Przedsiębiorcy mają bardzo dużą wiedzę na temat branży, w której funkcjonuje ich firma, a już niestety o wiele mniejszą w zakresie przepisów podatkowych. Natomiast wiedza, jak zachować się w trakcie kontroli podatkowej, jakie prawa przysługują przedsiębiorcy w takiej sytuacji i jak je egzekwować, jest nierzadko znikoma. Często przedsiębiorcy przyjmują jedynie postawę bierną, uznając stanowisko organu podatkowego jako święte i ostateczne.
Gdyby jednak decyzje urzędników miały zagrażać egzystencji podatnika, to najprawdopodobniej nawet ci, którzy na co dzień uznają, że doradca podatkowy nie jest im do niczego potrzebny, zaczną poszukiwania profesjonalnej pomocy wśród podmiotów świadczących usługi wsparcia podczas kontroli i w trakcie postępowań podatkowych bądź sądowo-administracyjnych.
Jednakże skuteczność działania doradcy podatkowego znalezionego ad hoc, gdy organ podatkowy określił już wysokość zobowiązania, które trzeba będzie uiścić na rzecz fiskusa, jest ograniczona. Czasem, mówiąc kolokwialnie, niewiele już da się zrobić. Można jedynie pokusić się o refleksję, że szkoda, iż wcześniej nie skontaktowaliśmy się z profesjonalnym doradcą.
A przecież uczestnictwo doradcy podatkowego w postępowaniu przed organami podatkowymi lub skarbowymi może przynieść wiele korzyści. Pozwala ograniczyć uciążliwości związane z udziałem w samym postępowaniu kontrolnym, ale przede wszystkim umożliwia skuteczną obronę przed zarzutami już na samym początku i w trakcie postępowania.
Aby jednak zrozumieć, jak istotna może być pomoc doradcy podatkowego podczas kontroli, a potem już na etapie samego postępowania podatkowego, trzeba wiedzieć, jaką rolę pełni doradca w postępowaniu.
Doradca ogranicza udział osób, których zadaniem jest prowadzenie spraw spółki w czasie postępowania kontrolnego.
Po pierwsze, udział doradcy może ograniczyć uciążliwości związane z samym udziałem w czynnościach kontrolnych. Doradca może bowiem wykonywać takie działania, jak: udostępnianie dokumentów, uczestnictwo w przesłuchaniach świadków lub oględzinach, podpisywanie protokołów itp. Doradca sporządza także wszelkie pisma procesowe (odwołania, zażalenia, skargi, wnioski).
Rola doradcy, zwłaszcza w czasie przesłuchań świadków, jest nieoceniona. Jego doświadczenie może uchronić podatnika przed wysnuciem przez kontrolujących fałszywych wniosków.
Doradca w trakcie kontroli określa strategię działania
Po drugie, doradca pomaga określić strategię działania i przyjęcie najlepszej linii obrony.
Doradca podatkowy podczas kontroli lub w trakcie postępowania jest niejednokrotnie hamulcem dla fiskalizmu stosowanego, często w sposób rażący i zupełnie nieuzasadniony, przez organy podatkowe. Sama obecność doradcy podatkowego wymusza niejednokrotnie na organie podatkowym zachowanie zgodne z podstawowymi zasadami postępowania wynikającymi z Konstytucji oraz z Ordynacji Podatkowej, tj. zasadą poszukiwania prawdy obiektywnej i zasadą działania na podstawie przepisów prawa. Z reguły urzędnicy mają większy dystans do doradcy niż do pracownika podatnika, którego kontrolują.
Wsparcie doradcy podczas kontroli ma też często walor praktyczny. Prośba doradcy podatkowego o przekazanie przez urzędnika zapytania na piśmie należy do standardowych działań. Również przyjętą praktyką jest odpowiedź na przedstawione przez kontrolujących zapytania drogą pisemną. Doradca podatkowy, jako osoba trzecia, może w sposób całkowicie naturalny stwierdzić, iż nie zna odpowiedzi na zadane pytanie, nie zna szczegółów danej transakcji i musi skonsultować odpowiedź z działem księgowości/kierownikiem jednostki/innymi osobami w firmie. Takie działanie daje niewątpliwie czas na przygotowanie odpowiedzi, w taki sposób, aby „słowa podatnika nie zostały użyte przeciwko niemu”.
Doradca podatkowy zna również tzw. „słowa klucze”, a więc sformułowania, zarówno takie, których przy kontrolujących lepiej nie używać (jak np. słowo „nieodpłatnie”) czy też takie, które powinny się znaleźć w wyjaśnieniach, gdyż ich obecność determinuje podatkowy sposób rozliczenia.
Bywa i tak, że doradca pełni funkcję „konsultanta” do przedyskutowania określonych kwestii z urzędnikami. Niestety, najczęściej zdarza się to dopiero na etapie już toczącego się postępowania podatkowego, choć coraz częściej powołuje się doradcę do dyskusji z urzędnikiem już na etapie kontroli. Jest to szczególnie ważne wtedy, gdy kontrolujący mają wątpliwości co do przeprowadzonych przez podatnika rozliczeń podatkowych. Warto już wtedy powołać doradcę, aby ten, z punktu widzenia eksperta do spraw podatkowych, przedyskutował z kontrolującymi określony problem. Wtedy najłatwiej jest przekonać kontrolujących do racji podatnika. Ważne jest też, aby pokazać kontrolującym, że podatnik nie jest sam w nierównej walce z urzędem, ale ma oparcie w profesjonalnym doradcy.
Sukces w sporze z organami podatkowymi i skarbowymi zależy do dwóch elementów.
- Przygotowania merytorycznego, przez które rozumiem umiejętność uzasadnienia, na bazie obowiązujących przepisów, prawa podatnika do stosowania rozwiązań, które zostały przyjęte w przedsiębiorstwie.
- Przygotowania proceduralnego, czyli umiejętnego korzystania z praw przyznanych podatnikowi w obowiązujących przepisach, w tym prawa do uczestniczenia w postępowaniu, składania wniosków dowodowych, wykorzystania możliwości zaskarżania itp.
Skuteczność podejmowanych działań jest tym większa, im wcześniej zastosuje się właściwie te zasady. Te, o których mowa w punkcie pierwszym najlepiej wdrożyć na długo przed samą kontrolą, tzn. na bieżąco przyjmować takie rozwiązania w firmie, aby przyjście kontroli było jedynie formalnością, w trakcie której zostanie potwierdzona poprawność stosowanych metod, zgodnie z zasadą, iż „lepiej zapobiegać niż leczyć”.
Natomiast przy szukaniu dobrego doradcy „od postępowań” obowiązuje właściwie jedna zasada. Im więcej spraw prowadzi doradca, tym ma większe doświadczenie. A w tej dziedzinie jest ono bezcenne. Warto więc zapytać doradcę o jego referencje czy przejrzeć rankingi. A jeszcze lepiej rozpocząć współpracę z doradcą na długo przez kontrolą. Zaufany, stały doradca, który zna podatnika, jego branżę i specyfikę działalności z pewnością świetnie sobie poradzi w trakcie kontroli.
