Organy podatkowe często kwestionują u podatników prawo do pomniejszenia podatku należnego VAT o podatek naliczony. Argumentują to brakiem dochowania przez podatnika należytej staranności w sprawdzeniu kontrahentów. Okazuje się, że pomocna w tym zakresie jest procedura należytej staranności VAT. Dlaczego warto ją wdrożyć? Jak to zrobić?
Przedstawiamy ostatni artykuł z cyklu „12 Przykazań Procedur Podatkowych”, a którym przedstawimy najistotniejsze kwestie związane z procedurami podatkowymi (MDR, WHT oraz VAT).
Procedura należytej staranności VAT
W poprzednim artykule wspominaliśmy o „Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych” (dalej: Metodyka), która została wydana przez Ministerstwo Finansów. Co prawda, Metodyka została skierowana do organów podatkowych, aby służyła im jako wskazówki do sprawdzania podatników, niemniej jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnicy wykorzystali ją do stworzenia wewnętrzne procedury. Metodyka odnosi się do sprawdzania kryteriów formalnych oraz transakcyjnych. Wykorzystując wskazane przez MF kryteria, podatnik może zastosować je w swojej wewnętrznej procedurze.
Wdrożona przez podatnika procedura powinna nakładać na odpowiednich pracowników obowiązki sprawdzania – przed przeprowadzeniem transakcji – kryteriów określonych w Metodyce. Dzięki temu podatnik mógłby udowodnić, że dokonał sprawdzenia kryteriów określonych przez MF. Warto również rozważyć, aby przeprowadzenie każdej weryfikacji zostało w odpowiedni sposób udokumentowane, np. notatką pracownika przeprowadzającego weryfikacją lub listą kontrolną.
Procedura powinna przewidywać, jakie działania powinien podjąć podatnik, w przypadku braku spełnienia jednego albo kilku kryteriów wskazanych w Metodyce. Dodatkowo warto rozważyć zobligowanie odpowiednich pracowników do wydawania zgody na przeprowadzenie transakcji w omawianych przypadkach.
Różne warianty weryfikacji kontrahentów
Zgodnie z Metodyką, w przypadku kontrahentów, z którymi podatnik już wcześniej przeprowadzał transakcję, nie jest wymaga – co do zasady – sprawdzanie tych samych kryteriów, które są sprawdzane w przypadku nowych kontrahentów. Z tego też względu, warto rozważyć wprowadzenie za pomocą procedury kilku wariantów weryfikacji kontrahentów, m.in. dla nowych kontrahentów, dla stałych kontrahentów. Co więcej, w przypadku zamiaru zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności również warto rozważyć wprowadzenie odrębnego trybu weryfikacji kontrahentów.
Masz pytania dotyczące procedury należytej staranności VAT? Skontaktuj się z naszym ekspertem!
Michał Rodak, tel. +48 661 538 594,
Wiele zależy od branży, w której działa dana firma, jaka jest ilość przeprowadzanych przez nią miesięcznie transakcji, ilu miesięcznie pozyskuje nowych dostawców, jakie ryzyko niewłaściwej weryfikacji jest w stanie zaakceptować. Te czynniki powinny mieć decydujące znaczenie dla finalnej wersji procedury. Jeżeli podatnik przeprowadza transakcje z dużą ilością nowych kontrahentów oraz działa w branży, w której wskaźnik popełniania przestępstw skarbowych jest wysoki – procedura należytej staranności VAT powinna być zdecydowanie rozbudowana, aby w jak największym stopniu chronić podatnika przez ryzykiem wplątania go w karuzelę VAT.
Mimo, iż Metodyka wydana przez MF została skierowana do urzędów skarbowych, nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnicy wykorzystali ją do własnych potrzeb, tzn. wdrożenia wewnętrznej procedury weryfikacji kontrahentów. Posiadanie własnej procedury należytej staranności VAT w zdecydowanym stopniu zmniejsza ryzyko uznania przez organ podatkowy, że podatnik nie dochował należytej staranności w weryfikacji swojego kontrahenta.
Podsumowanie:
- Wdrożenie procedury należytej staranności VAT zmniejsza ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowego prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony.
- Odpowiednie uregulowanie procesów weryfikacji kontrahentów zmniejsza ryzyko wplątania w karuzelę VAT.
Cykl „12 Przykazań Procedur Podatkowych” składa się z następujących artykułów:
1. Czym są schematy podatkowe (definicja)?
2. Schematy podatkowe – obowiązki promotora, korzystającego i wspomagającego
3. Jak zaraportować schemat podatkowy (terminy, technikalia)?
4. Schematy podatkowe – cechy i kryterium korzyści
5. Schematy podatkowe – kto musi mieć procedurę MDR?
6. Schematy podatkowe – jak przygotować procedurę MDR?
7. Podatek u źródła – jakie należności podlegają WHT?
8. Podatek u źródła – jak dochować należytej staranności i przygotować procedurę WHT?
9. Podatek u źródła – pojęcie beneficjenta rzeczywistego
10. Podatek u źródła – obowiązki w przypadku należności powyżej 2 mln PLN
11. Czym jest należyta staranność w VAT?
12. Jak przygotować własną procedurę należytej staranności VAT?
