Dotyczy on już nie tylko nauczycieli, ale każdej osoby, która w ramach pracy czy współpracy może mieć styczność z dziećmi – niezależnie od formy zatrudnienia czy częstotliwości kontaktu. To ogromna zmiana dla wielu branż i organizacji, która wymaga nie tylko dostosowania procedur, ale także nowego podejścia do zarządzania bezpieczeństwem i odpowiedzialnością w biznesie.
Czym są dane dotyczące karalności i dlaczego są tak wrażliwe?
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że dane dotyczące karalności należą do szczególnej kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO. Oznacza to, że ich przetwarzanie – w tym zbieranie, przechowywanie i udostępnianie – jest co do zasady zakazane, chyba że wyraźnie zezwala na to przepis prawa. Jednocześnie warto pamiętać, że nawet informacja o tym, że dana osoba nie była karana stanowi dane osobowe z art. 10 RODO, a więc podlega tym samym rygorystycznym ograniczeniom.
Pracodawca nie może pozyskiwać informacji o niekaralności „na wszelki wypadek”, na podstawie zgody pracownika ani kierując się interesem firmy lub klienta. Takie działanie może prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej i karnej – włącznie z grzywną, ograniczeniem wolności, a nawet karą do 2 lat pozbawienia wolności.
Kogo obejmuje obowiązek weryfikacji karalności?
Obowiązek sprawdzenia karalności dotyczy każdej osoby mającej kontakt z małoletnimi, niezależnie od formy współpracy. Są to m.in.:
- nauczyciele, trenerzy, pedagodzy, psychologowie,
- lekarze, pielęgniarki, ratownicy medyczni,
- osoby prowadzące warsztaty, zajęcia, półkolonie i eventy,
- pracownicy obsługi wydarzeń z udziałem dzieci,
- opiekunowie małoletnich praktykantów lub stażystów,
- osoby współpracujące na B2B, umowę zlecenie lub wolontariat.
Ważny fragment
Nie ma znaczenia, czy kontakt z dzieckiem jest stały czy okazjonalny – liczy się sama możliwość jego zaistnienia.
Jak przebiega proces weryfikacji karalności krok po kroku?
Proces weryfikacji musi być realizowany w ściśle określonych etapach:
Sprawdzenie osoby w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
Pracodawca musi zweryfikować osobę w rejestrze publicznym oraz ograniczonym (dostępnym po rejestracji w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości). Po dokonaniu weryfikacji powinien pobrać i przechować potwierdzenie jej wyników, np. wydruk lub zapis elektroniczny, jako dowód wykonania obowiązku.
Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego (KRK)
Kandydat zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenie z KRK, które obejmuje wybrane kategorie przestępstw istotnych dla bezpieczeństwa dzieci, które zostały określone w ustawie, takie jak przestępstwa przeciwko życiu, zdrowiu, wolności seksualnej, rodzinie oraz przeciwdziałaniu narkomanii.
Zaświadczenia o niekaralności z innych krajów
Jeśli osoba w ciągu ostatnich 20 lat mieszkała poza Polską lub posiada obywatelstwo innego kraju, musi przedstawić zaświadczenie o niekaralności z zagranicznych rejestrów. Jeśli jest to niemożliwe, składa pisemne oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej.
Dodatkowo każdy kandydat ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o krajach, w których przebywał przez ostatnie 20 lat. Pracodawca na tej podstawie ustala, jakie dokumenty należy pozyskać.
Obowiązki pracodawcy przy przetwarzaniu danych o karalności
Legalne pozyskiwanie i przetwarzanie danych o karalności wiąże się z dodatkowymi wymogami:
- Pracodawca musi wypełnić obowiązek informacyjny wobec osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO), wyjaśniając cel i zakres przetwarzania danych o karalności.
- Należy zapewnić odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO), które zabezpieczą dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy ujawnieniem.
- Dostęp do danych powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych i zaangażowanych w proces weryfikacji.
- Dane o karalności powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu, w jakim zostały zebrane.
- Przetwarzanie tych danych musi zostać uwzględnione w rejestrze czynności przetwarzania i dokumentacji RODO.
Podsumowanie
Weryfikacja karalności pracowników mających kontakt z dziećmi jest dziś nie tylko wymogiem ustawowym wynikającym z „Ustawy Kamilka”, ale także ważnym elementem ochrony małoletnich przed zagrożeniami. W procesie tym kluczowa jest świadomość, że dane o karalności to szczególnie wrażliwe informacje, których przetwarzanie wymaga zachowania najwyższych standardów bezpieczeństwa. Pracodawcy powinni przeprowadzać weryfikację skrupulatnie, realizując wszystkie etapy procedury i stosując się do zasad ochrony danych osobowych, by skutecznie chronić zarówno dzieci, jak i prawa osób zatrudnianych.
WSPÓŁAUTOR: Krzysztof Jeromin, Junior Associate
Zobacz inne artykuły z serii #BackToSchool:
- Prawo w szkolnej ławce, czyli prawa i obowiązki dzieci, rodziców oraz placówek edukacyjnych 2025/2026
- Wizerunek dziecka w Internecie – co powinien wiedzieć biznes?
- Weryfikacja karalności pracowników mających kontakt z dziećmi (teraz czytasz)
- Ulgi i zwolnienia podatkowe związane z edukacją – przegląd najważniejszych rozwiązań
- Pracodawco pamiętaj o prawach pracownika-rodzica!