W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat tego, co zrobić, kiedy już wdrożyliśmy procedury należytej staranności, tak aby nieprzerwanie nas chroniły – a więc o aktualizacji.
Podsumowanie:
- Procedury należytej staranności należy aktualizować w szczególności pod kątem zmiany przepisów (zarówno dotyczących należytej staranności wprost, jak i prawa materialnego, np. częstych zmian w VAT) oraz w przypadku zmian organizacyjnych w firmie.
- Zasadne jest aktualizowanie procedur także pod kątem praktyki, np. wniosków z protokołów kontroli otrzymanych od organów podatkowych.
- Konieczne jest precyzyjne określenie zasad aktualizacji procedur i osób do nich upoważnionych.
Nie tylko ustawy podatkowe…
Nikogo na pewno nie zdziwi, że należy aktualizować procedury, jeżeli zmieniają się przepisy, określające bezpośrednio ich zawartość. Jednak przepisów tych jest bardzo niewiele – regulują tylko kwestie procedury należytej staranności MDR i w minimalnym zakresie ogólnej należytej staranności (tylko jeżeli ktoś zawarł „umowę o współdziałanie” w rozumieniu Ordynacji podatkowej).
Pozostałe procedury pozostają poza ścisłymi uregulowaniami, a ich ukształtowanie zależy od woli podatnika. Czy to oznacza, że nie należy ich aktualizować? Bynajmniej. Z uwagi na obszar uregulowania procedur, jakim jest przecież wypełnianie obowiązków nałożonych materialnym prawem podatkowym, jest to konieczne. Najlepszym przykładem jest VAT, gdzie tylko w 2019 roku do przepisów weszły takie „game-changers” jak obowiązkowy split payment czy biała lista. Równie istotne zmiany już niedługo czekają nas w podatku u źródła (WHT), gdzie Konwencja MLI pozwala szybko zmieniać umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Bez aktualizacji okaże się szybko, że nasze procedury nie nadążają za zmianami przepisów (które, jak wie każdy obserwator prawa podatkowego, są chyba jedyną stałą rzeczą w tym prawie).
Wreszcie, prowadząc monitoring pod kątem aktualizacji procedur, nie wolno zapominać, że nie tylko ustawy i rozporządzenia regulują obowiązki podatników. Bezpośrednie wytyczne można wywieść także z objaśnień podatkowych oraz interpretacji ogólnych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej. W zagadnieniach istotnych dla podatnika zasadne może okazać się też monitorowanie interpretacji indywidualnych i wyroków sądów administracyjnych, zwłaszcza w przypadku nowych lub znowelizowanych przepisów. Procedury powinny przewidywać więc także aktywność w tym zakresie.
Nasz ekspert Łukasz Kempa jest do Twojej dyspozycji.
… a nawet nie tylko ustawy w ogóle
Na zagadnienie aktualizacji procedur należy spojrzeć nie tylko z punktu widzenia przepisów materialnego prawa podatkowego, ale także z perspektywy „winy w organizacji” w rozumieniu ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Zarysowuje ona bardzo szeroką przesłankę odpowiedzialności, jaką jest „organizacja działalności podmiotu zbiorowego, która nie zapewniała uniknięcia popełnienia czynu zabronionego […] podczas gdy mogło je zapewnić zachowanie należytej staranności, wymaganej w danych okolicznościach”.
Pomimo niekiedy horrendalnie częstych i obszernych zmian w prawie, nie tylko podatkowym, działanie zgodnie z wszystkimi przepisami jest obowiązkiem podatnika. To oczywiste, że zmiana przepisów w prawie materialnym powinna zostać uwzględniona przez dokonanie odpowiedniej aktualizacji procedur. Z punktu widzenia zarzutu „winy w organizacji” aktualizacje nie mogą jednak ograniczać się do reakcji na twórczość ustawodawcy. Powinny być też odpowiedzią na zmiany otoczenia, rozwój biznesu itp.
Z projektu „Wytycznych w zakresie Ram Wewnętrznego Nadzoru Podatkowego” wynika, że zarząd raz do roku powinien uaktualniać poziom „apetytu na ryzyko”. Warto narzucić na siebie taki obowiązek i – w naszej ocenie – to właśnie dobra okazja do refleksji i dokonywania aktualizacji procedur z uwagi na zmiany szeroko rozumianych uwarunkowań biznesowych – nie tylko przepisów.
Nie ma aktywności bez odpowiedzialności
Ważny fragment
Z punktu widzenia procedur zachodzi konieczność nałożenia określonych obowiązków i nadania uprawnień. W tej pierwszej sferze, procedury powinny wprost określać, kto i w jakim zakresie jest odpowiedzialny za monitoring legislacji, najlepiej wskazując wprost na jakim etapie ma być ona monitorowana
Im wcześniej tym lepiej, ale nie każda organizacja ma zasoby by np. analizować projekt ustawy na etapie rządowego centrum legislacji, a potem ponownie po uchwaleniu i znów po opublikowaniu. Trzeba tutaj kierować się rozsądkiem i możliwościami danego podatnika.
Drugą kwestią do uregulowania jest uprawnienie do zmiany procedury, która powinna być naturalnym efektem wykrycia niezgodności z wchodzącymi w życie aktami prawnymi. Najbardziej zainteresowanym uaktualnianiem procedur organem jest oczywiście zarząd (z uwagi na rolę procedur jaką jest zdejmowanie i regulowanie odpowiedzialności). Jednak ograniczenie tego uprawnienia do zarządu może uniemożliwić odpowiednio szybkie reakcje na zmiany. Warto więc rozważyć delegowanie „niżej” uprawnienia do zmiany procedur, ale z zachowaniem uprawnień dla zarządu (na przykład pozwolenie na zmianę procedur dyrektorowi finansowemu, ale tylko po uprzednim poinformowaniu wszystkich członków zarządu i jeżeli nie wyrazili oni sprzeciwu).
Wreszcie, trzeba pamiętać, że co do zasady odpowiedzialność za zapewnienie zgodności z prawem spoczywa na zarządzie (lub właścicielach, w przypadku podmiotów działających w formie prawnej nie wymagającej powołania takiego organu). W tym aspekcie projekt Wytycznych przewiduje, że „każda istotna transakcja, która może wywołać skutek podatkowy, powinna być zatwierdzona przez organ zarządzający, który określa próg istotności transakcji wymagającej jego zatwierdzenia”. Procedury powinny więc określać katalog zdarzeń istotnych, których „podatkowa” kwalifikacja wymaga zawsze zaangażowania zarządu lub innego naczelnego czynnika decyzyjnego (np. właściciela).
Co z tym fantem zrobić?
- Ogólna należyta staranność
- Procedury powinny przewidywać uregulowania określające kto i kiedy (na jakim etapie) jest odpowiedzialny za monitoring legislacji.
- Procedury muszą zawierać jasną ścieżkę zmiany i aktualizacji. Uprawnienia do tego nie powinny przysługiwać pracownikom niższych szczebli, ale – z uwagi na konieczność dokonywania szybkich zmian – niezasadne jest ograniczanie uprawnień do zarządów.
- Oprócz przepisów należy monitorować objaśnienia podatkowe, interpretacje ogólne, wyroki sądów administracyjnych i komunikaty Ministra Finansów i organów skarbowych.
- VAT
- Z uwagi na częstotliwość i istotność dla obowiązków zmian „uszczelniających” VAT konieczny jest monitoring legislacji (najlepiej na wczesnym etapie) i aktualizacja procedur oraz praktyki biznesowej. Zmiany w VAT często wchodzą w życie w ciągu roku, także monitoring i aktualizacja muszą mieć charakter stały.
- WHT (podatek u źródła)
- Konwencja MLI daje uprawnienia do jednoczesnej zmiany wielu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zasadne jest prowadzenie przeglądów istotnych dla nas umów pod kątem zmian, w szczególności na przełomie roku, kiedy wchodzi w życie najwięcej zmian w przepisach o podatkach dochodowych.
- MDR (schematy podatkowe)
- Przepisy o schematach podatkowych ograniczają się do ściśle określonych uregulowań Ordynacji podatkowej, co ułatwia ich monitorowanie. Jednak jako że mają charakter „sprawozdawczo-techniczny”, nic nie stanowi przeszkody by były zmienianie w ciągu roku i dlatego zalecane jest ich stałe monitorowanie i aktualizacja procedur.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa, Doradztwo, Procedury należytej staranności
