Należyta staranność w EUDR – jakie etapy obejmuje?
Badanie należytej staranności jest kluczowym obowiązkiem nałożonym na niektórych uczestników łańcucha dostaw towarów objętych EUDR.
W poprzednich artykułach w serii o EUDR pisaliśmy już o tym, które towary podlegają EUDR oraz jak identyfikować podmioty zobowiązane.
Nadszedł zatem czas, aby podjąć się wskazania praktycznych aspektów badania należytej staranności. W skrócie, jest to zestaw procedur i środków, aby zapewnić zgodność towarów z EUDR. Powinien się on składać z trzech etapów:
- gromadzenie informacji, danych i dokumentów dotyczących towaru,
- ocena ryzyka niezgodności z EUDR,
- w razie potrzeby – przedsięwzięcia środków zmniejszających ryzyko niezgodności z EUDR.
Google news
Bądź na bieżąco ze zmianami w prawie, podatkach i księgowości! Zaobserwuj nas w Wiadomościach Google
Gromadzenie informacji
Chodzi o dane dotyczące towaru wprost wskazane w EUDR, m.in. nazwę, rodzaj, kod CN, ilość, dostawcę i kraj produkcji, goelokalizację wszystkich działek produkcji towaru, czas zbioru/hodowli, dowód legalnego zbioru i braku wylesiania.
Kluczowym wymogiem na tym etapie jest pozyskanie współrzędnych geograficznych działek, na których prowadzono uprawę, hodowlę lub pozyskano surowce (bydło, kakao, kawa, palma olejowa, soja, kauczuk czy drewno), z których wyprodukowano towary objęte EUDR (wymienione w załączniku I do EUDR).
Zasadnicza trudność dotyczy tutaj każdorazowej identyfikacji działek, z których pochodzi surowiec służący do produkcji konkretnej partii towaru objętego EUDR. Na gruncie EUDR dopuszczalne jest co prawda „nadmierne” raportowanie działek (można wskazać geolokalizację wszystkich działek, z których producent zbiera surowiec), jednak w interesie podmiotów objętych EUDR leży zapewnienie możliwości identyfikacji konkretnych działek.
Ważny fragment
Jeżeli bowiem choć jedna z zadeklarowanych działek okaże się niezgodna z EUDR (np. działka stanowiąca obszar upraw powstała w wyniku wylesiania), cały zbiór zadeklarowanych działek zostanie uznany za niezgodny. Jeśli wskutek tego część towaru jest niezgodna z EUDR i nie można jej zidentyfikować i oddzielić od reszty (np. z powodu zmieszania), wówczas cały produkt zostanie uznany za niezgodny z EUDR.
Dane geolokalizacyjne podlegają raportowaniu w składanym oświadczeniu o należytej staranności.
Jeśli podmiot zobowiązany nie zbierze wymaganych informacji, musi powstrzymać się od wprowadzania na rynek UE lub wywozu danego produktu. Niedopełnienie tego obowiązku skutkowałoby naruszeniem EUDR i ryzykiem sankcji.
Istotne trudności, w szczególności ze względu na brak narzędzi lub brak – w dokumentach udostępnionych przez Komisję Europejską – bardziej szczegółowych wytycznych lub przykładowych informacji i dokumentów do pozyskania od dostawców, rodzi również kryterium legalności i oceny ryzyka produkcji z prawem państwa produkcji. Minimalnym wymaganiem w tym zakresie wydaje się wystąpienie do dostawcy z zapytaniem odnośnie przekazania, np. dobrowolnych deklaracji producentów towarów, dokumentów dotyczących polityk i kodeksów postępowania producentów, przeprowadzonych audytów środowiskowych, planów zarządzania środowiskiem, czy ocen wpływu na środowisko. Kluczowe dla spełnienia wymagań w tym zakresie może być również uczestnictwo w systemach certyfikacji nabywanych towarów.
Jeżeli natomiast chodzi o kryterium braku wylesiania, konieczne jest uzyskanie dowodów, że żadna z działek, z których pochodzą surowce nie była objęta wylesianiem ani degradacją lasów po 31 grudnia 2020 r. Należy zatem zweryfikować czy działki, z których pozyskiwane są surowce zostały po tej dacie zaadoptowane do produkcji rolniczej wskutek przekształcenia z działek leśnych.
Taka weryfikacja jest możliwa m.in. poprzez porównanie współrzędnych geolokalizacyjnych udostępnionych przez producenta ze zdjęciami satelitarnymi lub mapami pokrycia lasów. Pozwalają na to również publicznie dostępne narzędzia, np. to udostępnione przez Obserwatorium UE ds. Wylesiania i Degradacji Lasów.
Ocena ryzyka
Na tym etapie konieczna jest weryfikacja i ocena informacji zebranych na pierwszym etapie pod kątem ryzyk niezgodności z EUDR według kryteriów wskazanych wprost w rozporządzeniu, ale również odzwierciedlających cechy działalności gospodarczej podmiotu objętego EUDR i łańcucha dostaw, w którym on uczestniczy.
Zasadniczym kryterium na tym etapie jest m.in. złożoność łańcucha dostaw. Złożoność łańcucha dostaw wzrasta m.in. gdy do wytworzenia nowego towaru objętego EUDR wykorzystuje się więcej niż jeden surowiec, jeżeli odnośne towary pochodzą z wielu krajów produkcji, albo wraz ze wzrostem liczby przetwórców i pośredników. Z drugiej strony badanie należytej staranności będzie ułatwione w przypadku mniej złożonych łańcuchach dostaw.
Kluczową wagę ma również to, czy kraj produkcji surowców, z których zostały wytworzone towary objęte EUDR, został zakwalifikowany do grupy generujących wysokie lub niskie ryzyko wylesienia (wykaz tych krajów dostępny jest tutaj).
Ważny fragment
Towary pochodzące z krajów niskiego ryzyka wylesiania podlegają uproszczonemu badaniu należytej staranności (będzie ono naturalnie utrudnione w przypadku krajów o wysokim ryzyku wylesiania). Jeżeli dany kraj produkcji nie został zaliczony do żadnej z tych grup, oznacza to, że należy do grupy krajów o standardowym ryzyku, a zatem towary z niego pochodzące również będą objęte standardowym obowiązkom w zakresie badania należytej staranności.
Środki łagodzące
Etap trzeci obejmuje odpowiednie i proporcjonalne środki łagodzące w przypadku stwierdzenia w etapie drugim ryzyka niezgodności większego niż znikome. Ryzyko jest znikome w przypadku, gdy na podstawie pełnej oceny zarówno specyficznych dla danego produktu, jak i ogólnych informacji oraz, w razie potrzeby, w wyniku stosowania odpowiednich środków zmniejszających ryzyko, towary nie dają powodów do obaw, że są niezgodne z EUDR (tj. nie powodują wylesiania i zostały wyprodukowane legalnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami w kraju produkcji).
Zgodnie z EUDR procedury i środki łagodzące mogą obejmować następujące elementy:
- wymaganie dodatkowych informacji, danych lub dokumentów;
- prowadzenie niezależnych badań lub audytów;
- podejmowanie innych środków dotyczących wymogów informacyjnych na etapie pierwszym.
Ważny fragment
Środki te należy udokumentować. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej oceny ryzyka i procedury zmniejszania ryzyka okaże się, że którekolwiek z kryteriów ryzyka wskazuje na jego znaczny poziom, nie należy wprowadzać towaru do obrotu w Unii ani go wywozić z rynku unijnego.
Podsumowanie
Wprowadzenie systemu należytej staranności to najistotniejszy obowiązek na gruncie EUDR. To nie tylko dokumentacja, ale proces, który musi być dopasowany do łańcucha dostaw i rodzaju towarów, a przede wszystkim – musi działać w praktyce. Przed podmiotami zobowiązanymi stoi kilka kluczowych wyzwań związanych z pozyskaniem danych geolokalizacyjnych, analizą złożoności łańcucha dostaw, czy mitygowaniem ryzyka niezgodności towarów z EUDR.
Ze względu na złożoność tych obowiązków warto przygotować się z wyprzedzeniem – zbudować procedury, skontaktować się z dostawcami, przetestować systemy.
Jeśli Twoja firma bierze udział w obrocie towarów objętych EUDR, to ostatni moment, aby zaprojektować i wdrożyć system należytej staranności zgodny z wymaganiami rozporządzenia.
AUTOR: Sebastian Kopacz, Senior konsultant, Doradca podatkowy, Bieżące doradztwo podatkowe
Zobacz pozostałe artykuły z serii o EUDR:
- Kogo i od kiedy dotyczy unijne rozporządzenie o deforestacji (EUDR)?
- Podmiot czy podmiot handlowy? Jakie obowiązki na gruncie EUDR kryją się za daną rolą i na jakie uproszczenia można liczyć?
- Czy Twój towar podlega EUDR? Sama obecność w załączniku to za mało
- Oświadczenie należytej staranności – kluczowy obowiązek w EUDR