W obliczu nowych przepisów warto zatroszczyć się o prawidłowe rozliczenie pracy zdalnej od strony podatkowej, tym bardziej, że aspektów, o których trzeba pamiętać jest wiele.
Istotne kwestie podatkowe w kontekście pracy zdalnej:
1. Ryczałt/ekwiwalent/zwrot kosztów a przychód pracownika
Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, a także pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.
Jednocześnie „zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
A zatem, zarówno ryczałt, jak i ekwiwalent oraz zwrot kosztów prądu nie są przychodem podatkowym, nie trzeba od nich płacić podatku, ani odprowadzać składek ubezpieczeniowych. Tak będzie jednak tylko wtedy, jeśli prawidłowo ustalimy wysokość tych kwot, każda nadwyżka już takim przychodem będzie.
Przepisy nie precyzują jednak, w jaki sposób udokumentować zwrot kosztów, ani jak ustalić ekwiwalent czy skalkulować ryczałt. Trudno też będzie uzyskać interpretację podatkową w tym zakresie, bo przepisy znalazły się w kodeksie pracy, a nie w przepisach podatkowych.
Problemem może okazać się także określenie granicy pomiędzy ryczałtem za pracę zdalną a ekwiwalentem za używane narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność pracowników (ten jest już uregulowany w ustawie PIT).
W przypadku zainteresowania Kalkulatorem pracy zdalnej GT skontaktuj się z naszym ekspertem: Michał Rodak, Doradca, tel: +48 661 538 594, mail: michal.rodak@pl.gt.com
2. Praca zdalna a obowiązek złożenia CIT-8ST
Podatnicy posiadający zakłady (oddziały) położone na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż siedziba są obowiązani składać do urzędu skarbowego, w określonych terminach, tzw. informację CIT-8ST, prezentując liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, świadczących pracę w poszczególnych zakładach.
Ustawa o CIT nie zawiera jednak definicji zakładu. Taka definicję znajdziemy w ustawie o dochodach Jednostek Samorządu Terytorialnego, a na jej podstawie takim zakładem (oddziałem) jest określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy, położone na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż jednostka samorządu terytorialnego właściwa dla siedziby podatnika.
Pojawia się więc pytanie, czy wskazanie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy zdalnej usankcjonuje powstanie zakładu na potrzeby informacji CIT-8ST?
Z pomocą pracodawcom przyszedł Minister Finansów wskazując w odpowiedzi na interpelacją Poselską nr 39920, iż: „miejsca świadczenia pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną nie można uznać za zakład (oddział) położony na obszarze jednostki samorządu terytorialnego innej niż jednostka samorządu terytorialnego właściwa dla siedziby podatnika”.
W świetle dotychczasowych interpretacji zakładu (oddziału) na potrzeba ustawy CIT wydaje się jednak, że odpowiedź dotyczyła jedynie sytuacji wykonywania przez pracownika pracy zdalnej częściowo, a więc zatrudniania pracownika zgodnie z umową w siedzibie Spółki przy jednoczesnej zgodzie na wykonywanie pracy zdalnej.
Sytuacja może jednak wyglądać inaczej w przypadku całkowitej pracy zdalnej, a więc wtedy gdy jedynym miejscem wskazanym w umowie jest miejsce zamieszkania pracownika.
3. Praca zdalna a podróż służbowa do siedziby pracodawcy
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Z powyższych przepisów wynika więc, że podróżą służbową jest podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, ale też podróż poza stałe miejsce pracy pracownika. Znowu zatem o tym, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy też nie, będą decydować zapisy umowy o pracy w zakresie miejsca wykonywania pracy, a w szczególności to, czy mamy do czynienia z częściowym czy całkowitym wykonywaniem pracy zdalnej.
Najbardziej powszechny układ, tzn. częściowe wykonywanie pracy zdalnej, a więc traktowanie pracy zdalnej jako niejako dodatek do istniejącej umowy z określeniem siedziby jako miejsca wykonywania pracy, nie będzie powodował, że trasa dom – siedziba pracodawcy, staną się podróżą służbową. Jednak zapis w umowie o pracę, że pracownik będzie wykonywał pracę zdalną całkowicie, a więc jedynym miejscem wykonywania pracy zdanej pracownika jest jego miejsce zamieszkania – może mieć inne konsekwencje. Należy jednak pamiętać, że przepisy są „świeże”, dopiero kształtuje się praktyka, warto więc śledzić orzecznictwo w tym zakresie.
Również Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazało w swoich wyjaśnienia, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 par. 1 Kodeksu pracy). W związku z tym czas dojazdu pracownika np. z domu (miejsce pracy zdalnej) do pracy w biurze i z pracy do domu nie jest czasem pracy. Natomiast w sytuacji, gdy w trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik zostanie przez pracodawcę wezwany do wykonywania pracy w biurze, to – zdaniem ministerstwa – czas dojazdu będzie wliczony do czasu pracy.
Czytaj więcej: Rewolucyjne zmiany w prawie pracy – najważniejsze informacje
4. Praca zdalna za granicą a dodatkowe obowiązki
Praca zdalna za granicą może wydawać się atrakcyjnym pomysłem. Od ustaleń z pracodawcom i zapisów regulaminu zależy, czy i kiedy pracownik będzie mógł realizować pracę zdalną za granicą. Taki układ ma jednak swojej konsekwencje prawnopodatkowe.
Przy wyjeździe krótkotrwałym – z podatkowego punktu widzenia, co do zasady, nic się nie zmienia. Ale jeśli podróż będzie dłuższa, w szczególności przekroczy 183 dni, wyjazd będzie miał miejsce wraz z rodziną albo pojawi się element tzw. przeniesienia ośrodka interesów życiowych za granicę – może to wpłynąć na obowiązki podatkowe w kraju pobytu pracownika. I to nie tylko po stronie pracownika, ale i pracodawcy. Wszystko zależy bowiem, od kraju, do którego pracownik wyjedzie i zapisów umów międzynarodowych (o ile taka jest z danym krajem zawarta).
Dodatkowo mogą wystąpić określone skutki w zakresie ZUS. Tu też nie ma generalnej zasady. W ramach unii europejskiej obowiązuje zasada podlegania ubezpieczeniom tylko w jednym kraju, ale należy uzyskać tzw. dokument A1 poświadczający pozostawianie w polskim systemie ubezpieczeniowym. Problem jednak w tym, że według ZUS-u praca zdalna nie spełnia wymogów do uzyskania zaświadczenia A1.
W przypadku innych krajów sprawa może być jeszcze bardziej skomplikowana. Wszystko zależy od tego, czy Polska ma podpisaną umowę międzynarodową z danym krajem w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz od tego, jak wygląda ustawodawstwo lokalne.
Co ważne, przepisy nie określają czasu wykonywania pracy za granicą, aby podlegać ubezpieczeniom społecznym danego kraju. Można przyjąć, że pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu od rozpoczęcia wykonywania pracy na terytorium danego państwa.
Jeśli pojawią się obowiązki podatkowe lub w zakresie ZUS za granicą, mogą one dotyczyć zarówno pracownika, jak i pracodawcy w zależności od ustawodawstwa lokalnego. Pracownik może być zobowiązany sam płacić podatek, a może być tak, że to Pracodawca będzie miał obowiązek rejestracji w danym kraju i opłacania zaliczek i składek. Istotne jest także ubezpieczenie zdrowotne. Wszystkie te elementy należy zweryfikować, najlepiej przed wyjazdem pracownika za granicę na pracę zdalną.
Popularyzacja pracy zdalnej z całą pewnością ma swoje plusy. Nie powinny one jednak uśpić czujności pracowników i pracodawców – niewywiązanie się z określonych obowiązków może słono kosztować każdego z nich. Z tych względów warto wdrożyć odpowiednie narzędzia w przedsiębiorstwie, aby wyeliminować ryzyko sankcji za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie pracy zdalnej.
