Rada Unii Europejskiej 17 czerwca br. wydała decyzję wykonawczą w sprawie upoważnienia Polski do wprowadzenia obligatoryjnego systemu e-Fakturowania. Jakie problemy w związku z wdrożeniem KSeF mogą spotkać przedsiębiorców oraz jakie korzyści wiążą się z jego stosowaniem?
Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku stanowiła ostatni warunek formalny na szczeblu europejskim, niezbędny do zmiany charakteru – funkcjonującego od 1 stycznia 2022 roku – Krajowego Systemu e-Faktur, z fakultatywnego na obowiązkowy. Choć na chwilę obecną brak jest polskich przepisów regulujących funkcjonowanie tego systemu, podatnicy muszą być gotowi na jego sprawne użytkowanie od 1 stycznia 2024 roku.
O podstawowych informacjach na jego temat pisaliśmy tutaj >> Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bliżej – co warto o nim wiedzieć?
Zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Główne założenie Krajowego Systemu e-Faktur, to przyspieszenie komunikacji podatników i administracji, a także uszczelnienie systemu podatkowego. Do jego zalet zalicza się również:
- brak obowiązku sporządzania JPK_FA na żądanie organów,
- brak duplikatów,
- brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur
- oraz wcześniejszy zwrot VAT (40 dni) – pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w ustawie VAT.
Ponadto, według niektórych ekspertów, KSeF może efektywniej ograniczać wyłudzenia VAT w porównaniu do wcześniejszych rozwiązań. Do potencjalnych zalet zalicza się fakt, iż dane dostarczane bieżąco do Ministerstwa Finansów będą uporządkowane według określonego schematu, co będzie sprzyjało szybkiemu wykrywaniu nieprawidłowości, a szybszy dostęp do danych pozwoli na skuteczniejsze zarządzanie kontrolą podatku VAT oraz na bieżące monitorowanie transakcji w celu wyeliminowania procederu wystawiania pustych faktur i innych przestępczych operacji. Co najważniejsze – taka analiza stanie się możliwa jeszcze przed terminem składania deklaracji podatkowych.
Uproszczenia przewiduje się także w zakresie wysyłania pliku JPK_V7 do urzędu skarbowego. Po dostosowaniu systemów finansowo-księgowych do Krajowego Systemu e-Faktur i pobraniu z niego faktur zakupu, możliwy będzie ich import do rejestrów VAT, co przyspieszy proces rozliczania się z fiskusem. Ułatwieniu ulegnie również komunikacja z organami skarbowymi w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających.
Ryzyka związane z KSeF
Największe wyzwanie czeka mikro przedsiębiorców stosujących do tej pory wyłącznie papierowe faktury i niekorzystających z programów elektronicznych. Ich właściciele staną przed koniecznością nauki e-fakturowania lub zlecenia tej czynności biurom rachunkowym. Jeżeli jednak biura zgodzą się na wystawianie faktur w imieniu klienta, zapewne dojdzie do podniesienia wysokości opłaty za usługi księgowej, zważając na fakt poszerzenia zakresu obowiązków i nakładu pracy. Ponadto biura, dla dokonania prawidłowych rozliczeń, będą potrzebowały więcej szczegółowych informacji i wszelkich innych danych, takich jak np. umowy lub protokoły, co może spowodować wydłużenie czasu transakcji i niechęć ze strony biur rachunkowych do podejmowania się takich czynności. Kluczowe stanie się wcześniejsze uzgodnienie przez przedsiębiorcę z biurem zakresu czynności w związku z e-fakturowaniem, a w przypadku zgody – podpisanie umowy dotyczącej dodatkowej obsługi i jej zakresu.
Konieczna stanie się także weryfikacja używanych programów do wystawiania faktur pod względem dostosowania ich do KSeF. Przedsiębiorca będzie mógł korzystać z darmowego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub wybrać jedno z komercyjnych narzędzi z wdrożonym Krajowym Systemem e-Faktur. Najważniejsze jest to, by wybrane rozwiązanie zapewniało możliwość walidacji wystawionych faktur, ich korekty, a także możliwość odbierania faktur wystawionych przez kontrahentów.
Przy wprowadzaniu nowego systemu mogą pojawić się również dodatkowe trudności, w postaci np. braku ciągłości numeracji. Nie będzie również możliwe dołączanie załączników do ustrukturyzowanych faktur, natomiast w ich treści będzie można załączyć link do takiej dokumentacji. Podatnicy powinni wziąć pod uwagę te zmiany i np. niezbędne załączniki do faktur wysyłać w odrębnej korespondencji do kontrahenta.
Eksperci wskazują również, że Krajowy System e-Faktur będzie jednym z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych. Kładą nacisk na konieczność ustalenia procedur wystawiania faktur w przypadku awarii KSeF ze względu na fakt, iż proces e-fakturowania będzie toczył się w czasie rzeczywistym, co będzie utrudniało korygowanie danych, a skutki ewentualnych błędów mogą być dużo większe niż w przypadku JPK, który składany jest raz w miesiącu, a jego dane mogą być poprawiane przed wysyłką.
Jak przygotować się na KSeF?
Według części specjalistów dobrym rozwiązaniem byłoby początkowe wprowadzenie systemu KSeF tylko dla dużych i średnich przedsiębiorstw, a dopiero po okresie przejściowym (np. po roku), objęcie tym obowiązkiem wszystkich podmiotów. W tym czasie największe przedsiębiorstwa korzystające z nowoczesnych programów elektronicznych, dla których elektronizacja dokumentów nie będzie żadnym utrudnieniem, mogłyby wykryć i zniwelować większość problemów, które dla mikrofirm mogą stanowić ogromną przeszkodę w bieżącym prowadzeniu działalności gospodarczej.
Niewątpliwie w dłuższej perspektywie czasowej wprowadzenie jednolitego standardu wystawiania faktur dla podatników krajowych może uprościć procesy księgowe, skrócić czas obiegu faktur oraz korzystnie wpłynąć na przepływ finansów w firmach poprzez pełniejszy monitoring terminów płatności i pewność dostarczenia faktury. Jednak by do tego doszło, potrzebne jest jak najszybsze rozpoczęcie testowania nowego obiegu dokumentów. Ministerstwo Finansów udostępniło wersję testową Aplikacji Podatnika KSeF, o której pisaliśmy tutaj: Od 7 kwietnia dostępna testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF! Przypominamy, że Ministerstwo Finansów zachęca do testowania aplikacji oraz zgłaszania wszelkich uwag i sugestii poprzez wysłanie wiadomości na adres info.ksef@mf.gov.pl (w tytule wiadomości należy wpisać hasło: AP_TEST).
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – dowiedz się więcej:
- Pierwotny projekt ustawy w sprawie obligatoryjnego fakturowania w KSeF
- Krajowy System e-Faktur jednak od 1 lipca 2024 r.?
- Krajowy System e-Faktur – wszystko co warto o nim wiedzieć
- Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
- Krajowy System e-Faktur – jakie zmiany wynikają z nowej wersji projektu?
- Krajowy System e-Faktur – kto jest obowiązany do wdrożenia KSeF?
- Projekt Krajowego Systemu e-Faktur podpisany przez Prezydenta
