Praca zdalna i pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 to od dwóch lat wyrażenia niemal nierozłączne. Jaki jest status prawny „home office” obecnie i jakie są perspektywy na jego usankcjonowanie?
„Tatę z BBC”, Roberta Kelly’ego, profesora nauk politycznych, rozsławiły na cały świat jego dzieci, które weszły do pokoju, gdy ich tata wypowiadał się dla brytyjskiej telewizji na żywo, pracując z domu. Profesor robił wszystko, aby zachować powagę, mimo zabawnej i nieoczekiwanej sytuacji. Nagranie krążyło w mediach społecznościowych od 2017 roku, a drugą młodość przeżyło w roku 2020, kiedy wszystkim nam dane było spróbować pracy zdalnej, zwanej czasami home office.
Praca zdalna, telepraca – Kodeks pracy i „specustawa covidowa”
W polskim systemie prawnym, w związku z postępującą digitalizacją i rozwojem elektronicznych środków komunikowania się na odległość istnieje od dawna kilka pojęć na określenie pracy wykonywanej z domu. Mamy więc (póki co): telepracę (uregulowaną w kodeksie pracy
W wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów znajduje się projekt zmian do Kodeksu pracy i niektórych innych ustaw, który ma m. in. na stałe uregulować pracę zdalną. Stanowi on połączenie dwóch wcześniejszych projektów nowelizacji Kodeksu pracy. Praca zdalna ma zostać w końcu przyjęta jako rozwiązanie stałe. Projektodawcy podkreślają, że liczne postulaty w zakresie umożliwienia stronom stosunku pracy stosowania tej formy wykonywania pracy także po odwołaniu stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19 na obszarze Polski pochodziły zarówno od pracowników, jak i od organizacji pracodawców, które dostrzegły zalety tej formy wykonywania pracy. Ale nie o projekcie ustawy tutaj. Bardziej interesujące na tę chwilę jest, co mamy teraz?
Oprócz uregulowanej w Kodeksie pracy (i „nieużywanej”) telepracy, mamy pracę zdalną w celu przeciwdziałania Covid-19 podlegającą reżimowi specustawy covidowej (ustawa z 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid -19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych) oraz tzw. zwykłą pracę zdalną (na razie nieuregulowaną).
Ważny fragment
Pamiętajmy zatem, że praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 to nie to samo, co zwykła praca zdalna, z którą mamy jednak w praktyce do czynienia od lat.
Home office naszym zdaniem nie doczeka się regulacji i będzie nadal pojęciem stosowanym potocznie na oba powyższe rodzaje pracy świadczonej na odległość. Ale może ustawodawca nas zaskoczy?
Nasz ekspert Jolanta Zarzecka-Sawicka jest do Twojej dyspozycji.
Praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 – warunki obecnie, brak zgody pracownika i regulamin pracy zdalnej
Obecnie w zasadzie wszyscy pracodawcy, powierzając wykonywanie pracy zdalnej, korzystają z jednego przepisu specustawy z 2 marca 2020r. (słynny art. 3). Jednak praca zdalna przewidziana specustawą ma charakter tymczasowy i może być polecona tylko w celu przeciwdziałania Covid-19. Zgodnie z art. 3, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu Covid-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Wykonywanie pracy zdalnej
Tryb wdrożenia pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19
Wprowadzenie pracy w celu przeciwdziałania Covid-19 jest bardzo mało sformalizowane. Do jej wprowadzenia potrzebne jest w zasadzie jedynie odgórne polecenie pracodawcy. Forma polecenia może być dowolna – pisemna, mailowa, w intranecie, a nawet ustna. Nie ma tu wniosku pracownika ani wymogu konsultacji z przedstawicielami pracowników – nie ma konieczności uzgadniania warunków ani zawierania porozumienia.
Ważny fragment
Jednakże wysoce rekomendowane byłoby wprowadzenie odrębnego regulaminu pracy zdalnej (także bez konieczności konsultacji ze stroną społeczną), w którym uregulowane zostałyby warunki i okoliczności wykonywania takiej pracy.
Wydając proste polecenie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19, pracodawca mógłby wtedy odsyłać do przyjętych u siebie wewnętrznych regulacji, np. nakazując wykonywanie pracy w miejscowości, gdzie znajduje się siedziba zakładu pracy, zakazując świadczenia pracy poza granicami kraju (co jest szczególnie rekomendowane w świetle przepisów podatkowo-składkowych), określając wyraźnie zasady bhp, zasady dostępności pracownika w określonych godzinach, itd. Uczulamy, że gdyby pracodawca zdecydował jednak o wprowadzeniu pracy zdalnej do regulaminu pracy, a nie odrębnego regulaminu pracy zdalnej, wtedy musiałby przejść proces konsultacji i uzgodnień z organizacjami związkowymi funkcjonującymi u danego pracodawcy i odczekać dwutygodniowy okres od ogłoszenia do wejścia w życie.
Ponadto, na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Pracownik ma obowiązek sporządzać ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu pracodawcy (albo regulaminie pracy zdalnej, o którym mowa powyżej). Warto pamiętać, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19 oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma obowiązek zapewnić pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Sprawy, o których tutaj mowa także warto uregulować w odpowiednim regulaminie pracy zdalnej.
Pracownik wykonujący pracę zdalną w tym trybie nie jest zobowiązany pracować z domu, może ją wykonywać w zasadzie z dowolnego miejsca, przy zachowaniu warunków, o których mowa wyżej oraz przestrzegając zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Odwołanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania Covid-19
Praca zdalna musi zostać zniesiona w zakładzie pracy przez pracodawcę najpóźniej po upływie 3 miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Ustawodawca do zniesienia odwołania pracy zdalnej także nie przewidział żadnej specjalnej formy ani dokonywania uzgodnień z przedstawicielami pracowników.
Pamiętajmy!
Praca zdalna w celu przeciwdziałania Covid-19 to nie to samo, co równolegle do niej stosowana i znana przed wprowadzeniem specustawy zwykła praca zdalna (nazywana też potocznie home office), nadal nigdzie nieuregulowana. Ale o tym w części drugiej naszej serii o pracy zdalnej.
Masz pytania? Skontaktuj się!