W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat kryteriów, jakimi należy się kierować, różnicując kontrahentów pod względem ”poziomu” dochowania należytej staranności w transakcjach z nimi.
Podsumowanie:
- Za wyjątkiem transakcji budzących obiektywne i oczywiste wątpliwości, podstawowym kryterium oceny ryzyka jest łączna wartość transakcji z danym kontrahentem. Wzrost wartości powoduje proporcjonalny wzrost ryzyk podatkowych i reakcją powinien być wyższy poziom staranności.
- W zależności od obszaru występują dodatkowe „czynniki ryzyka”. W VAT będzie to przede wszystkim podział na kontrahentów „nowych” i takich, z którymi już współpracujemy, krajowych i zagranicznych oraz przedmiot transakcji (towary wrażliwe); w WHT – powiązania między nami a kontrahentem oraz jurysdykcja siedziby kontrahenta
- Należy uwzględnić powiązania z kontrahentami, co – zależnie od przedmiotu weryfikacji – może mieć różny skutek (np. w VAT co do zasady redukuje ryzyko nadużyć, za to w WHT – wymaga bardziej szczegółowej weryfikacji).
Podział w VAT, czyli im więcej, tym… więcej
„Weryfikacja kontrahentów” jest przede wszystkim domeną należytej staranności w VAT. Jest to pewne uproszczenie, gdyż weryfikacja ma charakter podmiotowo-przedmiotowy. Należy analizować zarówno ryzyko dotyczące samego kontrahenta, jak i przedmiotu transakcji i jej okoliczności.
Ważny fragment
Jedną wspólną cechą określającą poziom ryzyka dla wszystkich procedur powinna być łączna wartość transakcji z kontrahentem. W VAT i WHT proporcjonalnie podnosi ona poziom naszego ryzyka (jest ono skorelowane z podatkiem, rosnącym przecież w marę wartości transakcji). W MDR takiego kryterium nie ma, ale tylko pozornie, gdyż – w razie naruszenia – wartość transakcji może stanowić jeden z głównych mierników „powagi” naruszenia i potencjalnej kary.
Podstawowe wskazówki dotyczące kryterium „podziału” kontrahentów znaleźć można w „Metodyce w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w Transakcjach krajowych”. Jednym z nich jest konieczność staranniejszej weryfikacji „Nowych kontrahentów”. Pojęcie to obejmuje jednak nie tylko podmiot, z którym zaczynamy współpracę, ale także naszego „stałego” dostawcę, który nagle oferuje nam nowy produkt. Nie chodzi tu oczywiście o drobne różnice i produkty pozostające w „profilu” dostawcy (np. dostawca złączy stalowych zaczyna oferować miedziane), ale o znaczne różnice, które powinny „dać nam do myślenia” – dobrym przykładem jest animacja na stronie Ministra Finansów, na której sprzedawca opon nagle oferuje nam… żelazko.
Te dwa kryteria są „podstawowe”. Dla bezpieczeństwa, ale i wygody, warto wprowadzić kolejne kryteria, zarówno „podnoszące” poziom ryzyka (np. zakup towarów i usług wymienionych w zał. 15 do Ustawy VAT, a więc „wrażliwych”), jak i „obniżające go” (np. zgoda na zastosowanie podzielonej płatności). Cel: aby weryfikacja większości „typowych” transakcji, z niskim poziomem ryzyka, nie była nadmiernie pracochłonna, ale przy weryfikacjach transakcji bardziej ryzykownych, by weryfikacja była bardzo dokładna.
Nie tylko zakupy
Weryfikacja w VAT to również kompletowanie właściwych dokumentów, które dają prawo do zastosowania stawki 0%. Procedury powinny przewidywać zagwarantowanie sobie otrzymania takich dokumentów od nabywcy jeszcze przed związaniem się umową – inaczej możemy znaleźć się między młotem a kowadłem, wybierając między niewywiązaniem się z umowy (i kosztami cywilnoprawnymi), a dostarczeniem za granicę towaru z ryzykiem, że będziemy musieli odprowadzić od niego VAT „krajowy”.
Ogółem należyta staranność powinna uwzględniać identyfikację ryzyk typowych dla danego podmiotu i branży, które, nawet jeżeli do tej pory się nie zmaterializowały, zawsze mogą u nas wystąpić. Kto szuka gotowej listy, powinien zwrócić uwagę na projekt dokumentu „Otwarty katalog rodzajów ryzyka podatkowego opracowany na potrzeby niezależnego audytu funkcji podatkowej” w ramach pilotażu tzw. Programu Współdziałania. Wskazuje on zarówno ryzyka sformułowane bardzo „ogólnie” (np. „Ryzyko branżowe – typowe w danej branży – np. faktury dotyczące „opłat półkowych” u dostawców sieci handlowych”), jak i ryzyka „szczegółowe” (np. związane z nieprawidłowościami w zakresie aktywów trwałych, czy polityką korzystania z samochodów osobowych w firmie).
Podsumowując, wzorcem weryfikacji powinien być kontrahent działający w dobrej wierze i robiący rzeczy, które należałoby oczekiwać od danego podmiotu w danej sytuacji. To oczywiście truizm. Procedury polegają jednak na nadaniu mu formy konkretnych kryteriów, które badamy, nałożeniu na określone osoby obowiązków w tym zakresie i utrwalenie tego dokumentacją. To odróżnia frazesy od działań zapewniających bezpieczeństwo.
WHT
Oprócz podatku u źródła podstawowym kryterium ryzyka w WHT są powiązania. Organy podatkowe oceniają, że nadużycia w WHT są przede wszystkim domeną podmiotów powiązanych w międzynarodowych grupach, których celem jest „przeniesienie” jak największej części globalnie generowanego dochodu do jurysdykcji o niskim poziomie opodatkowania. Jednocześnie są zdania, że kontrahenci z nami powiązani powinni być bardziej skłonni udostępnić nam do weryfikacji istotne dokumenty (np. sprawozdanie finansowe) niż inne podmioty. Aby więc nie narazić się na zarzut niedochowania należytej staranności, podmioty powiązane powinniśmy weryfikować pod kątem WHT (gdzie ocenie podlega przede wszystkim miejsce faktycznej rezydencji i status „rzeczywistego właściciela”) bardziej dogłębnie.
Oprócz znowu dwóch kryteriów „podstawowych” (wartość transakcji i powiązania), uzasadnione jest również uwzględnienie innych. Ryzyko w WHT zależy w dużym stopniu np. od państwa siedziby kontrahenta. Szczególnie uważnie powinniśmy przyglądać się państwom wymienionym w rozporządzeniu w sprawie określenia krajów i terytoriów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, tzw. rajów podatkowych (oprócz jurysdykcji naprawdę nietypowych pojawia się tam np. Hongkong, do którego płatności są już często spotykane).
Co z tym fantem zrobić?
- VAT
- Należy wykluczyć bardzo ryzykowne transakcje, gdzie „na pierwszy rzut oka” pojawiają się wątpliwości, czy kontrahent jest rzetelny.
- Należy skategoryzować kontrahentów z użyciem kryteriów podstawowych wartości transakcji (powinna być to wartość łączna transakcji w ustalonym okresie czasu, np. roku, a nie pojedynczych transakcji) oraz z realizacją zasady, że weryfikacja „nowego” kontrahenta (rozumianego również jako kontrahent oferujący nam nowy produkt) powinna być bardziej szczegółowa.
- Można zastosować pomocnicze kryteria „obostrzające” weryfikację, np. ze względu na przedmiot (towary i usługi „wrażliwe”).
- Można także wyszczególnić kontrahentów „wiarygodnych”, których weryfikacja może być mnie rygorystyczna. Należy kierować się czynnikami takimi jak polityka płatności (czy przyjmują płatność podzieloną), ale też innymi np. czas zarejestrowania podmiotu, kapitał zakładowy czy ogólna „renoma” kontrahenta (poziom ryzyka nadużyć w przypadku nabycia od firmy o „globalnej” marce jest niższy).
- WHT (podatek u źródła)
- Podstawowymi kryteriami oceny ryzyka powinny być: wartość transakcji (również łączna w okresie czasu) i powiązania z kontrahentem.
- Można zastosować pomocnicze kryteria „obostrzające” weryfikację, np. ze względu na jurysdykcję („raje podatkowe” lub inne państwa, z którymi Polska nie ma umowy o wymianie informacji podatkowych) lub przedmiot (większe ryzyko nadużyć w przypadku płatności za świadczenia niematerialne).
- MDR (schematy podatkowe), ogólna należyta staranność
- Brak kryteriów ściśle „różnicujących” ryzyko. Z uwagi jednak na naturę ew. odpowiedzialności karnoskarbowej („waga” przewinienia) bezpieczeństwo podniesie obligatoryjna weryfikacja prawidłowości rozliczenia transakcji o największej wartości – np. obiektywna ocena umowy z nowym kluczowym dostawcą pod kątem MDR po jej zawarciu czy ocena umowy na kluczowy projekt już po jego zakończeniu pod kątem zgodności rozliczeń z zapisami umownymi w ramach „ogólnej” należytej staranności.
- Procedury nie mają na celu bezwzględnego uniemożliwiania podejmowania działań; powinny przewidywać konkretne reguły decyzji (wraz z określeniem osób odpowiedzialnych, często na różnych poziomach zarządzania) w sytuacjach ryzykownych, tak, by wyważyć ryzyka „podatkowe” i „biznesowe”.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa
