiązku poboru WHT konieczne jest łączne spełnienie dwóch przesłanek: przedmiotowej oraz podmiotowej. Przesłanka przedmiotowa dotyczy dokonania wypłaty należności objętej katalogiem z art. 21 ust. 1 ustawy o CIT, natomiast przesłanka podmiotowa odnosi się do tego, czy wypłaty dokonuje podmiot mogący występować jako płatnik w rozumieniu art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.
W analizowanym modelu pierwsza z tych przesłanek nie jest spełniona po stronie spółki. To nie spółka zawiera umowę z zagraniczną wypożyczalnią i nie ona wykonuje zobowiązanie wobec tego podmiotu. Bezpośrednim nabywcą usługi oraz podmiotem regulującym należność jest pracownik. Znaczenie ma przy tym, że dokument sprzedaży wystawiany przez zagraniczną wypożyczalnię zawiera dane pracownika, a nie dane spółki, oraz że pracownik działa we własnym imieniu w związku z bieżącymi potrzebami powstałymi w trakcie podróży służbowej. W stanie faktycznym analizowanym przez Dyrektora KIS podkreślono również, że spółka nie decydowała, z której wypożyczalni pracownik ma skorzystać ani jaki samochód ma zostać wynajęty.
Nie jest również spełniona przesłanka podmiotowa po stronie pracownika. Co do zasady, pracownik będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej nie mieści się w katalogu podmiotów zobowiązanych do poboru podatku u źródła jako płatnicy. Skoro zatem płatności dokonuje pracownik niebędący przedsiębiorcą, nie powstaje po jego stronie obowiązek poboru WHT.
Czytaj więcej: Podatek u źródła w 2025 roku: obowiązki, zmiany i kluczowe wskazówki
W konsekwencji, jeżeli pracownik wynajmuje samochód za granicą we własnym imieniu, dokonuje zapłaty na rzecz zagranicznej wypożyczalni, a pracodawca wyłącznie zwraca mu poniesiony koszt w ramach rozliczenia podróży służbowej, zasadniczo nie dochodzi do powstania obowiązku poboru podatku u źródła ani po stronie pracownika, ani po stronie pracodawcy. W takim przypadku spółka nie dokonuje bowiem wypłaty należności na rzecz zagranicznego podmiotu z tytułu najmu środka transportu, lecz rozlicza należność pracowniczą związaną z podróżą służbową.
Warto jednak podkreślić, że powyższy wniosek jest uzależniony od prawidłowego ukształtowania i udokumentowania całego modelu rozliczeń. Inaczej należałoby ocenić sytuację, w której to spółka byłaby stroną umowy z wypożyczalnią, faktura zostałaby wystawiona na spółkę, płatność byłaby dokonywana bezpośrednio ze środków spółki albo pracownik działałby jedynie technicznie jako osoba realizująca rezerwację w imieniu pracodawcy. W takich przypadkach należałoby ponownie przeanalizować, czy to spółka nie dokonuje w istocie wypłaty należności objętej reżimem WHT.
Z perspektywy praktycznej każdorazowo konieczna jest analiza, kto jest rzeczywistą stroną transakcji, na kogo wystawiono dokument sprzedaży, kto dokonuje płatności, z czyich środków regulowana jest należność oraz czy pracownik działa we własnym imieniu, czy wyłącznie jako reprezentant pracodawcy.
Istotne jest także przyjęcie odpowiedniej praktyki organizacyjnej w zakresie WHT, w tym procedury pozwalającej na prawidłowe dokumentowanie i rozliczanie zagranicznych wydatków delegacyjnych. Regularny audyt rozliczeń WHT może pomóc ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji płatności oraz uporządkować obowiązki płatnika, dlatego w razie potrzeby weryfikacji stosowanych rozwiązań zapraszamy do kontaktu.
Opodatkowanie WHT najmu samochodów za granicą wymaga każdorazowo analizy tego, kto faktycznie dokonuje płatności, na czyją rzecz jest ona realizowana oraz jak daną należność kwalifikuje właściwa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Istotne znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie modelu rozliczeń, ponieważ okoliczności takie jak dane wskazane na fakturze, sposób dokonania płatności, strona umowy oraz charakter działania pracownika mogą mieć wpływ na ocenę skutków podatkowych po stronie spółki.