W tym artykule z cyklu „12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie” omawiamy temat kryteriów, jakimi powinni kierować się podatnicy, aby w razie kontroli móc szczerze powiedzieć, że tu nieprawidłowości fiskus nie znajdzie – w tej firmie należyta staranność w podatkach jest faktem.
Podsumowanie:
- Ocena, czy właściwie wypełniamy obowiązki związane z rozliczeniami podatkowymi, opiera się przede wszystkim na kryteriach rzetelności i terminowości.
- Spełnienie kryterium rzetelności wymaga dążenia do sytuacji, gdy jedyne błędy to te, których obiektywnie nie dało się uniknąć. Spełnienie kryterium terminowości jest bardziej jednoznaczne, ale z uwagi na ilość obowiązków sprawozdawczych – również trudne.
- W spełnieniu kryteriów rzetelności i terminowości pomogą procedury należytej staranności podatkowej.
Nie tylko umowa o współdziałanie
Wydaje się, że każdy intuicyjnie wie, jak należy rozliczać się z podatków w firmie: dobrze. Ale gdy przychodzi do ubrania tego „dobrze” w jakieś konkretniejsze ramy, sprawa robi się trudniejsza. Jakie kryteria należy przyjąć?
Pewną wskazówkę znajdziemy w przepisach Ordynacji podatkowej dotyczących tzw. umowy o współdziałanie i niedawno wydanych projektów wytycznych w tym zakresie (Wytyczne). Można tam odnaleźć konkretne kryteria oceny czy rozliczamy się z podatków we właściwy sposób. Są to kryteria rzetelności i terminowości.
Rzetelność, czyli co?
Pojęcie „rzetelności” znajdujemy w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 193 § 2 tej ustawy księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Co to oznacza w praktyce? W skrócie, konieczność kontroli czy opieramy swoje rozliczenia podatkowe o prawdziwe informacje. W przeciwnym wypadku księgi przestają stanowić dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów, co otwiera organom drogę do szacowania.
Jak bardzo dokładna musi być dokumentacja, aby mogła być uznana za rzetelną, przekonał się właściciel pewnego warsztatu samochodowego. Z jego ksiąg wynikało, że usługi na rzecz osób fizycznych (bez działalności) stanowią ok, 2,5%. Z innych dowodów wynikało, że ten procent wynosi 5-20%, co pozwoliło na uznanie jego ksiąg za nierzetelne (wyrok NSA z 16 listopada 2017 r., II FSK 2976/15). W tym przypadku wystarczyło więc kilka procent.
Czy istnieje wyraźna granica między rzetelnymi a nierzetelnymi rozliczeniami? Zgodnie z projektem Wytycznych, tak, ale jest ona „przesunięta” bardzo w stronę obowiązku dochowania należytej staranności przez podatnika. Stwierdzają one, że
wystąpienie sporadycznych i nieprzewidywalnych błędów jest nieuniknione”. Można to niestety interpretować w ten sposób, że rzetelne są tylko to rozliczenia, w których obiektywnie nie dało się uniknąć błędu, choć naprawdę się staraliśmy.
Terminowość, czyli kiedy?
W porównaniu do kryterium rzetelności określenie terminów, w których jesteśmy zobowiązani wypełniać obowiązki sprawozdawczości podatkowej, jest bardziej jednoznaczne. Nie oznacza to, iż spełnienie tego kryterium jest łatwe. Wszystko za sprawą liczby obowiązków, którą podsumowaliśmy w raporcie „Sprawozdawczość firm 2019”. Jak oszacowaliśmy, przeciętna duża firma powinna przesłać ok. 50 wypełnionych formularzy rocznie.
Częstokroć jedno zdarzenie trzeba raportować kilka razy (np. dla osoby prawnej wypłatę wynagrodzenia, od którego pobrano podatek u źródła, na drukach IFT-2/IFT-2R, CIT-10Z, niekiedy także ORD-U, a w przypadku skrajnym także MDR-1 i MDR-3), za czym idzie ryzyko niespójności. Wreszcie stwierdzenie, że kryterium terminu jest „jednoznaczne”, nie jest do końca prawdziwe – to za sprawą terminów „ruchomych”, zależnych od działań podatnika lub podmiotów trzecich (np. MDR, gdzie zaraportowanie tzw. schematu podatkowego musi nastąpić w terminie 30 dni od „udostępnienia schematu”, czyli w praktyce np. otrzymania mailowo propozycji zawarcia umowy).
Co z tym fantem zrobić?
- Rzetelność
- Zaangażowanie w rozliczenia podatkowe osób spoza działu księgowości – np. odpowiedzialnych za relacje z klientami/ dostawcami, sprzedaż, aby zapewnić dostęp do prawdziwych informacji, w tym „z pierwszej ręki” (np. o okolicznościach transakcji). Istotne przede wszystkim dla procedur należytej staranności w VAT i WHT.
- Stworzenie ram komunikacji, dzięki którym zasady przepływu informacji istotnych dla rozliczeń podatkowych byłyby uregulowane i byłyby one właściwie archiwizowane. Istotne przede wszystkim dla procedury ogólnej należytej staranności i procedur należytej staranności w VAT.
- Wprowadzenie mechanizmów kontroli wewnętrznej dla upewnienia się, że sprawozdawczość podatkowa jest oparta o prawdziwe informacje. Istotne przede wszystkim dla procedury ogólnej należytej staranności.
- Terminowość
- Opracowanie jednolitej listy terminów sprawozdawczych, pozwalającej wywiązać się ze wszystkich licznych obowiązków. Istotne przede wszystkim dla procedury ogólnej należytej staranności.
- Stworzenie wewnętrznych regulacji określających terminy rozpoczęcia i zakończenia prac nad każdą informacją/deklaracją podatkową, dla uniknięcia pracy w pośpiechu i przez to potencjalnie niedokładnej. Istotne przede wszystkim dla procedury ogólnej należytej staranności.
- Monitorowanie zmian legislacyjnych w zamiarze wychwycenia informacji o zmianach w obowiązkach sprawozdawczych i reagowanie na nie (np. w razie wprowadzenia nowego obowiązku – zebranie informacji koniecznych do jego wypełnienia z wyprzedzeniem). Istotne przede wszystkim dla procedury ogólnej należytej staranności.
Braki w budżecie trzeba będzie uzupełnić, więc na wzmożone kontrole trzeba się po prostu przygotować. Jednym ze sposobów jest należyta staranność i dobrze przygotowane polityki podatkowe.
12 przykazań podatkowej staranności po koronawirusie
- Historia zatoczy koło, czyli co zrobi fiskus po koronawirusie
- Pewne są śmierć i podatki, czyli obowiązki podatników w czasie trwania i po pandemii
- Czy procedury to bzdury? Czyli o tym, czy warto mieć procedury podatkowe
- Kontrahenci lepsi i gorsi, czyli jak podzielić kontrahentów
- Nie tylko księgowi, czyli rola różnych pracowników w rozliczeniach podatkowych
- Łańcuch dowodzenia, czyli o odpowiedzialności
- Czas na dupokryjki, czyli kiedy i jak sięgać po zabezpieczenia urzędowe
- Sygnaliści wystąp, czyli anonimowe informowanie o naruszeniach
- Kiedy fiskus puka do twych drzwi, czyli zasady działania w przypadku kontroli
- Kontrola najwyższą formą zaufania, czyli nadzór rozliczeń podatkowych w firmie
- Do szuflady czy do pieca? Czyli o archiwizacji
- Nic nie może wiecznie trwać, czyli jak być czujnym
AUTOR: Łukasz Kempa
