W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat zasad wewnętrznej kontroli rozliczeń podatkowych.
Podsumowanie:
- Nieujęcie w procedurach należytej staranności podatkowej uregulowań dot. kontroli znacząco podnosi ryzyko odpowiedzialności na gruncie przepisów o podmiotach zbiorowych (wina w nadzorze i organizacji).
- Procedury należytej staranności powinny przewidywać następczą kontrolę własnych rozliczeń podatkowych.
- Wybór zdarzeń stanowiących przedmiot kontroli powinien uwzględniać potencjalne negatywne skutki zakwestionowania zastosowanego sposobu rozliczenia podatkowego. Podstawowym czynnikiem jest wartość „finansowa”, ale należy brać pod uwagę także inne, np. zmiany linii interpretacyjnej.
- Własna kontrola rozliczeń powinna uwzględniać kształtowanie się lub zmiany praktyki na korzyść podatników, co może prowadzić do oszczędności
Spokojnie, to tylko ćwiczenia
Wprowadzając wewnętrzne procedury należytej staranności najwygodniej byłoby założyć, że zapewniają one 100% prawidłowości rozliczeń podatkowych. Jednak jest to „myślenie życzeniowe”. Kwestie podatkowe obfitują w działania w stanie niewiedzy, kiedy jeszcze nie jesteśmy pewni, jak interpretować nowe czy znowelizowane przepisy. Często działa się trochę „po omacku”. Wreszcie pozostaje kwestia zwykłego błędu ludzkiego, gdzie nawet pracownik wykwalifikowany i mający wiedzę jak coś rozliczyć poprawnie wciska zły przycisk i efektem są nieprawidłowe wyniki.
Ważny fragment
Aby więc w ogóle mówić o dochowaniu należytej staranności, trzeba w procedurach podatkowych przewidzieć mechanizmy własnej kontroli prawidłowości już dokonanych rozliczeń. Kluczowym pytaniem w tym wypadku jest, które rozliczenia i kiedy weryfikować.
Odpowiedź na to pytanie znowu wydaje się prosta – weryfikować należy zdarzenia, których „prześwietlenia” przez organy podatkowe obawiamy się najbardziej. Najprostszym miernikiem jest tutaj oczywiście wartość. Jeżeli dokonywaliśmy dużego zakupu, na przykład nieruchomości czy maszyn, rozsądnie po jakimś czasie upewnić się, że zostało to prawidłowo rozliczone.
Nie może być to jednak miernik jedyny i każdy znając najlepiej swoją specyfikę powinien krytycznie identyfikować transakcje najbardziej ryzykowne. Na przykład z punktu widzenia przepisów o schematach podatkowych miernikiem ryzyka nie zawsze będzie wartość transakcji, ale „kreatywność” w określeniu jej warunków.
Istotną pomocą w zidentyfikowaniu obszarów ryzyka może być projekt dokumentu „Otwarty katalog rodzajów ryzyka podatkowego opracowany na potrzeby niezależnego audytu funkcji podatkowej” w ramach tzw. „programu współdziałania”. Zawiera on wskazanie
w sumie 38 ryzyk na gruncie „materialnego” prawa podatkowego, w podziale na podatki (w większości bardzo konkretnie określone), jak i wskazanie zagrożeń odnoszących się do działania samej kontroli i procedur rozliczeń w firmie. Przygotowanie własnych procedur kontroli można zacząć od analizy tego dokumentu i krytycznej oceny, które z wskazanych w nim czynników ryzyka dotyczą podatnika.
Nasz ekspert Łukasz Kempa jest do Twojej dyspozycji.
Samokontrola popłaca
W większości przypadków gdy mówimy, że coś „opłaca się” z punktu widzenia procedur podatkowych, oznacza to zmniejszenie ryzyka ponoszenia sankcji. Kontrola własnych rozliczeń podatkowych jest jednak wyjątkiem – przynosi realne korzyści w wymiarze finansowym, szczególnie w obszarze przepisów nowych i znowelizowanych, ale nie tylko.
Działa tu prosty mechanizm – podatnicy często rozliczając się w zgodzie z nowymi przepisami lub nawet regulacjami obowiązującymi od dawna, ale gdzie znana jest negatywna dla podatników praktyka fiskusa, często rozliczają się ostrożnie – nie zaliczając czegoś do kosztów uzyskania przychodów lub nie odliczając VAT. Tymczasem częstokroć praktyka sądów administracyjnych czy nawet organów podatkowych okazuje się korzystniejsza i zachowanie się zgodnie z nią pozwala skorygować rozliczenia na własną korzyść. Kontrole własnych rozliczeń powinny być ukierunkowane także na takie sytuacje, które umożliwiają dokonanie korekt na korzyść podatnika.
Najprostszym i aktualnym przykładem może być kwestia wydatków na ubezpieczenia AC samochodów osobowych, które wiele firm zaliczało do kosztów uzyskania przychodów w 75% z uwagi na ryzyko objęcia ich ograniczeniem. Tymczasem już po kilku miesiącach obowiązywania przepisów okazało się, że organy podatkowe pozwalają na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości.
Ważny fragment
Aby jednak wykorzystać takie „okazje” i korygować rozliczenia na własną korzyść trzeba w ogóle dokonywać następczej kontroli własnych rozliczeń podatkowych, a jeszcze lepiej – już na etapie rozliczenia „pierwotnego” przewidzieć ponowną ocenę, czy działanie zachowawcze było prawidłowe.
Zagadnienie kontroli wewnętrznej zostało bardzo szeroko opisane w projekcie „Wytycznych w zakresie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego”. W większości nie są to niestety (w odróżnieniu od „Katalogu rodzajów ryzyka podatkowego”) wymogi precyzyjne, które można „przeszczepić” do własnych procedur kontrolnych w postaci konkretnych rozwiązań czy czynników ryzyka. Zawierają jednak także cenne wskazówki, np. stanowiąc, że:
- Kontrola powinna zapewniać bieżące identyfikowanie ryzyk. Należy więc w procedurach przewidzieć obowiązki w zakresie rewizji ryzyk, aby na bieżąco znajdować pojawiające się nowe „punkty zapalne”. Mogą to być w szczególności np. nowe rynki i technologie, zmiany w strukturze lub nowi kontrahenci.
- Monitorowanie i kontrola ryzyka podatkowego powinna być realizowana m.in. przy wykorzystaniu wewnętrznego i zewnętrznego audytu, poprzez wdrożenie elektronicznych procedur kontroli, podnoszenie kwalifikacji pracowników oraz kontakty z organami KAS.
- Efektywność procesu kontroli powinna być mierzona jej stopniem zawansowania oraz kompleksowością. Stopień zawansowania kontroli zależy od zakresu kontrolowanych dokumentów, skuteczności kontroli oraz raportów tworzonych na ich podstawie. Kompleksowość kontroli jest mierzona zakresem czynności będących przedmiotem kontroli.
- System kontroli powinien obejmować takie obszary, jak: rozdzielanie zakresu odpowiedzialności, powierzanie obowiązków pracownikom lub podmiotom trzecim, prowadzenie oceny działań wpływających na opodatkowanie oraz monitoring prowadzony w celu zapewnienia skuteczności działania środków kontroli. Kontrole wewnętrzne powinny podlegać regularnym przeglądom w ramach procesu zarządzania ryzykiem, być monitorowane i oceniane. W praktyce oznacza to konieczność cyklicznych przeglądów, ale także działań doraźnych – w razie np. otrzymania niekorzystnego wyniku kontroli podatkowej lub innego zasadnego wskazania nieprawidłowości w rozliczeniach warto zastanowić się, czemu procedury kontroli nie zapobiegły błędowi i jak uniknąć podobnych zdarzeń w przyszłości.
Co z tym fantem zrobić?
- Ogólna należyta staranność
- Działania ryzykowne zarówno z uwagi na wartość jak i przedmiot powinny być ponownie weryfikowane, co powinno być uregulowane wprost w procedurach
- Opłaca się monitorować orzecznictwo organów i sądów w przedmiocie podobnych transakcji, aby w razie wykształcenia się praktyki na korzyść podatnika skorygować rozliczenie. W przypadkach wszystkich zdarzeń, które rozliczono, rozpoznając negatywne skutki (np. nie zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów) powinny one być ponownie weryfikowane, aby szukać szans na korekty rozliczeń in plus.
- VAT;
- Należy ponownie kontrolować szczególnie wrażliwe dla VAT obszary (prawo do odliczenia, stawka 0%), zwłaszcza w związku ze zmianą wykorzystywania nabytego przedmiotu do określonej działalności (konieczność korekty w razie zmiany przeznaczenia – zależnie od zmiany na korzyść lub niekorzyść podatnika).
- WHT (podatek u źródła)
- Wrażliwym obszarem jest status rzeczywistego właściciela. Należy więc monitorować istotnych kontrahentów i jeżeli późniejsze kontrole wskazywać będą na wątpliwości czy spełniają to kryterium – weryfikować ponownie także rozliczenia wcześniejsze.
- Praktyka w przedmiocie określania, jakie należności w ogóle podlegają podatkowi u źródła, ulega zmianom. Warto więc ją monitorować, aby w przypadku stwierdzenia, że coś jednak nie podlega podatkowi, podatnik lub płatnik mógł wystąpić o zwrot daniny.
- MDR (schematy podatkowe)
- Zasadne jest ponowne weryfikowanie szczególnie tych wszystkich transakcji, gdzie warunki najbardziej zależały od ustaleń umownych, a najmniej od uwarunkowań ekonomicznych.
- W przypadku najistotniejszych zdarzeń w obszarach „ryzyka” (połączenia, podziały, wypłaty do „rajów podatkowych etc.), nawet jeżeli nie budzą wątpliwości, zalecana jest ich następcza kontrola pod kątem MDR.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa, Doradztwo, Procedury należytej staranności
